Оптимізація системи управління документообігу ЗНЗ

Вступ

Розділ І. Методологічні основи дослідження системи документообігу

1.1.Сучасний стан дослідження системи управління документообігом

1.2. Уточнення основних понять дослідження

1.3. Підходи, принципи та методи дослідження системи документообігу ЗНЗ

Розділ ІІ. Теоретичні основи дослідження системи документообігу ЗНЗ

2.1. Сутність та особливості документування діяльності загальноосвітнього навчального закладу

2.2. Структура і функції служби діловодства умови для видання та зберігання документації, автоматизація діловодства

2.3. Виділення критеріїв ефективності системи управління ЗНЗ

Розділ ІІІ. Практичне дослідження системи документообігу ЗНЗ № 282

3.1. Організація та специфіка діловодства у навчальному закладі № 282

3.2. Шляхи оптимізації системи управління документообігу

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Актуальність теми. Освіта — одна із найважливіших галузей держави, тому вона повинна діяти в суворій відповідності до нових законів. В державі завершується створення пакету законів про освіту, які мають бути настільною книгою кожного директора закладу освіти в управлінській діяльності.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв´язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворотного впливу об´єктів управління на функції суб´єктів — усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення.

Сучасна система освіти України — це сукупність системи освітніх програм і державних освітніх стандартів різних рівнів і спрямованості; мережі освітніх установ різних організаційно-правових форм, типів і видів; систем и органів управління освітою і підвідомчих їм установ та підприємств. Навчальні заклади України являють собою розгалужену мережу об’єктів управління, її серйозна проблема полягає у відсутності дієвого зворотного зв’язку потоків інформації — від шкіл до органів управління освітою в регіонах і далі до Міністерства освіти та науки України.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ЗНЗ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку.

Проблемна ситуація. Будь-яка навчальна установа, незалежно від форми власності самостійно вирішує проблему документного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якої стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Для загально-навчального закладу робота з документами — один Із головних методів діяльності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування того чи іншого результату діяльності, як колективу в цілому, так і кожного учня зокрема.

На сьогоднішній день в більшості навчальних закладів існує ряд труднощів, пов´язаних з документообігом, а саме :

— великий обсяг документів ,адже система навчальної документації має бути максимально повною і детальною, що дасть можливість комплексно відображати інформацію навчального процесу ЗНЗ;

— відсутність обробки інформації технічними засобами,що призводить до зростання обсягу непродуктивної ручної праці;

— несвоєчасність виконання документаційної роботи працівниками навчальних закладів;

— відсутність постійної системи контролю в роботі з документообігом.

Мета дослідження — знайти шляхи оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

Завдання дослідження:

1. Проаналізувати сучасний стан системи управління документообігом.

2. Уточнити основні поняття дослідження.

3. Визначити підходи, принципи та методи дослідження системи управління документообігу ЗНЗ.

4.Розглянути сутність та зміст системи управління документообігу.

5.Дослідити специфіку системи управління документообігу ЗНЗ.

6. Обґрунтувати критерії оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

7.Проаналізувати ефективність системи документообігу ЗНЗ № 243.

8.Розробити шляхи оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ №243.

Предмет дослідження — система управління документообігу ЗНЗ.

Об´єкт дослідження — оптимізація системи управління документообігу ЗНЗ.

Гіпотеза дослідження

Основна гіпотеза: — Налагоджена система документообігу в навчальному закладі є одним з визначальних чинників ефективності виконання всіх функцій управління.

Додаткові гіпотези :

— Оптимізація системи документообігу ЗНЗ можлива при використанні таких напрямків удосконалення як стандартизація, уніфікація тексту документів, використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів.

Методи дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, історико-порівняльний, системного аналізу.

Структура роботи. Робота складається із вступу, трьох розділів (8 підрозділів), висновків, списку використаних джерел та літератури. Загальний обсяг роботи становить 78 сторінок, у тому числі: основний текст – 69 сторінок, список використаних джерел та літератури, що містить 57 назв на 5 сторінках.

Розділ І. Методологічні основи дослідження системи документообігу

1.1.Сучасний стан дослідження системи управління документообігом

Як зазначає Н.Слободянюк [52], документообіг — це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Відповідно до визначення (ДСТУ Р 51141—98), документообігом є «рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення», тобто повний цикл життя всього числа документів в організації до передачі їх до архіву або на знищення.

Діловодство, чи «документаційне забезпечення управління», згідно цього ж джерела, означає «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами». Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів.

