Діловий документ: історія, сучасний стан, перспективи розвитку

ВСТУП.

Розділ І. Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства.

1.1. Поняття та сутність документу.

1.2. Виникнення справочинства та ділових документів.

1.3. Розвиток ділового документознавства в Радянській Україні.

Розділ ІІ. Сучасне управлінське документознавство в Україні.

2.1. Підготовка до складання управлінських документів, їх сучасний стан та розвиток.

2.2. Складання та оформлення ділових документів.

Розділ ІІІ. Шляхи розвитку та вдосконалення документознавства та діловодства.

3.1. Розвиток забезпечення діловодства в Україні.

3.2. Перспективи та вдосконалення сучасного діловодства в Україні.

ВИСНОВКИ.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ.

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо.

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми роботи.

Історія розвитку нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні практично не знайшла відображення в історіографії. Питанням такого забезпечення у різні історичні періоди приділено увагу в працях ряду авторів, як правило, лише у зв’язку з розглядом розвитку суміжних сфер практичної діяльності, передусім, архівної справи, або дослідженням історії діяльності державних чи наукових установ.

Так, зміст праць В. Шандри з історії Управління Київського учбового округу, генерал-губернаторств в Україні у ХІХ – на початку ХХ ст. дає можливість простежити вплив регламентувальних вимог на стан документування управлінської діяльності та роботу служб діловодства цих установ. Певне уявлення про тенденції розвитку нормативних актів, що регулювали організацію діловодства в Україні з ХV ст. до 20-х рр. ХХ ст., можна сформувати на підставі аналізу розділів “Нарисів історії архівної справи в Україні” (К., 2002), а також наукових статей Я. Дашкевича, П. Захарчишиної, І. Ворончук, Ю. Палехи, присвячених окремим періодам вітчизняної історії діловодства.

Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи.

Мета дослідження– охарактеризувати розвиток організації діловодства та ділового документу в Україні і визначити його перспективи.

Завдання дослідження:

· проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;

· розглянути еволюцію організації діловодства, виявити чинники, що впливали на цей процес;

· охарактеризувати сучасний стан та проблеми організації діловодства в Україні;

· дослідити зміст, особливості та дієвість нормативного і науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні на різних етапах розвитку діловодства у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст.;

· визначити основні перспективні напрями формування нормативного та науково-методичного забезпечення діловодства в Україні.

Об’єктом дослідженняє організація діловодства в Україні, її історичний розвиток та сучасний стан.

Предметом дослідженняє нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні, його стан та перспективи розвитку.

Методи дослідження.Під час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.

Наукова новизна роботиполягає у тому, що в ній комплексно охарактеризовано діловодство як об’єкт нормативного та науково-методичного забезпечення, зокрема, розглянуто його понятійний апарат, концептуальні основи організації та чинники, що впливали на еволюцію діловодства впродовж його історичного розвитку в Україні. Окреслено основні перспективні напрями регулювання сфери діловодства, проведення наукових досліджень, підготовки методичних розробок, спрямовані на підвищення ефективності організації діловодства в Україні.

Практичне значення дослідження.Результати дослідження було використано під час розроблення та впровадження нормативних і методичних документів, що забезпечують організацію процесів документування управлінської інформації та роботу зі службовими документами.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів (семи параграфів), висновків (2 с.), списку використаних джерел та літератури (25 позицій).

Розділ І. Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства

1.1. Поняття та сутність документу

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії ареологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавилонцям належить і слава першодруків. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату – фараонів усіх династій.[13, c.11-20]

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, — це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою – перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці – протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.[8, c.32-33]

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп’ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи – голограми. Голограма – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об’ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об’єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

