Документознавство і діловодство

1. Стандартні реквізити службових документів.

2. Скласти протокол службової наради.

Список використаної літератури.

1. Стандартні реквізити службових документів

Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Розрізняють постійний і змінний реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення (див. табл. 1.).

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів.

Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210×297мм) та А5 (148×210мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», гриф «обмеження доступу до документа», гриф «затвердження», «резолюція».

2. Скласти протокол службової наради

В.Нанівська, президент Національної академії державного управління при Президентові України (далі – Національна академія),

О.Оболенський, перший віце-президент Національної академії, В.Бондаренко, В.Гусєв, В.Грабовський, В.Гущенко, В.Дон, Т.Єфіменко, А.Журавльов, Г.Заяць, І.Гончарук, Р.Ільясов, О.Касьянова, О.Лебединська, С.Майборода, Н.Мазуренко, Л.Пшінка. Т.Cаченко, Л.Семенова, С.Соколик, Н.Станицька, Ю.Стеценко, Ж.Таланова, Н.Осницька, В.Трощинський, О.Хмелевська, В.Цимбал, А.Ясинська.

Порядок денний:

I. Про стан виконання доручень наради від 29 червня 2006 р.

II. Про стан виконання доручень президента Національної академії державного управління при Президентові України.

ІІІ. Про стан підготовки будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та забезпечення економії енергоносіїв.

ІV. Про результати роботи службової комісії з факту зриву вступних іспитів 24 червня 2006 р.

V. Про результати перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України.

VI. Різне.

I. СЛУХАЛИ: Про стан виконання доручень наради від 29 червня 2006 р.

ВИСТУПИЛИ: Т.Єфіменко, начальник організаційно-контрольного управління, доповіла про стан виконання рішень наради:

виконано рішення щодо запровадження та підготовки нарад;

підготовлено розпорядження першого віце-президента Національної академії про аналіз виконання рішень консультаційно-дорадчих органів академії у 2005-2006 навчальному році від 30 червня № 9-р, яким зобов’язано керівників відповідних структурних підрозділів надати до 6 липня 2006 р. необхідну інформацію (плани та їх виконання);

доручення щодо підготовки наказу про заборону паління в Національній академії та на прилеглих до неї територіях не виконано;

потребують додаткового опрацювання з наступним розглядом питання щодо можливостей впровадження комп’ютерного моніторингу якості навчання та аналізу якості виконання дисертаційних досліджень;

потребує чіткого визначення термін розроблення внутрішнього сайту Національної академії.

УХВАЛИЛИ:

1. Звернути увагу начальника економіко-господарського управління Національної академії Ю.Стеценка на недопустимість затримок виконання доручень.

2. А.Журавльову, начальнику центру інформаційних технологій, разом з навчально-методичним управлінням (Р.Ільясов) проаналізувати можливості з впровадження комп’ютерного моніторингу якості навчання, підготувати питання для розгляду на Вченій раді Національної академії до 14 вересня 2006 р.

3. А.Ясинській, начальнику управління підготовки науково-педагогічних та наукових кадрів, до 14 вересня поточного року підготувати для аналізу на засіданні Вченої ради Національної академії питання про тематику та якість виконання дисертаційних досліджень з проблем державного управління та місцевого самоврядування, а також питання щодо створення координаційної ради з питань досліджень в науковій галузі “Державне управління”.

4. А.Журавльову розробити внутрішній сайт Національної академії до 10 липня 2006 р.

II. СЛУХАЛИ: Про стан виконання доручень президента Національної академії.

ВИСТУПИЛИ: Г.Заяць, заступник начальника організаційно-контрольного управління – начальник загального відділу доповіла, що мають місце порушення термінів виконання зазначених категорій документів (не виконано 4, виконано 10).

УХВАЛИЛИ: Суворо попередити керівників структурних підрозділів Національної академії про персональну відповідальність за порушення термінів виконання доручень президента академії.

ІІІ. СЛУХАЛИ: Про стан підготовки будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та забезпечення економії енергоносіїв.

ВИСТУПИЛИ: О.Оболенський, перший віце-президент Національної академії, запропонував зняти питання з обговорення як непідготовлене у зв’язку з відсутністю матеріалів.

УХВАЛИЛИ:Звернути увагу В.Цимбала, начальника управління будівництва і реконструкції, та Ю.Стеценка, начальника економіко-господарського управління на неналежну підготовку питання.

Обговорити питання про стан підготовки будівельного комплексу до осінньо-зимового періоду та забезпечення економії енергоносіїв на нараді 10 липня 2006 р.

IV. СЛУХАЛИ: Про результати роботи службової комісії з факту зриву вступних іспитів 24 червня 2006 р.

ВИСТУПИЛИ: А.Журавльов, начальник центру інформаційних технологій, доповів, про причини факту зриву та результати проведеного розслідування.

УХВАЛИЛИ: А.Журавльову, начальнику відділу інформаційних технологій, забезпечити належну роботу єдиної інформаційної системи Національної академії.

V.СЛУХАЛИ: Про результати перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України.

УХВАЛИЛИ:

1. Звернути увагу І.Гончарук, заступника начальника відділу кадрів Національної академії, на непідготовленість питання.

2. Заслухати результати перевірки на нараді 10 липня 2006 р.

Розглянути питання про результати перевірки Національної академії Головним управлінням державної служби України на нараді 10 липня 2006 р.

VI. СЛУХАЛИ: Різне: про порядок підготовки питань наради.

УХВАЛИЛИ: Установити, що працівники, які доповідають питання на нарадах, забезпечують їх підготовку, а саме: готують письмовий стислий виклад зробленого, наявних проблем або причин невиконання, а також проект рішення. Зазначені матеріали на електронному та паперовому носіях подаються організаційно-контрольному управлінню (Т.Єфіменко, Г.Заяць) не пізніше 12.00 кожного четверга.

Організаційно-контрольне управління подає першому віце-президенту Національної академії зазначені матеріали до 16.00 (п’ятниця) для розгляду.

Невчасно подана інформація є підставою для зняття питання з порядку денного як такого, що не підготовлене.

Список використаної літератури

1. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

2. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник/ К. Д. Гордієнко. — К.: КНТ, 2006. — 277 с.

3. Данюк В. Кадрове діловодство: Навчальний посібник/ Василь Данюк, Людмила Кулаковська,. — К.: Каравела, 2006. — 239 с.

4. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Марга-рита Чупріна,. — К.: ЕксОб, 2003. — 269 с.

5. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

6. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.