Документознавство і діловодство

1. Зберігання документів в структурних підрозділах установи

2. Роль і особливості менеджменту в сфері екскурсійної діяльності

Список використаної літератури

1. Зберігання документів в структурних підрозділах установи

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. № 996-ХІVзі змінами та доповненнями відповідальність за збереження первинних документів протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений ним орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88 (далі — Положення № 88) передбачено обов'язкове передавання первинних документів до архіву.

Слід зауважити, що архівні установи можуть засновуватися на підприємстві будь-якої форми власності. Засновниками архівних установ мають право бути органи державної влади, органи місцевого самоврядування, юридичні та фізичні особи.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей.

Об'єднання громадян та релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов'язані забезпечити схоронність документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради. Положення про архівні підрозділи зазначених юридичних осіб, що діють на принципах приватної форми власності, затверджуються їх засновниками з урахуванням рекомендацій центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Архівні установи, засновані фізичними особами в установленому законом порядку, мають право зберігати архівні документи, що не належать державі, територіальним громадам. Строки зберігання архівних документів у зазначених архівних установах визначаються договором, укладеним засновником з власником документів або уповноваженою власником особою, з урахуванням мінімальних строків зберігання документів, визначених відповідно до законодавства. У договорі обумовлюється також місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації зазначених архівних установ.

Юридичні особи зобов'язані після закінчення строків тимчасового зберігання передати документи Національного архівного фонду на постійне зберігання відповідно до центральних державних архівів України, галузевих державних архівів, місцевих державних архівних установ або архівних відділів міських рад.

Строки тимчасового зберігання архівних документів в архівних підрозділах визначаються з урахуванням правового статусу та особливостей діяльності юридичної особи.

Основним нормативним актом, яким необхідно керуватись при визначенні термінів зберігання документів та їх відборі для внесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення, є Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 зі змінами та доповненнями (далі — Перелік типових документів).

Перелік типових документів, який призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами — суб'єктами підприємницької діяльності, включає:

• документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій в процесі діяльності установ, організацій і підприємств;

• документи, що утворюються в результаті виробничої та науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств.

Терміни зберігання документів у Переліку типових документів диференційовано за двома групами організацій.

До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, що мають культурну цінність і підлягають внесенню до складу Національного архівного фонду.

До другої групи включаються організації допоміжного й обслуговуючого характеру, від яких документи до складу Національного архівного фонду не надходять.

Терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, який іде за роком їх завершення діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2004 році, починається з 1 січня 2005 року.

Переліком типових документів передбачено різні терміни зберігання документів — від 1 до 75 років. Зауважимо, що ці терміни є мінімальними, їх не можна скорочувати. Подовження термінів зберігання документів, передбачених Переліком типових документів, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

При визначенні термінів зберігання кожного конкретного виду документів, незалежно від того, передаються такі документи до Національного архівного фонду чи зберігаються безпосередньо на підприємстві, необхідно звертати увагу на примітки, наведені в Переліку типових документів, які коментують і уточнюють терміни зберігання документів.

Так, примітка «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях» уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер. Примітка «Доки не мине потреба» означає, що документи мають тривале практичне значення. Термін їх зберігання визначається самими організаціями.

Приміткою «До ліквідації організації» позначаються документи, що підлягають експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян та інтересів держави, передаються до відповідних архівних установ.

Слід звернути увагу, що, наприклад, у розділі 4 «Облік та звітність» Переліку типових документів для облікових регістрів (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці тощо), первинних документів і додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо), встановлено трирічний термін зберігання за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а в бюджетних установах та організаціях, а також у госпрозрахункових підприємствах і організаціях, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії.

Примітки «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об'єкта в експлуатацію» тощо вказують, що обчислення терміну здійснюється із зазначеного моменту.

Для деяких документів (договорів про прийняття на роботу, особових рахунків робітників і службовців тощо) термін зберігання встановлено з урахуванням віку особи, щодо якої ці документи були складені. У Переліку типових документів наведено формулу, за якою обчислюється цей термін: 75 років — «В» («В» — вік особи на момент завершення справи). Тобто тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством визначається таким чином: від 75 віднімається число, що дорівнює віку особи, на яку заведено документи.