Технологія діловодства ґрунтується і на результатах, отриманих в інших наукових дисциплінах та галузях знань, зокрема, архівознавстві, документній лінгвістиці, інформаційному менеджменті, історичному джерелознавстві, правознавстві, природничих дисциплінах тощо. Передусім, це стосується концептуальних рішень з питань створення управлінських документів, організації документообігу, експертизи цінності службових документів, функціонування систем електронного діловодства, забезпечення збереженості документів тощо. Зазначено, що теорія діловодства не обмежується науковими засадами реалізації технологічних процесів; існують також загальнотеоретичні проблеми класифікації, визначення складу та функцій управлінських документів, формування загальних принципів керування документацією та службою діловодства, а також проблеми загальної уніфікації діловодних процесів, що є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій керування документацією. Сукупність наукових знань представляють також результати досліджень з історії діловодства. Це здобуті наукові факти і зроблені на їх основі формулювання закономірностей процесу розвитку діловодства, висновки щодо чинників, які впливають на нього, побудови схем періодизації історії діловодства, зміст особливостей розвитку діловодства на кожному з історичних етапів, а також інші концептуальні положення, які є складовою теоретичних знань з діловодства. Зазначено, що сукупність нагромаджених наукових знань у сфері діловодства має враховуватися під час реалізації заходів, спрямованих на уніфікацію та регламентацію організації його процесів з метою підвищення їх ефективності та оптимізації.[3, c.65]

1.2. Виникнення справочинствата ділових документів

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни.

Необхідність у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації.

Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладання угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорі Русі з іншими країнами розміщувалися у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи доволодитирівського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.[2, c.65-67]

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у ХНІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О.Романовський, актові книги з'явились у другій половині XIV сторіччя.

Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності гродських (від «грод» — фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI ст. здійснювалася старостами, державцями та воєводами. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. гродський суд проводився старостою в кожному повіті воєводства від імені великого князя Литовського. Проте цей суд був дорогим для шляхти, що викликало її незадоволення. У зв'язку з цим уряд у 1564 р. провів судову реформу, за якої вся територія князівства була поділена на повіти з чітко визначеними кордонами. В кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.[15, c.319-330]

Усе, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Проте поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися: декретові, записові і поточні. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій «рочков», заносились виключно судові протоколи кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні приватно-правові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови тощо. Крім того, там містилися королівські жалувані грамоти й «привілеї», сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги призначалися для скарг, «свідчень» і реляцій возних, заяв, «протестацій» та повідомлень найрізноманітнішого характеру й змісту.

Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки — «протоколу» за скороченою схемою, без вступних і заключних формул, а потім переписувались у чистовик — «індукту». Акти, як правило, вписували у «секстерни», тобто зошити, складені з кількох аркушів паперу. Секстерни за рік зшивалися в актову книгу. Якщо документів збиралося багато, з них формували кілька томів.

Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступному. Якщо справа не доводилася до кінця, то залишалося вільне місце, на якому писалися або літера Z, або слово «vacua».

Прикладом змін в українській свідомості й діловодстві можна навести звернення простого козацького сотника до високого польського урядника. «А що ваша милість писав до нас недавніми часами, що нам простим людям не годиться до воєвід грамот писати, то ми за ласкою Божою тепер не є прості, але лицарі Війська Запорозького… Боже дай, щоб здоров був пан Богдан Хмельницкий, гетьман усього Війська Запорозького. А пан полковник у нас тепер за воєводу, а пан сотник за старосту, а отаман городовий за суддю».

До XV ст. у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі (сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий). Країна поділялася на повіти, стани і волості на чолі з намісниками, компетенція яких не поширювалася на панські вотчини. Справочинство вели дяки, а при намісниках — писарчуки та піддячі.[17, c.47-48]

Створення Російської централізованої держави вимагало більш розвинутих форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління.

Угоди на кабальних холопів оформлялись в кабальних книгах. Коли Україна в 1654 р. увійшла до складу Росії, при Посольському наказі спочатку було створено канцелярію з малоросійських справ, а у 1663 p.— Малоросійський наказ.

Усього наказів було близько 80, кожний з них налічував від З до 400 «наказних людей». На чолі наказу стояв суддя, який разом з «товаришами» (заступниками та помічниками) керував дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками наказових канцелярій і займались всіма повсякденними справами та діловодством. У своєму розпорядженні вони мали «письмові голови» різних рангів, піддячих (старших, середньої руки та молодших), писарів, переписувачів, були також перекладачі, сторожі, пристави. Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традиціями.[11, c.29-30]

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до наказу, ставили дату оформлення. Дяк у разі необхідності робив відмітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносився «присуд» і робилося розпорядження про підготовку листа-відповіді.