Ю.Палеха [46] зазначає, що традиційне діловодство передбачає ведення великої кількості журналів та/або картотек, що обслуговують паперовий документообіг. І саме ведення цих картотек є першочерговим об´єктом автоматизації діловодства. У той же час ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв´язку картки з електронним образом власне документу (текстом і навіть зображенням, звуком і відеофільмом). У такий спосіб створюються технологічні умови для переходу до електронного документообігу. Перехід же до електронного документообігу, у свою чергу, створює передумови для формування електронних архівів з ефективними механізмами довідково-аналітичної роботи на величезній кількості документів у різних формах представлення.

З іншого боку, використання комп´ютерної мережі створює умови для децентралізації виконання різних діловодних функцій при збереженні централізованого контролю за документообігом. Можна, наприклад, дозволити підрозділам і навіть окремим працівникам здійснювати самостійну реєстрацію документів і при цьому централізовано контролювати їхнє проходження. Більш того, наявність мережі, що зв´язує територіально віддалені органи влади, дозволяє забезпечити централізований контроль за документообігом, що неможливо здійснити в рамках чисто паперової технології.

Л.Погрібна [49] пропонує використання системи автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД), що цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов´язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв´язку між підрозділами.

Донині існують досить полярні концепції документознавства: широкого й вузького його розуміння. Паралельне існування в науковій та освітній сферах двох документознавств — наук із однією назвою, але з різним змістом, як підкреслює Н.М.Кушнаренко [7, c. 37], створило двоякий смисл дисципліни, зумовило певні незручності й спричинило полеміку на сторінках періодичних видань.

Термін «документообіг» вживався й для означення науки про способи використання записаної інформації, а крім того — для означення динамічної діяльності комплексного міждисциплінарного змісту, терміносистема якої має тенденцію до розширення.

Еволюцію окремих визначень поняття «документообіг», що існують на сьогоднішній час, подано в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1

Визначення поняття «документообіг»

№

Визначення поняття

Джерело

1.

Наукова дисципліна, що розробляє питання теорії документа, вивчає закономірності генезису та еволюції документа, загальні для всіх наук проблеми функціонування документів, практики їхнього створення та роботи з ними

Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/УДНДІАСД; Держ. акад. керівн. кадрів культури і мистецтв. — К, 2000.-С 46.

2.

Теорія документування управлінських процесів… роботи з документами в управлінні, проектування форм документів і уніфікованих систем документації

Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.2001.-С.92.

3.

Комплекс наукових дисциплін, орієнтованих на всебічне вивчення документа в широкому контексті, а також різноманітних утворень документів, що формують документну інфраструктуру суспільства

Слободяник М.С. Структура сучасного документознавства// Вісник Кн. палати. — 2004.-№3.-С.22.

У радянській період головну увагу дослідники приділяли організаційно-методичним та технологічним аспектам діловодства. Перші дослідження з цих питань було проведено в 1920‑х рр., а їх результатом стало видання профільних підручників. Наприкінці 1930‑х рр. особливості системи діловодства було висвітлено Г. Нефедовим, який звернув увагу на необхідність посилення контролю за виконанням документів, поліпшення умов їх зберігання тощо. У 1950–1960‑х рр. збільшується кількість спеціальних публікацій, в яких порушуються питання раціональної організації діловодства в закладах освіти. Удосконаленню систематизації документів, схем класифікації документної інформації і номенклатур справ присвячено статті І. Скорика, М. Савченка, О. Новикова, Я. Теплицького.

У 1970–1980-хрр. організаційно-методичні та технологічні питання діловодства розглядали З.Бондаренко, В.Кірсанова, В.Купченко, Н.Мастерова, С.Дудник, В.Кузнецова, Ю.Пришва, І.Глуховська, О.Мушкін.

У пострадянській Україні було розпочато дослідження проблем управлінського документознавства, організації діловодства в нових політичних та економічних умовах. У цьому напрямі активно працюють такі дослідники, як С.Кулешов , В.Бездрабко, О.Загорецька, С.Сельченкова, Ю.Палеха [43-47]. У низці досліджень провідних російських документознавців (А.Сокова, М.Ларін, О.Рисков та ін.) ці аспекти цілком справедливо аналізуються з позицій документаційного забезпечення управління, зважаючи на зміни (управлінські, інформаційні, технологічні), що відбулися у функціонуванні органів освіти.