Для прикладу наведемо витяг з Переліку типових документів, в якому вказані строки і умови зберігання документів .

Слід зауважити, що до передачі в архів документи мають зберігатися у зачинених шафах чи у приміщеннях зі встановленим температурно-вологісним режимом, захищених від доступу сторонніх осіб, аби виключити можливість користування документами без дозволу. Бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Для оцінки цінності документів на підприємстві створюються експертні комісії. Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739. Тут слід зауважити, що вимоги до створення експертної комісії поширюються на підприємства і не поширюються на приватних підприємців, про що зазначається і в листі Держкомархіву від 28 липня 2004 р. №01-1113.

Експертні комісії утворюються на підприємствах, в установах та організаціях за рішенням їх керівників.

До складу експертних комісій підприємств включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Головами експертних комісій призначаються, як правило, заступники керівників підприємств, установ та організацій.

Експертна комісія проводить відбір:

• документів для передачі до відомчого архіву;

• документів з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають подальшому зберіганню у структурних підрозділах;

• документів для знищення, терміни зберігання яких закінчилися.

Порядок знищення документів, які зберігаються на підприємстві

Документи, які не підлягають передачі до відомчого архіву, зберігаються централізовано службою діловодства або у структурних підрозділах, після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню у встановленому порядку.

Згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (далі — Примірна інструкція з діловодства), виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. В установах, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву. Зразок акта про виділення для знищення документів, які не підлягають зберіганню, наведено в Додатку 22 до пункту 8.6 Примірної інструкції з діловодства.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу установи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини. При незначному обсязі документів, виділених для знищення, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна позначка.

Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи

Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів установи зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в службі діловодства (секретаря установи). Децентралізоване зберігання справ допускається у великих установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Секретарі структурних підрозділів або особи, відповідальні за діловодство, групують у справи виконані документи за профілем свого структурного підрозділу.

Не рекомендується формування і зберігання справ у виконавців, оскільки це затрудняє контроль за виконанням документів, довідково-інформаційну роботу з ними. Часто виконавці не знайомі з правилами формування справ, що приводить до порушення складу і обсягу документів справи.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ установи здійснює її служба діловодства (секретар установи).

Впродовж року ведеться нагляд за відповідністю найменувань справ фактичному складу і змісту документів в них, за формуванням перехідних справ. У роботі по контролю за формуванням справ у структурних підрозділах бере участь завідувач архівом в установі або особа, відповідальна за архів.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. Справи повинні зберігатися в шафах і столах, що зачиняються.

У шафах справи розміщуються вертикально, на корінці кожної з них зазначається її індекс за номенклатурою. Для швидкого пошуку послідовність розміщення справ у шафі має точно відповідати розміщенню заголовків у номенклатурі справ. З внутрішнього боку дверей шафи або сейфа прикріплюється копія номенклатури справ, що дозволяє легко (за індексом) знайти необхідну справу.

2.Роль і особливості менеджменту в сфері екскурсійної діяльності

Зміна ринкового середовища зумовлює необхідність застосування стратегічного підходу до системи господарювання на підприємствах туризму, що займаються організацією різного роду екскурсій.

Розробляючи комплексну програму дій по вирішенню пріоритетних для підприємства завдань, визначаючи його місію та головну мету, стратегія формулює цілі та способи досягнення цих завдань так, щоб вказати підприємству певний напрямок розвитку. За своїм змістом стратегія є довгостроковим плановим документом, результатом стратегічного планування.

Першим, найбільш суттєвим і визначальним рішенням за стратегічного планування є вибір цілей. Основну мету підприємства називають місією. Виходячи із загальної місії, підприємства формулюють решту його стратегічних цілей, які мають бути конкретними та вимірюваними, збалансованими, зорієнтованими в часі та досяжними, ресурсно забезпеченими і такими, що підтримують одна одну.

Після визначення місії та цілей починається діагностичний етап стратегічного планування. Першим важливим кроком є вивчення зовнішнього середовища — це безперервний процес спостереження, вивчення та контролю дії зовнішніх щодо підприємства чинників із тим, щоб своєчасно та вичерпно визначити можливості й загрози для підприємства, тобто позитивну і негативну дію зовнішніх чинників — політичних, економічних, науково-технічних, соціальних, міжнародних тощо.