Проект документа складали за вказівкою дяка старші піддячі. Старший піддячий цей проект «чорнив», тобто редагував, роблячи позначки в тексті, на полях чи на звороті аркуша. Виправлений документ молодший піддячий переписував заново — «білив». Переписаний документ старший піддячий «справляв», тобто звіряв з чернеткою і візував: ставив підпис на звороті в нижній правій частині аркуша, стверджуючи правильність написаного. Звірений документ підписувався дяком з метою запобігання підробці розтягнуто по всій його ширині, наприклад: «А грамоту писав дяк Семен Дичко». Писали на вузеньких (15—17 см) смужках паперу, які в разі необхідності склеювали, а зворотний бік залишали чистим. До першого документа «вклеювали» послідовно інші, і довгу паперову смужку згортали в стовпець, довжина якого іноді сягала сотень метрів, а тому при користуванні він псувався. Наприклад, довжина стовпця Соборного уложення вміщувала тогочасне законодавство і була довжиною 309 метрів. Смужки при читанні тягнулись долом; звідси й народилось поняття, що означає сьогодні невчасне вирішення того чи іншого питання — тяганину (зволікання).

У діяльності наказів XV—XVII ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву наказового діловодства. У практиці наказів затвердились певні формуляри складових документів, порядок їх оформлення та просування як у самих наказах, так і між ними.

Діловодство вимагало значного досвіду, якого нерідко не мав начальник наказу — суддя. Тому на допомогу йому призначалися дяки, які й чинили справи. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. До першої категорії відносили укази царів та рішення Боярської думи, до другої — жалувані грамоти, акти та листи. Від простих людей до наказів надходили «чолобитні», а в зворотному напрямі — «відписки», часто формальні. Не випадково, мабуть, і в наш час це слово стало синонімом бездушного, черствого ставлення до справи.[12, c.139-141]

Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Для відносин між вищою владою і місцевою встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи на ієрархічній драбині. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки; підпорядковані — писали «доноси» про їх виконання. Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались призначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.

Для полегшення пошуку документів до реєстрів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ — термінові зведення. Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з'явилася назва «архів».

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникло безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри — зразки, за якими вони мали оформлятися. Позитивно розвинувши в цілому діловодну службу, колезьке діловодство залишило без змін його бюрократичну суть. [1, c.54-56]

1.3. Розвиток ділового документознавства в Радянській Україні

Після Жовтневої революції на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П'ять з них (прибалтійські країни, Польща і Фінляндія) стали незалежними. В інших, у тому числі і в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.

І справді, адміністративно-командний апарат за 74 роки Радянської влади було побудовано міцний і консервативний. Всі основні питання вирішувались під контролем єдиної комуністичної партії. Республіки, що увійшли до Радянського Союзу, формально були рівноправними, але реально домінувала Російська.

Період після закінчення Великої Вітчизняної війни характеризувався відносним затишшям. У 1963 р. прийнято Постанову Ради Міністрів СРСР «Про заходи щодо покращення архівної справи в СРСР», яка ввела в дію загальні правила постановки документальної частини діловодства та роботи архівів згідно із завданням Уряду.[21, c.92-94]

У 1969-1970 pp. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972 р, в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. Постановою від 4.09.73 Державний Комітет СРСР з науки та техніки ввів дію основні положення Єдиної державної системи діловодства. В 1975 р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Згідно з ними визначалися вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Загальне науково-методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, розробка відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів покладалася на Держстандарт. Останнім з цієї низки стандартів став ГОСТ 6.38-90. Ці нормативні документи також відіграли позитивну роль.

На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів. У 1984-1986 pp. сформувалася цілісна система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам ділового мовлення і стилю складання офіційних документів. З часом удосконалювалось матеріально-технічне, організаційне забезпечення діловодства. Разом з тим, справедливо зауважити, що з плином часу увага до питань діловодства в Радянському Союзі з боку уряду звичайно була різною, але ніколи не зникала повністю.[10, c.71-73]

Висновок до І розділу

Наявність більш-менш подібних поглядів різних дослідників на періодизацію історії діловодства надала можливість виявити певні критерії для виокремлення періодів його розвитку. Встановлено, передусім, дві групи чинників, що впливали на розвиток діловодства в Україні у різні історичні періоди: 1) політичні, економічні та інші соціально-правові зрушення в Україні; 2) зміни у нормативному забезпеченні діловодства, а також в організації його технологічних процесів. Часто ці чинники діють разом, вони взаємопов’язані, і другий є результатом безпосередньої дії або впливу першого.