У сучасній Україні увага науковців до проблем організації діловодства в закладах освіти значно зменшилась. Якщо вони і розглядаються, то у сукупності з проблематикою реалізації діловодних процесів в органах державної влади. Однак, незважаючи на актуальність, питання ДЗ діяльності закладів освіти в Україні у комплексній науковій праці документознавцями ще не порушувалися.

Так, Я.Кавторєва схиляється до думки, що основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

• Заощадження організаційно-технічних витрат, пов´язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.
• Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп´ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.
• Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.
• Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу. Основа пропонованого рішення — система автоматизації діловодства і документообігу — є сучасним масштабованим рішенням.

Проблема забезпечення ефективної організації документообігу в інформаційних системах галузі освіти (ІСО) як технологічної компоненти навчальних закладів і установ управління освітою є важливим практичним завданням модернізації освіти в Україні. Специфіка документообігу в ІСО полягає в забезпеченні адекватного вирішення ключових завдань документообігу в умовах динамічних змін у ділових процесах та схемах електронної обробки документів.

На сьогоднішній день існують такі системи документообігу для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу) та документообігу:

– централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється)

– децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи)

– змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах).

1.2. Уточнення основних понять дослідження

Базовими процесами в діяльності ЗНЗ є діловодство та документообіг, які відображають стовідсотковий відбиток управлінських процесів у документальній формі.

Документообіг включає процеси створення і передачі документів, розподілення задач між учасниками, для яких виконується оцінка кількості документів та ефективності їхньої обробки за різними маршрутами їхнього проходження в системі.

Діловодство – це комплекс заходів документування (реєстрація, облік, розсилання) та організації роботи з документами з урахуванням стану нормативно-правової бази зберігання документів та регламентація документообігу.

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Початково термін “документаційне забезпечення» означав: “1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів» [35, c. 40]. Як бачимо, за змістом документацій не забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів “делопроизводство» і “документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні і використанні.

Документ (слово латинського походження, що означає «доказ») — це засіб закріплення на папері інформації про факти, події, явища дійсності і про діяльність людини. Ділові папери різних видів оформляються за певними стандартами, що полегшує ведення документації, ділового листування [14, c. 21].

Тлумачення поняття “керування документаційними процесами», подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією» маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами». Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність [33, 3].

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління», “керування (управління) документацією» / “керування документаційними процесами» стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів [45, c. 12].

Документування — запис інформації на різних носіях за встановленими правилами, що являє собою створення документів, тобто їхнє складання, оформлення, узгодження і виготовлення [47, c. 15].

Діловодство — ведення канцелярських справ, сукупність робіт з документування діяльності установи та з організації документів в них або інакше, комплекс заходів із забезпечення ДОУ підприємства або організації [50, c. 87].

Організація роботи з документами — організація документообігу, збереження і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення руху, пошуку, збереження і використання документів [56, c. 22]. Виконання документа — вид управлінської діяльності, зміст, характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені інформацією документа або встановлені нормативно-правовими актами [1].

Відомчий (галузевий) перелік документів — систематизований список документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх суб´єктів документаційного забезпечення управління певної галузі чи сфери діяльності, із зазначенням строків зберігання документів[1].

Документаційне забезпечення управління — система засобів, що базується на сучасних інформаційних технологіях, яка сукупністю наявних документаційних та людських ресурсів забезпечує досягнення цілей управління[1]. Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду – основних методів і принципів організації діловодства, пропонованими у руслі records management, їх адаптації до вітчизняних умов документування й функціонування документації (з поправкою на повний “життєвий цикл документа»). Помітніше входження до наукового обігу терміну “керування документацією», “управління документацією», а згодом – “керування документаційними процесами» засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики. Всеохопність “життєвого циклу документа», пропагована керуванням документацією, постулює фундаментальну єдність діловодства й архівної справи, що виражає себе на кожному з рівнів побутування документів й організації роботи з ними і складає об’єктно-предметну сферу документознавства.

Це продукувало розширення кола симпатиків керування документаційними процесами. Фактами позитивної реакції, визнання доцільності удосконалення діловодних процесів з урахуванням досягнень records management стали, наприклад, потрапляння зарубіжного досвіду керування документаційними процесами у перелік дисертаційних тем, навчальну літературу, науково-дослідні програми провідних галузевих інституцій [29, 10–11], обговорення теми на шпальтах спеціальної періодики [36–39] і, зрештою, звершенням модифікованої національної версії ISO 15489 “Інформація та документація. Керування документацією» – ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами» [33, 34].

