Інформаційні системи фінансового обліку

Вступ.

1. Об'єкти і властивості системи фінансового обліку.

2. Структуризація системи обліку.

3. Класифікація та особливості інформації

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Предметом обліку виступають факти господарської діяльності (операції, події), які характеризують стан і використання ресурсів підприємства (матеріальних, трудових, фінансових, енергетичних, інформаційних), процесів постачання, виробництва, збуту, обміну, розподілу, споживання, розрахункові відносини підприємства з фізичними та юридичними особами, фінансові результати та їх використання, формування різноманітної інформації фінансового характеру для внутрішніх та зовнішніх споживачів.

При цьому вказані об'єкти окреслюють зовнішні межі фінансового обліку, а інформація про ці об'єкти — його внутрішні межі. Зовнішні окреслені досить чітко, а внутрішні — приблизно, орієнтовно, що обумовлено постійним переглядом складу інформації про об'єкти. Єдиним незмінним атрибутом внутрішніх меж фінансового обліку є грошове вираження фінансової інформації.

Удосконалення інформаційної системи ґрунтується на основних принципах її створення. Напрямки, обсяг, зміст і характер змін встановлюються на основі аналізу матеріалів обстеження об'єкта. Виділяється три групи змін: 1) при вдосконаленні організаційної та функціональної структури; 2) документообороту; 3) інформаційної бази і методології.

1. Об'єкти і властивості системи фінансового обліку

Існуюча система обліку не приділяє достатньої уваги питанням раціоналізації первинного обліку, основним призначенням якого є фіксація в документах фактів господарської діяльності.

Первинний облік повинен стати самостійною науковою дисципліною, в межах якої вирішуються питання матеріальних носіїв інформації, побудови документів та машинних носіїв, кодування, декодування, групування, класифікації, первинної обробки, збору інформації за допомогою технічних засобів, передачі інформації на ПЕОМ, отримання інформації, способу подачі інформації для управління (графіки, таблиці, діаграми).

Бухгалтерський облік є процесом вторинним, тобто похідним від первинного (документації). Бухгалтерський облік отримує в своє розпорядження зафіксовані в первинних документах дані для перетворення їх в інформацію. Для цього використовуються спеціальні прийоми і способи обробки даних — групування, нагромадження, відображення даних у системі рахунків, агрегування, перетворення, стискання та ін.

Межі фінансового обліку обумовлені властивостями системи обліку (регламентація, стабільність, інерційність, циклічність).

Регламентація обліку означає, що він організовується за допомогою нормативних документів КМУ, міністерства фінансів, статистики, головної державної податкової інспекції, Національного банку та інших державних органів. Нормативні документи регламентують як об'єкти обліку, так і схему кореспонденції рахунків.

Суттєвими для розуміння межі фінансового обліку є такі властивості, як стабільність, інерційність і циклічність. Стабільність пов'язана з певним числом рахунків, на яких відображаються факти господарської діяльності. їх число є постійним до того часу, поки не з'являється необхідність в організації спостереження за новими об'єктами обліку. Зміни в економіці, системі управління не відображаються в системі обліку до того часу, поки не буде переглянутий чи доповнений план рахунків.

Інерційність обліку обумовлена постійністю інформаційних потоків, алгоритмами рішення облікових задач, споживачами інформації. Розширення кола споживачів інформації та збільшення її кількості про об'єкти відповідно до змін в економічному житті вимагає усунення сил інерції в системі обліку. Подолання сил інерції вимагають зусиль з боку державних органів управління та перепідготовки кадрів — методичного забезпечення, фінансування системи освіти.

Циклічність обліку визначається строками обробки інформації і складання звітності. Традиційним для обліку є місячний цикл. Інформація фінансового обліку повинна забезпечувати апарат управління для прийняття рішень за місяць, а не квартал, як це практикується зараз.

Стабільність, інерційність та циклічність облікового процесу створюють ілюзію незалежності системи обліку від системи управління. В дійсності система управління залежить від інформаційної системи такою ж мірою, як інформаційна система — від управління. Якщо між цими системами виникають протиріччя, то вони повинні періодично усуватись шляхом змін як у системі обліку, так і в системі управління.

В теорії бухгалтерського обліку чільне місце займають питання суті обліку та його ролі в суспільстві. Вони мають актуальне значення у зв'язку з визначенням перспектив наукового пошуку в галузі теорії і практики бухгалтерського обліку, створення такої моделі облікового процесу, яка б відповідала об'єктивній реальності, була простою і зрозумілою для тих, хто обирає професію бухгалтера.