Проаналізовано еволюцію поглядів документознавців за останні десятиліття на трактування базових дефініцій діловодства. Відзначено, що на сьогодні мають місце різні підходи та розбіжності думок щодо визначення основних понять цієї сфери практичної діяльності. Зокрема, наведено різні аспекти розуміння умовно синонімічних понять “діловодство”, “справочинство”, “документаційне забезпечення управління”, “керування документацією”.

Розділ ІІ. Сучасне управлінське документознавство в Україні

2.1. Підготовка до складання управлінських документів, їх сучасний стан та розвиток

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

У службових документах реалізується офіційно – діловий стиль. При складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

· достовірність і об’єктивність змісту;

· точність;

· повнота інформації;

· максимальна стислість;

· переконливість.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів.[23, c.62-63]

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст будь-якого документа складається з таких частин:

· вступ – адресат готується до сприйняття теми;

· доказ – викладається суть питання;

· закінчення – формулюється мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

· документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);

· документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.[20, c.57-58]

Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.

Міркуванням називають вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.[6, c.47]

Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

· надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

· бути юридично правильно оформленим;

· подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

· бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

· бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;

· оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

· бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

· складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Усі формати паперу поділяють на три ряди – А, В, С, Ряд А — основний, В і С – додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.[25, c.43-44]

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.

Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця – так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу.

Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту “підпис” засвідчу вального напису “вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.

Викладене в цьому підрозділі стосується кожного управління, точніше – кожного паперу, який виходить з організації. [19, c.38-40]

2.2. Складання та оформлення ділових документів

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.

Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

· організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

· розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

· документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

· фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

· інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.[7, c.66-67]

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).

Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:

· офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;

· власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;

· документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;

· справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;

· оригінал – перший або єдиний примірник документа;

· дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

· копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

· витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.

Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.

Наказ – правовий документ, який видається керівником організації на правах єдино начальства і в межах його компетенції.[18, c.21-22]

З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:

· “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;

· “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;

· “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.

Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:

· вивчення суті правил і збір необхідної інформації;

· підготовка проекту;

· погодження його;

· підписання.

Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.

Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:

· автор документа, якщо документ оформляється не на бланку;

· назва виду документа;

· дата (проставляють у день підписання);

· індекс (порядковий номер) – відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;

· місце складання чи видання;

· заголовок до тексту;

· позначка про контроль (в разі потреби);

· текст;

· гриф погодження (в разі потреби);

· візи;

· підпис;

· відтиск печатки;

· позначка про виконавця.[5, c.74-75]

Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:

· констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;

· розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини наказую”.

Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.

З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази.

Інформаційно-довідкові документи.

Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол – документ – який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.

З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.

Резолюція приймається на зборах. Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, далі йде узагальнююча частина – висновок, оцінка роботи, конкретні рішення з кожного питання, даються загальні настанови й перераховуються заходи, які необхідно здійснити в майбутньому.

Резолюція складається з двох частин: констатуючої та результативної.

В більшості випадків в групу колегіальних з ознаками розпорядчого характеру входять акти.

Акт – документ, складений кількома особами, які підтверджують факт або подію, що мала або має місце на даний час.

Акти складаються комісією, оформляють на бланках, що є внутрішніми документами. Текст акту мусить мати дві частини: вступну та констатуючу. У кінці акта повідомляється про кількість примірників документа та про місце їх направлення. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами.[24, c.104-105]

Кореспондентські документи – найпоширеніший вид документації в системі управління і в загальному документообігу становить приблизно 70-80%. Ця група охоплює досить велику кількість різноманітних тем і відрізняється від інших документів технічними засобами їх одержання та відправлення.

За напрямком ділова кореспонденція є як вхідною, так і вихідною документацією і має ряд різновидів: листи, телеграми, телефонограми, факси.

Листи – узагальнена назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою.

За змістом та призначенням листи можуть бути: інструктивні, гарантійні; інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, супровідні.

Листи інструктивні виходять з державних органів влади чи управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності. Податків, екології.

Гарантійні листи містять гарантії оплати чи виконання певних зобов’язань.