Документація — сукупність службових документів, об´єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу [1].

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Тому документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності. Як носії інформації вони й сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого ЗНЗ чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

До системи документообігу організації входять різноманітні документи – листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські та податкові звіти тощо. І від того, наскільки чітко організований процес їх проходження, залежить ефективність управління організацією у цілому.

Правила документообігу – один з важливих елементів облікової політики. Організація зобов’язана сформувати їх і затвердити. На нашу думку, графік документообігу робити частиною наказу про облікову політику не доцільно. Краще записати у ньому: «Документування господарських операцій здійснюється згідно з графіком документообігу, який керівник організації затверджує окремим наказом». Тоді ви зможете правити графік так часто, як це буде потрібно, на відміну від облікової політики. Адже будь-що змінювати у ній можна тільки з початку року.

Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу секретаря ЗНЗ, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління ЗНЗ.

Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і працювати на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим.

Одним з способів вирішення такої проблеми є створення електронних баз даних документів.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

Таким чином, контролюючи документообіг, ми контролюємо процес, відстежуємо його основні складові. Тому контролювати документообіг ЗНЗ у певному процесі повинна людина, яка володіє ним, – функціональний керівник. Добре, якщо вдасться залучити співробітників ЗНЗ до контролю документообігу. Наприклад, співробітник, беручи участь у процесі, бачить, що передавання документа організоване неоптимально. Тоді він повинен поінформувати про це керівника – у т. ч. і тому, що можливі зриви ускладнюють його ж власну діяльність. Якщо зриви носять постійний характер, слід внести зміни до процедури документообігу.

1.3. Підходи, принципи та методи дослідження системи документообігу ЗНЗ

Як ми дослідили в попередньому пункті причини актуалізації діловодної проблематики, то можемо зазначити що на сьогоднішній день актуальні наступні напрямки оптимізації документообігу: 1) упровадження електронно-обчислювальної техніки в усі сфери людської діяльності; 2) необхідність раціональної організації діловодства в установі із метою економії робочого часу, ефективності реалізації управлінських завдань і рішень; 3) успішне комбінування різних напрямів роботи з документами [35, 6–18]. Багатоплановість виявів діловодства провокувала його дослідників всебічно вивчати організацію роботи з документами. Відтак у колі визначених шляхів осягнення документування й документообігу відбиваються такі моменти: найприйнятніші форми організації роботи з документами, матеріально-технічне забезпечення діловодства, вироблення технічних вимог, що пред’являються до документів у контексті можливостей закріплення інформації, зберігання і користування ними; економія робочого часу при оформленні документів; забезпечення дотримання суб’єктами діловодних процесів правових засад; урахування суб’єктивних факторів задля успішної постановки діловодства тощо [35, 18–22]. Саме ці дослідницькі напрями стали визначальними для накопичення практичних знань у межах традиційного (управлінського) документознавства, орієнтованих на модерний об’єкт вивчення.

Стрімкий розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство», збагачується двома іншими – “документаційне забезпечення управління», “керування документаційними процесами». Загалом склалося два основних підходи до тлумачення змісту діловодства. Перший із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною, технічною (технологічною) ланкою управлінської діяльності установи. Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи [35, 37].

При цьому під “документуванням» розумівся процес створення документів, тобто їх укладення й оформлення, а “організацією документів» – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [35]. Власне, таке визначення “діловодства» було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а пізніше – у загальних положеннях ЄДСД. Раціоналізація діловодства передбачала комплекс вимог до документування, документа як “першопричини усіх … діловодних операцій» [35, 38]. Окрім звичного загального терміна “діловодство», до мовного обігу входить термін-словосполучення “діловодство в державному апараті», що змістовно окреслювало сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами.

Згодом, у 1970–1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється семантичне забарвлення змісту діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну “діловодства» на “документаційне забезпечення». На думку прихильників термінологічних змін подібна заміна виглядала виправданою. Це пояснювалося: 1) автоматизацією й механізацією процесів, пов’язаних із документуванням і документообігом; 2) стереотипністю сприйняття діловодства як суто канцелярської, технічної праці, що не відповідало дійсності; 3) необхідністю вживання терміну еквівалентного зарубіжному досвіду. Оскільки ні “records management», ні “documentation» адекватно не відповідали вітчизняному терміну “діловодство» фаховій спільноті було запропоновано підтримати термін “документаційне забезпечення». Практичні студіювання поняття “документаційне забезпечення» згодом знайшло суттєве іменникове уточнення – управління як сфери його провадження, що призвело до розширення терміну-словосполучення і утворення у прикінцевому варіанті “документаційного забезпечення управління».