У найбільш загальній формі можна зазначити, що бухгалтерський облік є складовою частиною інформаційної системи підприємства, і з цих позицій його завданням є постійний розвиток методологічних елементів. Облік повинен розглядатись не як самоціль, а як засіб, за допомогою якого вирішуються завдання управлінського апарату підприємства. Бухгалтерська інформація досягає 70% в економічній системі інформації підприємства. Вона є точною, повною, оперативною, достовірною, на відміну від іншої інформації — оперативної і статистичної.

Призначення інформаційної системи — це фіксація в документах, збір, передача, обробка, трансформація, зберігання даних про господарську і фінансову діяльність підприємства.

Для успішного дослідження проблем інформації, моделювання процесів, що відбуваються в господарській діяльності, необхідно з'ясувати завдання інформаційних систем і їх роль у процесі управління. Фінансовий облік повинен описати процеси, що відбуваються на підприємстві (постачання, виробництво, збут), стан та використання ресурсів, розрахункові взаємовідносини з покупцями, постачальниками, бюджетом, банком, персоналом, використання грошових коштів.

Виробничий процес підприємства, господарська діяльність, що відбувається в реальному житті, супроводжуються певними операціями: надходження матеріалів вимагає складання їх у місцях зберігання, подачі у виробництво; технологічний процес вимагає певного набору верстатного парку й устаткування, залучення до виробництва робітників; отримана готова продукція надходить на склад, а потім транспортується до покупця та ін. Усі ці різноманітні операції можна спостерігати, управляти ними. Вони виражаються в різних вимірниках — натуральних (т, кг, л, м, дм), трудових (людино-дні, людино-години відпрацьованого часу), умовно-натуральних (умовні банки, умовні тонни), грошових.

Внаслідок різної природи технологічних та інформаційних процесів виникає потреба узагальнення їх даних в обліку в єдиному вимірнику — грошовому. Отже, фінансовий облік на своїй особливій мові може описати різнорідні процеси господарської і фінансової діяльності й узагальнити дані про окремі явища і процеси лише в єдиному грошовому вимірнику, а тому в його сфері знаходяться такі факти, які мають вартісну оцінку.

Фінансова інформація потрібна апарату управління для регулювання розвитку підприємства, а також для зовнішніх користувачів — інвесторів, банків, податкових служб, постачальників.

Процес управління дозволяє стабілізувати економічну систему, зберегти її функціональну визначеність, підтримати в динамічній рівновазі з середовищем, забезпечити удосконалення системи. Отже, процес управління є упорядкуванням системи.

Фінансовий облік виступає інструментом, що забезпечує всі ланки апарату управління інформацією про стан об'єкта управління. Фінансовий облік являє собою інформаційну систему про господарські процеси, використання ресурсів підприємства, формування собівартості й отримання прибутку.

Структура фінансового обліку описується рядом рахунків, які становлять елементи системи. Кількість рахунків залежить від того, які об’єкти обліку відстежуються, за якими рахунками необхідно збирати інформацію для контролю, аналізу та прогнозування. Рахунки призначені для упорядкування господарських операцій, які характеризують зміни в об'єктах обліку (збільшення чи зменшення). Операції на рахунках відображаються методом подвійного запису — в дебет одного рахунка та в кредит іншого. Після цього підраховується сума по дебету та кредиту рахунка, що означає збільшення та зменшення суми за конкретним об'єктом і виводиться залишок. Отже, рахунки та відображення господарських операцій на них методом подвійного запису є одним з основних прийомів бухгалтерського обліку та отримання інформації за об'єктами спостереження.

На якість фінансового обліку впливають методи обробки інформації, під якими розуміють послідовність проходження даних обліку протягом облікового періоду через певні етапи робіт.

Вдало спроектована система обліку забезпечує ефективне і цілеспрямоване отримання даних та їх перетворення на інформацію, що фіксується у фінансових звітах.

Обробка даних може здійснюватися ручним, механізованим, комп'ютерним та комбінованим (поєднання різних) методами.