Для розробки та здійснення стратегії велике значення має аналіз ринкових чинників, які через свою постійну й високу мінливість можуть безпосередньо вплинути на успіх або крах підприємства. Мова йде про мікроекономічний аналіз попиту, пропозиції та рівня конкуренції.

Методи вибору генеральної стратегії можна розділити на дві групи: перша — за монопрофільної діяльності або вузької номенклатури туристичних послуг, що пропонуються споживачам; друга — за диверсифікованого виробництва.

Аналіз показує, що туристичні організації, фірми, компанії, які успішно конкурують у сфері туризму, керуються трьома стратегічними методами, які застосовуються як окремо, так і в поєднанні.

1. Розвиток виробництва існуючого туристичного продукту по сформованих напрямках.

2. Розширення географії поїздок, формування і продаж послуг за рахунок нових районів туристичного призначення.

3. Впровадження зустрічних сфер туристичної діяльності, в тому числі через створення нових підприємств.

Розвиток туризму на основі стабільного ринку та стійкого становища на ньому можна простежити на прикладі роботи Бюро міжнародного молодіжного туризму "Супутник". З 1958 року до 1995 року "Супутник" зберігає постійне зростання туристичних продажів та пропозицій. За період з 1970 по 1985 роки ця компанія щорічно збільшує обсяг наданих туристичних послуг на 15 %, випереджаючи темпи зростання інших підприємств та об'єднань. До 1993 року "Супутник" фактично був єдиним виробником послуг по сформованих напрямках і зумів підійти до рівня стабільного продажу" туристичного продукту в Україні та майже у всіх регіонах колишнього СРСР, навіть в умовах своєї власної децентралізації.

Розвиток туризму за рахунок розширення географії подорожей та формування нового туристичного продукту приніс успіх багатьом туристичним підприємствам, які з'явились на туристичному ринку в 1992-1994 роках. На противагу "Супутнику" та "Інтуристу", такі туристичні фірми, як "Сам", "Гамалія", "Венея", "Яна" та інші, активно розвиваються за рахунок постійного запровадження нових маршрутів і турів, а також нових типів програм перебування. Нові тури та послуги в поєднанні з ринком попиту дозволили цим фірмам розширити реалізацію власного туристичного продукту практично в усіх регіонах України і досягти високих показників у розвитку своїх підприємств.

Як бачимо, ефективність менеджменту охоплює різні сфери людської діяльності. У буквальному значенні ефективно вести справу означає дієво, результативно, продуктивно. Ефективність те саме що цілеспрямований вплив, тому вона носить управлінський характер і відображає ступінь досягнення поставлених цілей. Це значить, що ефективність варто розуміти як співвідношення результату й цілей або результату й витрат на його одержання. На такій вихідній позиції й засноване розуміння ефективності керування екскурсійною діяльністю. Мова йде про ефективну роботу всіх підсистем, об'єднаних поняттям «екскурсія», що у ринковій економіці забезпечує керуюча система. У зв'язку із цим під ефективністю менеджменту екскурсійної діяльності варто розуміти таке керування, що забезпечить успішне функціонування й розвиток кожної організаційно-господарської ланки в цій галузі.

Список використаної літератури

1. Бакулин В.Методические аспекты экскурсионной деятельности // Преподавание истории в школе. -2002. -№ 10. — С. 69-73
2. Вдовенко Л.Менеджмент підприємницької діяльності // Економіка АПК. -2003. -№ 11. — С.108-111
3. Квартальнов В. Стратегический менеджмент в туризме: Современный опыт управления/ Валерий Квартальнов,; Пpедисл. Ю.П.Анискина; Рос. международ. академия туризма. -М.: Финансы и статистика, 2000. -489 с.
4. Крисенко Т. Зберігання та знищення документів на підприємстві// Секретарь-референт. -2005. -№ 6. — С. 15-19
5. Первинна документація: оформлення і зберігання // Податки та бухгалтерський облік. -2004. -26 квітня: Спецвипуск. — С. 2-39
6. Сельченкова С. Формування документів у справи та порядок зберігання справ у поточному діловодстві // Секретарь-референт. -2003. -№ 3. — С. 9-16