Початково термін “документаційне забезпечення» означав: “1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів» [35, c. 40]. Як бачимо, за змістом документацій не забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів “делопроизводство» і “документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні і використанні.

Основні прийоми дослідження оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ, які ми використовували в роботі:

— загальнонаукові прийоми, що є сукупністю принципів і категорій матеріалістичної діалектики та загальнонаукової теорії пізнання. Вони базуються на використанні таких прийомів, як аналіз і синтез, індукція і дедукція, абстрагування і конкретизація, аналогія і моделювання, системний і функціонально-вартісний аналіз.

— частково наукові прийоми дослідження розроблені на основі досягнень документознавчої науки та діловодства. До них належать такі прийоми: 1) розрахунково-аналітичні, на основі яких ми проаналізували стан системи управління документообігу ЗНЗ,;

2) документальні, що дали змогу нам дослідити стан документообігу в закладах освіти;

3) узагальнення, оцінка та реалізація результатів дослідження оптимізації системи управління документообігу ЗНЗ.

Розділ ІІ. Теоретичні основи дослідження системи документообігу ЗНЗ

2.1. Сутність та особливості документування діяльності загальноосвітнього навчального закладу

Управлінські документи за назвою, формою і складовою реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ДСДОУ, положенням (статутам) про організації, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають такі розпорядницькі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу). Обсяг документообігу — кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

Освіта — одна із найважливіших галузей держави, тому вона повинна діяти в суворій відповідності до нових законів. В державі завершується створення пакету законів про освіту, які мають бути настільною книгою кожного директора закладу освіти в управлінській діяльності.

Будь-яка навчальна установа, незалежно віл форми власності самостійно вирішує проблему документного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якої стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Для навчального закладу (ЗНЗ) робота з документами — один із головних методів діяльності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування того чи іншого результату діяльності, як колективу в цілому, так і кожного учня зокрема.

Для прискореної модернізації освіти як визначального чинника інноваційного розвитку суспільства Кабінетом Міністрів України була схвалена Концепція Державної програми розвитку освіти на 2006-2010 роки. Одним із її пунктів передбачається удосконалити і процес «розроблення нормативно-правових документів» ВІГІ [52, c. 16].

Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв´язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворот-нього впливу об´єктів управління на функції суб´єктів – усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення. Управлінські документи мають такі особливості:

— створюються і використовуються органами управління (суб´єктами та об´єктами) у відповідності до установленої компетенції і поставлених завдань;

— служать засобом закріплення функцій органів управління;

— містять, як правило, інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

— процес їх створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнозначущості та обов´язковості виконання.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв´язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення [56, c. 23].

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань та для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Розпорядницький документ може бути скасований (змінений) розпорядницьким документом самої організації або вищестоящої. Дія цього документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які стосуються інтересів інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, які приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).

Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом [19, c. 27-28].

У межах власної компетенції організації всіх рівнів управління можуть направляти листи при здійсненні оперативних зв´язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями та окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися у разі, якщо неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз´яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. За необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв´язок, факсом або по телефону.

Проект управлінського документа має бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа має проводитися в такій послідовності:

♦ з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і за необхідності — з громадськими організаціями;

♦ з працівниками, відповідальними за вирішенням функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін.);

♦ з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

♦ з юридичною службою;

♦ зі службою документаційного забезпечення;

♦ із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, в компетенції яких перебувають питання, що містяться в проекті документа.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або посадовою особою, що його заміщує, відповідно до її компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов´язків і т.д. Два або більше підписи ставляться в разі, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб[11, c. 56].

Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов´язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу за принципом єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, збори, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та ін. документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані відповідним розпорядницьким документом або ті, що вводяться ними в дію (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); які пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; ті, що направляються з листом в інші організації.

Для спрощення документообігу в організації використовують стандартні й уніфіковані форми документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов´язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ДСТ), галузні стандарти (ГСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх опрацювання, досягненні інформаційної сумісності різних систем документації за однойменними і суміжними функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки [19, c. 28-29].

До основних етапів уніфікації і стандартизації в організації відносять:

♦ встановлення переліку документів, які беруть участь у документообігу організації;

♦ стандартизація формулярів і текстів документів;

♦ трафаретизація формулярів документів.