Етапами робіт з обробки даних є:

1) збір економічних даних з кожного факту господарської діяльності, що підтверджується первинними документами;

2) аналіз кожного факту з метою визначення кореспонденції рахунків;

3) ведення хронологічних записів про факти у відповідних книгах, відомостях;

4) складання групувальних, нагромаджувальних та розробних відомостей за окремими рахунками синтетичного й аналітичного обліку;

5) ведення журналів (машинограм, відомостей, журналу-Головної та інших регістрів обліку) залежно від обраної форми рахівництва;

6) заповнення Головної книги;

7) складання фінансової звітності.

Вказані етапи облікових робіт складають типовий процес трансформування первинних даних в інформацію, яка відображається у фінансових звітах.

Тривалість облікового циклу встановлюється керівником підприємства і головним бухгалтером залежно від потреб системи управління та вимог законодавства. Його тривалість може становити календарний місяць, квартал або рік.

2. Структуризація системи обліку

Науковий підхід до вивчення системи будь-якого походження, масштабу складності та тривалості вимагає структуризації і спостереження за поведінкою в період їх функціонування. Структуризація пов'язується поділом цілого утворення на складові елементи.

Треба зазначити, що в підручниках і посібниках з теорії бухгалтерського обліку, а також з фінансового обліку питання структури системи взагалі не розглядається. Це можна пояснити відставанням бухгалтерського обліку, як науки, від інших наук та ігноруванням досягнень в галузі методології наукових досліджень. Складається враження, що бухгалтерський облік не контактує з іншими природничими, інженерними та гуманітарними науками і оплодотворяється своїми власними методологічними постулатами. Це збіднює його проблематику як в теорії, так і на практиці.

Облік треба розглядати як структуровану систему великої складності, що містить багато елементів і зв'язків між ними1. В цій системі виділяються такі структурні частини як:

• організаційна;
• функціональна;
• технічна;
• технологічна;
• документальна;
• інформаційна;
• інші.

В організаційній структурі виділяють елементи, пов'язані з функціонуванням бухгалтерії (окремі відділи, виконавці, посадові інструкції, розподіл робіт між виконавцями тощо). Зв'язки між елементами поділяються на інформаційні, ієрархічні (підпорядкованість), взаємодії.

Функціональна структура означає поділ системи на окремі об'єкти та функції бухгалтерського обліку. Зв'язки означають потоки інформації між функціональними службами бухгалтерії та іншими структурними одиницями підприємства і управління.

Технологічна структура означає різноманітні засоби збору і обробки даних, які використовуються в системі бухгалтерського обліку (машини, устаткування, канали зв'язку тощо). Зв'язки між елементами характеризують інформаційний обмін.

Документальна структура означає класифікацію, форми, зміст і використання документів для фіксування фактів господарської діяльності.

Між елементами структури відбуваються комунікаційні, ієрархічні, контрольні, розпорядчі та інші зв'язки.

Інформаційна структура характеризується існуванням внутрішніх та зовнішніх форм звітності та процесами перетворення первинної інформації у похідну з використанням економіко-математичних методів обробки. Зв'язки виникають з приводу вводу, коригування, перегляду, знищення, обміну інформації тощо.

3. Класифікація та особливості інформації

Економічна інформація має певні особливості:

• залежність від об'єкта, яким управляють;
• фіксування у документах з використанням алфавітно-цифрових знаків у дискретному вигляді;
• можливість автоматизованої обробки даних (арифметичні та логічні дії);
• висока точність обчислень;
• оформлення результатів обробки даних у зручній для сприйняття людиною формі;
• великі обсяги первинних даних, зафіксованих у документах;
• комбінування даних за різними критеріями обробки;
• згортання даних (синтетичний облік);
• розгортання даних (аналітичний облік);
• можливість передачі на відстань;
• тривалість зберігання.

Особливості економічної інформації враховуються при розробці нових систем обліку чи модернізації існуючих.

Економічну інформацію можна класифікувати за різними критеріями, що дозволяє структурувати її виходячи з бажаного стану системи обліку.

Для отримання економічної інформації, що задовольняє вимоги користувачів, важливе значення має технологічна структура обліку за допомогою якої здійснюється збір і обробка даних. Технологічна система включає інструментарій, завдяки якому неупорядкований масив фактів господарської діяльності, зафіксований у різноманітних документах, перетворюється на інформаційні ресурси.

До інструментів фінансового обліку належать:

• групування документів за різними ознаками (за центрами витрат, за елементами витрат);
• оцінювання фактів (використання різних методів оцінки активів);
• рахунки обліку (на рахунках відбувається стискання чи розгортання інформації);
• подвійний запис;
• стискання даних (у регістрах синтетичного обліку);
• розгортання даних (у регістрах аналітичного обліку);
• визначення собівартості (калькуляція);
• складання звітності.

