Документальне забезпечення діяльності установ

1. Закон як основний документ юридичного регулювання.

2. Основні організаційні документі та їх загальна характеристика.

3. Планова та облікова звітна документації.

4. Протокол як документ колегіальних органів. Визначення та характеристика.

5 Види наказів та терміни їх зберігання.

6. Визначення наказу як розпорядчого документу.

7. Особова справа як кадровий документ, її структура.

Список використаної літератури.

1. Закон як основний документ юридичного регулювання

Кожний вид документів управлінського процесу в органах внутрішніх справ залежно від завдань, які в ньому поставлені, має своє призначення і порядок підготовки.

Вищою формою документів, державного управління є Конституція України, закони України, зокрема закони про органи представницької і виконавчої влади, кодекси і інші законодавчі акти. Одну з форм управлінських документів становлять укази Президента України, які можуть мати нормативний і індивідуальний характер.

Кабінетом Міністрів України приймаються постанови, які обов'язкові для виконання на всій території держави. Вони також можуть бути нормативними і індивідуальними, а також загального характеру. На підставі законів та інших правових форм методів державного управління вищих органів влади розробляються інші форми документального оформлення управлінської діяльності в органах внутрішніх справ.

2. Основні організаційні документі та їх загальна характеристика

Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила. Положення — правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів). В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб. Положення бувають типові та індивідуальні . Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи.

Інструкція — це документ в якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян. Окрема група інструкцій — посадові інструкції. Посадова інструкція — це документ, що визначає організаційно-правові положення робітника в структурному підрозділі. Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права, організаційні зв'язки, відповідальність робітника, професійні вимоги, підлеглість, основні документи, що регламентують дії.

Статути — це, юридичні акти, якими оформлюють створення організацій та підприємств, та визначається їх структура, функції та правовий статус, основні задачі, напрямок діяльності, що передбачається. Статути можуть бути індивідуальні та типові. Статут є основою для розробки положень. Статут є основним документом для підприємства та повинен містити слідуючі відомості: — вид підприємства (організаційно-правова форма); — найменування підприємства; — місцезнаходження підприємства; — предмет та цілі діяльності (якщо передбачаються різноманітні види діяльності, необхідно їх повністю перерахувати, т. я. дальність, не зареєстрована в Статуті, буде незаконною);- органи управління та контролю, їх компетенція; — порядок утворення та використання майна підприємства; — розподіл прибутку; — умови реорганізації та ліквідації. Ці відомості є необхідними і достатніми дня того, щоб Статут був признаний за об'ємом в якості установчого документу.

Правила — службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

3. Планова та облікова звітна документації

Інтеграція планової діяльності передбачає, що в підприємстві існує різноманіття відносно відособлених процесів планування та приватних планів підрозділів, але кожна з підсистем планування діє, виходячи із загальної стратегії підприємства, а кожний окремий план є частиною плану більш високого підрозділу. Всі плани, створені в підприємстві — це їх взаємопов'язана система.

Для узгодження, планових розрахунків, а також контролю планів має велике значення те, щоб їх найважливіші складові частини були виконані в письмовій формі. Хороша планова документація полегшує виконання вищевказаних задач та позитивно впливає на досягнення цілі.

Облікова документація відбиває всю діяльність по охороні праці на підприємстві, вона включає: журнали, переліки, графіки, протоколи, плани, схеми.

Уся документація повинна зберігатися в службі охорони праці підприємства в належному стані, зручному для використання при необхідності або у випадку контролю підприємства органами державного нагляду.

4. Протокол як документ колегіальних органів. Визначення та характеристика

Протокол як суто розпорядчий управлінський документ (значення цього слова значно ширше) існує для фіксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Належним чином оформлений протокол має найменування, номер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказується, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керуючий нарадою (засіданням).

Щодо кожного питання, яке обговорювалося, в тексті протоколу повинні бути розділи «слухали» та «ухвалили» («постановили»). Наприклад: «Слухали про стан боротьби зі злочинністю неповнолітніх», після цього короткий виклад виступів учасників наради. У розділі «Постановили» рішення викладається таким же чином, як приписи у наказі.

Висновок готується за підсумками службового розслідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі дієприслівникового звороту, наприклад: «розглянувши скаргу» (подання прокуратури, певні матеріали тощо) і присудок «встановив:…» Після слова «встановив», яке розміщується на окремому рядку, викладаються встановлені факти і висновки з них. Потім звичайно вживається фраза «виходячи з вищевикладеного, вважаю за доцільне:…» і перераховуються пропозиції щодо вирішення питання, у зв'язку з яким складено висновок. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який доручив цій особі проведення службового розслідування (перевірки).

5 Види наказів та терміни їх зберігання

Наказ — це основний розпорядчий документ, який видається керівником органу внутрішніх справ на основі єдиноначальності. Він може містити як індивідуальні приписи (наприклад, покладення на особу конкретних обов'язків), так і правові норми (встановлення режиму роботи відділу в цілому або конкретних його підрозділів тощо).

Накази, залежно від характеру сформульованих у них вимог, поділяються на три види: накази, що стосуються загальних та організаційних питань управління, накази з виробничо-технічних питань, накази з питань особового складу (кадрові).

Найважливіші накази (накази міністра по галузі, накази про введення в дію або затвердження статутів, інструкцій тощо) є нормативними, як такі, що містять норми права, запроваджують юридичні відносини.

6. Визначення наказу як розпорядчого документу

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних указівок вищих органів. Текст складається з констатуючої й розпорядчої частини. Конституційна містить такі елементи: вступ (указано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, те в конституційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Конституційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань конституційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. Наказ підписує лише перший керівник установи. Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

7. Особова справа як кадровий документ, її структура

В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані працівника.

Особова справа формується на кожного працівника. Формування особової справи розпочинається з початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

Перед формуванням особової справи потрібно перевірити наявність на даного працівника справи в поточному архіві. Якщо вона є, необхідно звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. При цьому запис переліку нових документів продовжується у старому описі. При потребі складається новий опис.

Остаточно особова справа працівника оформляється після призначення (обрання) його на посаду.

Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ працівників, з визначеною у розділах 1 та 2 цього Порядку послідовністю розміщення документів.

2. При початковому формуванні особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які поступили після призначення працівника на посаду, вносяться до опису за їх надходженням.

Працівник кадрової служби повинен перевірити правильність заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Сформована особова справа реєструється у книзі обліку руху особових справ протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.