Під трафаретизацією розуміють спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділялася на трафаретну, або постійну, і індивідуальну, або змінну. З цією метою створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають по кілька стандартних варіантів. Аркуш з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини і частини, що змінюється — вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різний: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дають можливість заощадити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації, їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація сприяє підвищенню продуктивності праці і поліпшенню культури діловодства[6, c. 37-39].

Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло і об´єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Довільне скорочення найменувань установ і окремих слів не допускається.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, а в другій частині — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення [30, c. 35].

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівника навчального закладу.

Документи повинні мати встановлені реквізити і сталий порядок їх розміщення:

• найменування загальноосвітнього навчального закладу;
• ідентифікаційний код;
• назва виду документа, заголовок тексту;
• адресу і дату підписання документа;
• посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).

Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або машинописним способами.

До кожного виду документа обов´язково складається заголовок (короткий зміст). Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Формулювати заголовок тексту слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання «про що?», наприклад, «Про вивчення…», «Про розподіл педагогічного навантаження…» тощо.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

На документи, які створюються за допомогою ПК і табуляторів, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення всіх документів: застосування бланка, підписання, датування тощо.

Додатковою вимогою до оформлення документів є обов´язкова розшифровка всіх понять, відображених цифрами, значками та іншим способом. Розшифровка вказується на зворотному боці або додається до документа.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Всі документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати записуються трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року слід писати — 12.01.2000.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0. Наприклад, 5 січня 2000 року слід писати — 05.01.2000.

У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 січня 2000 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ [35, c. 41-42].

Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом «Затверджено», або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження тощо). Обидва способи затвердження мають однакову силу.

Елементами грифа затвердження є: слово «Затверджено», найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті документа.

На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою.

Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 — 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Накази складаються на підставі ретельного і всебічного вивчення порушених у них питань.

Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретними і реальними, відповідати діючому законодавству, забезпечуватися необхідними матеріально-технічними засобами і фінансуванням.

При оформленні наказів та інших розпорядчих документів необхідно керуватися такими правилами:

• тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали;
• розпорядча частина наказів починається словом «наказую», яке відокремлюється від попереднього та послідуючого текстів 2 міжрядковими інтервалами, друкують великими буквами без прогалин від межі лівого поля (від нульового положення табулятора) незалежно від повноти попереднього рядка;
• пропозиції, що містяться в наказі, необхідно узгоджувати з раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей;
• визначати конкретних виконавців та реальні терміни виконання наказів та інших розпорядчих документів.

Всі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року, а протоколи виборних органів — у межах їх повноважень [38, c. 56-57].

Протокол — документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради, зборах, нарадах та органах шкільного самоврядування тощо. У протоколі вказують такі реквізити: назва виду документа, дату проведення заходу, заголовок до тексту, текст, підписи голови і секретаря засідання.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. Вступна частина складається з прізвищ та ініціалів голови і секретаря засідання, кількості присутніх і відсутніх на засіданнях, порядку денного засідання з переліком питань, які підлягають розгляду та зазначенням доповідачів по кожному з них. Основний текст протоколу викладається по розділам: «Слухали», «Виступили», «Постановили». Підписи голови та секретаря засідання на протоколі є обов´язковими.

Акт — документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, прийомі навчального закладу до роботи у новому навчальному році, прийомі обладнання, меблів, підручників тощо.

Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документу, місце затвердження, заголовок до тексту, підпис осіб (не менше трьох), які складали акт. У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При наявності особливих думок у складачів акта або присутніх їх треба викладати нижче або на окремому аркуші.

Доповідна записка оформляється на стандартному папері формату А4 з вказівкою таких реквізитів: назва виду документа, адресат, дата, заголовок до тексту, текст, підпис. Дата чи період часу, до якого відносяться відомості, викладені у доповідній записці, входять у заголовок.

Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформляються в одному екземплярі, їх підписує керівник. Реєструються телефонограми в установленому порядку.

Службові листи служать для обміну інформацією. Основні різновидності листів:

• супровідний;
• гарантійний;
• інформаційний;
• лист-нагадування;
• лист-запрошення;
• лист-прохання;
• лист-вимога.

Службові листи оформляються на бланках для листів або папері формату А4 і А5 в залежності від об´єму машинописного тексту.

Всі листи, що надсилаються з навчального закладу, обов´язково реєструються у журналі вихідного листування.