Умовно інформаційні містять прохання, пропозиції, нагадування, повідомлення.

Рекламні листи пропонують рекламу.

Комерційні листи складаються при укладанні чи виконанні контрактів.

В рекламаційних листах підприємство вимагає відшкодування збитків, нанесених в результаті невиконання чи порушення умов контракту іншою стороною.

Супровідні листи, коли основний документ вимагає додаткового пояснення.

Службові листи оформляються як на бланках підприємства, так і на чистих аркушах папері форматів А-4 та А-5 – в залежності від обсягу текстової частини.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим та коректним. Текст найчастіше складається з двох частин: вступу та основної.[16, c.55-58]

Висновок до ІІ розділу

Дослідження діловодства, як об’єкта нормативного та науково-методичного забезпечення в сучасному та історичному аспектах, має здійснюватися на основі аналізу теоретичних засад реалізації його технологічних процесів. Складовою таких засад є сукупність дефініцій сфери діловодства. Дослідження еволюції та сучасного стану понятійного апарату діловодства показало, що кількість та семантика змісту його лексичних одиниць змінювалися залежно від розвитку теорії та практики діловодства. Трактування визначень понять діловодства, навіть базових, не завжди є однозначними, вони потребують уніфікації. Стандартизація складу термінів з діловодства та їх визначень є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й у практичному – для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування в нормативно-правових актах, нормативних та методичних документах з організації діловодства.

Концептуальною основою реалізації технологічних процесів діловодства є також сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін – документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики. Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства. Складовою наукових знань з діловодства є також знання про історію його розвитку.

Розділ ІІІ. Шляхи розвитку та вдосконалення документознавства та діловодства

3.1. Розвиток забезпечення діловодства в Україні

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин і конкурентної економіки своєчасне й правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації, підприємства, їх колективів.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму й переміщають у часі й просторі. Документи й документна інформація лежать в основі управлінських рішень й є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною чинністю. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.

Документована інформація становить основу керування, його ефективність у значній мірі базуються на виробництві й споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якістю керування. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації кадрових служб.[4, c.36-37]

Організацію науково-методичного забезпечення діловодства у незалежній Україні пов’язано із діяльністю УНДІАСД, інших профільних інституцій, центральних та обласних державних архівів, а також служб діловодства, відповідальних за керування діловодством та архівною справою в певній галузі або на певній території. Основними засобами такого забезпечення є примірні інструкції, номенклатури справ, переліки документів зі строками зберігання, а також методичні рекомендації щодо їх розроблення. Роль засобу науково-методичного забезпечення діловодства, починаючи з 1997 р., відіграють наукові статті, опубліковані у продовжуваних виданнях УНДІАСД та журналі “Архіви України”. Разом з тим, є потреба значного збільшення кількості публікацій в цих виданнях матеріалів методичного та консультативного характеру. Особливо це пов’язано з впровадженням нормативних документів, електронного діловодства, комерційним поширенням довідкової та методичної літератури з діловодства, що базується на застарілій нормативній базі чи нормативних документах інших держав. Не враховується ефективний досвід попереднього історичного періоду щодо систематичного проведення на базі архівних установ науково-методичних та консультативних нарад і семінарів керівників служб діловодства. Бракує наукових досліджень з історії та теорії діловодства.

Основними перспективними напрямами нормативного забезпечення організації діловодства в Україні слід вважати розроблення та прийняття Закону України “Про діловодство”, нормативно-правових актів, що регулюють організацію електронного діловодства, гармонізацію їх з міжнародними стандартами, зокрема, у контексті впровадження систем електронного документообігу, а також перероблення у зв’язку з цими актами основних нормативних документів, що встановлюють правила документування управлінської інформації та регламентують технологічні процеси роботи зі службовими документами.

Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у: а) вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією; б) розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів); в) дослідженні нових видів службових документів; г) дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі.[14, c.80-81]

3.2. Перспективи та вдосконалення сучасного діловодства в Україні

Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами та організаціями*. Реалізація цих процесів пов’язана із підвищенням культури створення та організації функціонування службових документів, яку нині переважно ототожнюють з культурою діловодства. Водночас поняття “культура діловодства”, хоча і є часто вживаним у спеціальній літературі, ще не обиралося об’єктом наукового аналізу, ґрунтовно не досліджувались передумови формування сучасної вітчизняної культури діловодства та її елементів з позицій як управлінського документознавства, так і як складової інформаційної культури та технології менеджменту.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності.[22, c.22-24]

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами з керування документацією, впровадження комп’ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

Підвищення рівня вітчизняної культури діловодства має відбуватись шляхом подальшого розроблення нормативно-правового та методичного забезпечення організації діловодства в країні, яке повинно грунтуватися на масштабних та багатоаспектних наукових дослідженнях з позицій документознавства, правознавства, загального та інформаційного менеджменту, інформатики, професіології. Це дозволить удосконалити технологічну культуру документостворення та документообігу у межах діловодства, забезпечить правомірність надання та реалізацію юридичної сили управлінським рішенням за допомогою управлінських документів щодо керування установою, а також збереженість документної управлінської інформації у службі діловодства та архіві установи.[9, c.48-49]

Висновок до ІІІ розділу

Отже, зазначимо, що перспективним є застосування моделі культури служби діловодства, яка базується на комплексному аналізі її завдань та функцій як підрозділів служби, так і обов’язків й повноважень її працівників. Пропонована модель має застосовуватися під час організації служби діловодства, її реорганізації, оцінювання діяльності, набору та атестації персоналу, а також керування нею вищим керівництвом як одним з основних підрозділів установи.

Напрями змісту вузівської підготовки документознавців-організаторів діловодства, а також питання підвищення кваліфікації практичних працівників служб діловодства та архівів установ повинні відображати всі компоненти формування культури діловодства. Професійна культура документознавця має складатись із знання ним нормативно-розпорядчих актів, нормативних документів, методичних розробок, наукової літератури з організації діловодства, операцій технологічних процесів діловодства та архівної справи, комп’ютерної технології та засобів автоматизації діловодства, методів аналітико-синтетичного опрацювання та пошуку документної інформації, а також умінь і навичок керування службою діловодства, його гуманізації.

ВИСНОВКИ

Зрушення в організації діловодства були зумовлені політичними, економічними та іншими соціально-правовими трансформаціями, що відбувалися в Україні та інших країнах, до складу яких у різні часи входили певні частини українських територій, а також змінами у нормативному регулюванні діловодства. Зазначені чинники впливали на організацію технологічних процесів діловодства, втім, технологія діловодства змінюється також і в результаті набутого емпіричного досвіду.

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Моя робота відкривається розділом з історії розвитку діловодства, де послідовно розкриваються його основні етапи від виникнення справочинства в Київській Русі і до проблем сучасного діловодства в Україні.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діло ведення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Розбудова державності, власної нормативно-правової бази, нові економічні умови господарювання зумовили необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства в незалежній Україні. Важливим недоліком є відсутність загальної координації організації діловодства в органах державної влади, що пов’язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем за станом діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Виявлені в результаті анкетування та обстеження служб діловодства міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проблеми стали підставою для визначення тематики науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД.

Так, в Україні є нагальним прийняття закону, безпосередньо присвяченого правовим засадам організації діловодства, зокрема, у зв’язку з набуттям чинності законодавства щодо застосування електронних документів. Негативно позначилося на організації діловодства надання національним стандартам статусу рекомендаційних документів, що ускладнює їхнє застосування порівняно з нормативно-правовими актами. Фактично припинено ведення ДКУД.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

1. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 418с.

2. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

3. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

4. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

5. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

6. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

7. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

8. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. — 3-тє вид., змінене та доп. — К. : КНТ, 2009. — 304c.

9. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.

10. Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). — 2-ге вид., зм. — К. : КНТ, 2009. — 593с.

11. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

12. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139-141.

13. Загорецька О. М. Стандартизація в галузі справочинства в Україні: невирішені проблеми // Архіви України. – 2001. – № 1-2. – С. 11-20 (у співавт. з Л. В. Кузнєцовою, С. Г. Кулешовим).

14. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.

15. Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.

16. Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 55-58.

17. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

18. Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.

19. Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет "Україна", 2006. — 444с.

20. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

21. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-е вид., переробл. і доп. — Х. : Фактор, 2008. — 416c.

22. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

23. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

24. Тітенко Л. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана — К. : КНЕУ, 2006. — 192с.

25. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.