Проектування системи фінансового обліку пов'язано, перш за все, з визначенням переліку об'єктів, що підлягають відображенню в документах. На основі такого реєстру складається альбом документів, які характеризують кожний об'єкт обліку. Документи визначають надходження, списання, нарахування, переоцінку та інші зміни всередині об'єкта обліку.

Одним з важливих інструментів системи обліку є процес оцінки кожного з фактів, що знайшов відображення у документі. Оцінка вважається питанням методології. Оцінка об'єктів регламентується стандартами обліку, в яких наводяться варіанти оцінок окремих видів активів.

Після оцінювання визначається на якому рахунку потрібно відобрази факти господарської діяльності, що зафіксовані у первинних документах Кількість рахунків визначається наявністю об'єктів, що підлягають обліку на конкретному підприємстві, тому необхідно розробляти робочий план рахунків. Такий план передбачає виділення синтетичних рахунків і деталізований код аналітичних рахунків для кожного підприємства окремо.

За допомогою інструментів обліку можна розробити нову інформаційну систему або вдосконалити існуючу. Основне у цьому процесі — запити розробника.

Удосконалення інформаційної системи передбачає дослідження процесу збору інформації та її аналізу на конкретному підприємстві.

Перегляд організаційної і функціональної структури відбувається при (реорганізації у певних масштабах структури системи та її елементів, ліквідації, уведенні нових чи посиленні окремих напрямків взаємодії, скороченні або збільшенні кількості управлінських інстанцій; зміна форм управління, посилення централізації чи децентралізації функцій, перерозподіл прав і обов'язків посадових осіб та органів управління, впорядкування прав, обов'язків і форм взаємодії у системі управління; уточнення положень про функції та задачі об'єктів системи та інших випадках.

Уточнення документообороту при вдосконаленні процесу діловодства, впорядкуванні документообороту, уніфікації форм і змісту документів, визначенні складу необхідної для нормального функціонування системи інформації, погодженні обсягів і періодичності потоків інформації, встановленні категорій терміновості видів інформації та ін.

Поліпшення інформаційної бази передбачає вдосконалення та впорядкування нормативного господарства, систем класифікації, кодування і методів отримання інформації.

Отже, визначається широке коло проблем, вирішення яких ще до створення інформаційної системи дасть можливість передбачити напрями поліпшення якості системи обробки інформації.

Висновки

Деталізація структури інформаційної системи (склад та зміст елементів і зв'язків між ними) залежить від мети, поставленої перед системою обліку. Мету визначає система управління. Відомо, що управління неможливо здійснити без економічної інформації.

Економічна інформація є інструментом, за допомогою якого управлінський апарат приймає рішення. Економічна інформація означає сукупність даних (повідомлень, відомостей, залежностей), які характеризують стан або показують вектори змін явищ і процесів господарської діяльності підприємств, об'єднань, галузей економіки та економіки держави, як цілісного утворення.

Інформаційний процес управління полягає в перетворенні даних, які входять у систему бухгалтерського обліку із зовнішнього оточення (документи сторонніх організацій і тих, що створюються на самому підприємстві) на економічну інформацію, придатну для прийняття рішень.

Економічна інформація розглядається як інструмент управління, а управління — як замовник і споживач не будь-якої, а свідомо відібраної інформації для всебічного розгляду стану і змін різноманітних явищ і процесів господарської діяльності.

Список використаної літератури

1. Коблянська О. Фінансовий облік : Навчальний посібник/ Олена Коблянська,. -К.: Знання, 2004. -473 с.

2. Нашкерська Г. Фінансовий облік : Навчальний посібник/ Га-лина Нашкерська,; Львівський нац. ун-т ім. І. Франка. -К.: Кондор, 2005. -502 с.

3. Пушкар М. Розробка систем обліку : Навчальний посібник/ Ми-хайло Пушкар,; Тернопільська акад. нар. госп-ва , Ін-т обліку і аудиту. -Тернопіль: Карт-бланш, 2003. -198 с.

4. Пушкар М. Фінансовий облік : Підручник/ Михайло Пушкар,. -Тернопіль: Карт-бланш, 2002. -628 с.

5. Фінансовий облік: (облік активів) : Навчальний посібник/ Віталій Бабіч, Світлана Сагова,; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т. -К.: КНЕУ, 2006. -281 с.