Склад реквізитів службових документів (бланків, наказів, довідок): Державний Герб України (порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприємства зв´язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на дату та індекс вхідного документа [41, c. 58-59].

2.2. Структура і функції служби діловодства умови для видання та зберігання документації, автоматизація діловодства

Діловодство в ЗНЗ здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, секретарем керівника або іншою посадовою особою ЗНЗ.

Ефективність організації документообігу впливає перш за все на своєчасність надходження документів у подальшу обробку, а якість відомостей, що містяться в ній,— на повноту облікової інформації, що формується не тільки в системі управлінського обліку, а й у системі бухгалтерського фінансового обліку. Таким чином, правильна організація виробничого документообігу і його ефективність впливають на всю систему бухгалтерського обліку підприємства.

Діяльність будь-якої організації (підприємства, установи), зокрема фінансова, відображається в різного роду документах. З урахуванням суспільної значущості документування управлінської діяльності, необхідності забезпечення ефективної взаємодії державних органів і організацій різних галузей ці питання охоплюються системою державного регулювання на законодавчому рівні і на рівні підзаконних нормативних актів. Разом з тим значна частина питань, пов´язаних з організацією і технологією роботи з документами, на державному рівні не регламентується, та й не повинна регламентуватися. Ці питання становлять галузь корпоративного регулювання забезпечення документації управління, що має бути спрямована на створення системи роботи з документами, яка враховує особливості документування діяльності конкретної організації, характеристики її структури, персоналу, технічної бази, фінансові можливості, а також управлінські традиції та інші істотні чинники.

На основі вказаних особливостей управлінську документацію можна вважати письмовим носієм інформації, створюваним в установленому правовому порядку і використовуваним у процесі взаємодії суб´єктів та об´єктів управління як один із засобів закріплення і реалізації їх функцій та завдань. Сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів, називається документуванням управлінської діяльності [50, c. 87].

Правову основу цієї діяльності визначає «Закон про середню загальну освіту» Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. №1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

Пункт 2 визначає: «Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевим органам виконавчої влади:

— розробити на основі примірної Інструкції і затвердити не пізніше як у тримісячний термін інструкцію з діловодства у власних апаратах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери їх управління.

В силу об´єктивних чи суб´єктивних причин виконання цього пункту в окремих відомствах, багатьох закладах освіти та установах зволікається. Особиста обізнаність сучасного керівника з документами управлінської діяльності є однією з складових його обов´язкової професійної готовності до управління в сучасних умовах[38, c. 11-12].

На службу діловодства покладається вирішення таких завдань:

♦ забезпечення єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (одержання) і до відправки або здачі в архів;

♦ встановлення організаційно-правового положення, структури, функцій, прав і відповідальності служб, зайнятих документаційним забезпеченням; визначення посадового складу і кваліфікаційних вимог до працівників цих служб;

♦ створення для них єдиної нормативно-методичної бази (інструкцій, положень, рекомендацій та ін.);

♦ розробка і впровадження нормативних і методичних документів з удосконалення діловодства;

♦ участь в розробці та використання в практичній діяльності засобів і методів автоматизованої обробки документів на базі ПЕОМ.

Відповідно до покладених на неї завдань служба діловодства здійснює такі функції:

1. В області документування:

♦ проектування бланків документів;

♦ організація за дорученням керівництва ЗНЗ підготовки низки документів, їх оформлення і випуску;

♦ забезпечення машинописного виготовлення документів, стенографування, копіювання і тиражування документів;

♦ впорядкування документальної бази, дотримання правил підготовки й оформлення документів;

♦ контроль за якісною підготовкою й оформленням документів, скороченням непотрібної переписки, термінами проходження, узгодження і виконання документів;

♦ автоматизована підготовка документів.

2. В області організації роботи з документами:

♦ визначення порядку проходження й опрацювання документів;

♦ прийом, відправлення, експедиційна опрацювання документів; попередній розгляд;

♦ реєстрація й облік документів, ведення журналів і картотек;

♦ організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву ЗНЗ внутрішніх та тих що надходять і відправляються документів;

♦ організація контролю за виконанням документів, регулювання ходу виконання, узагальнення відомостей про результати виконання документів;

♦ використання в процесі реєстрації, обліку, контролю виконання, пошуку сучасних засобів обчислювальної техніки;

♦ складання номенклатури справ ЗНЗ; забезпечення формування справ, оперативного зберігання документів і справ; підготовка справ до здачі в архів.

3. В області методичної роботи:

♦ методичне керівництво і здійснення контролю за організацією роботи з документами в структурних підрозділах ЗНЗ;

♦ підвищення кваліфікації працівників служби діловодства і відповідальних за діловодство в структурних підрозділах ЗНЗ;

♦ вивчення передового досвіду організації роботи з документами в державних структурах [43, c. 24-25].

Раціональна організація праці полягає в оптимізації використання робочого часу. Час, у тому числі і робочий,- неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, треба враховувати різноманітні аспекти. Спробуємо їх систематизувати.

У сфері документування управлінської діяльності ціль методів ефективного використання робочого часу полягає, передусім, у зменшенні навантажень на працівника шляхом рівномірного розподілу посадових обов´язків між усіма працівниками служби діловодства. Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення потрібної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідає потребам і стратегії установи. Окрім того, персонал служби діловодства має бути єдиною командою, котра чітко визначила цілі та має сплановану стратегію, чіткий розподіл посадових обов´язків. «Той, хто хоче досягти мети, повинен добре уявляти. Хто не знає, куди направляється, дуже дивується, коли потрапляє не туди», — писав Марк Твен.

Рис. 2.1. Виробничий цикл документообігу

Мету діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов´язки, права і відповідальність працівників обумовлюють s колективному договорі, положеннях про персонал, структурний підрозділ, в посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених із працівниками. Кожний працівник, який підписав трудовий договір, контракт чи угоду, має знати:

— умови праці;

— розмір заробітної плати;

— правила внутрішнього трудового розпорядку;

— порядок переведення з посади на посаду, звільнення, заохочення;

— види доплат;

— графіки понаднормового часу, вихідних і відпусток;

— методи вирішення конфліктів тощо.

Обізнаність працівника із зазначеними вище умовами його трудової діяльності сприятимуть чіткому виконанню посадових обов´язків, стимулюватимуть працівника до активної продуктивної праці, поліпшення організації цієї праці, створення сприятливої атмосфери. Працівник, задоволений умовами праці, буде дбати про виробничні показники, реалізацію цілей та стратегії установи. Окрім того, кожний працівник повинен дбати про престиж установи. У контексті реалізації стратегії установі потрібні, в першу чергу, працівники, які:

— прихильні до цілей установи;

— компетентні у роботі;

— забезпечують економію витрат та можливі стратегічні зміни;

— наділені навичками, які є джерелами конкурентної переваги цієї установи у мережі подібних установ[6, c. 34].

Оцінка працівника визначається такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді та самостійно, здібності опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін.

Важливим чинником організації раціонального використання трудових резервів є нормування праці. Під час нормування технологічних операцій документування й організації роботи з документами використовують нормативи часу на виконання відповідних операцій, нормативи чисельності працівників, а також нормативи керованості у співвідношенні з кількістю працівників.

В основі нормування праці лежить норматив часу — величина витрат часу на виконання визначеного виду робіт у процесі забезпечення певних організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних умов праці.

Нормування праці персоналу потрібне для підвищення ефективності роботи установи. Виміри і нормування трудових витрат за правильного використання можуть слугувати:

— визначенню витрат на роботу усього персоналу установи;

— вдосконалюванню методів праці;

— заохоченню працівників до виконання посадових обов´язків;

— рівномірному розподілу навантажень у робочому часі;

— поліпшенню планування роботи установи;

— визначенню потреб у штатних одиницях;

— визначенню доцільності надурочних робіт;

— складанню бюджету установи;

— поліпшенню виконавчої дисципліни;

— скороченню потреби прийняття необґрунтованих рішень;

— забезпеченню раціонального використання технічних засобів;

— вирішенню питань підвищення кваліфікації працівників. Оцінюючи фактичні затрати праці використовують як загальні методи вивчення трудових процесів в апараті управління, так і спеціальні, які дозволяють шляхом розрахунку й аналізу визначити трудові затрати з окремих видів документів і документних операцій у цілому. Типові норми часу на документальні операції розробляють на основні фотохронометражних спостережень (фотографії робочого дня, хронометраж) і передового досвіду роботи. Ці норми враховують час на підготовчо-завершальну роботу, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (включаючи фізкультурні паузи) і особисті потреби. Сьогодні ми можемо послуговуватися нормативами часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах, нормативами на окремі види робіт з управління кадрами. Розроблення єдиних норм часу на часто повторювані роботи з документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами триває, сподіваємося, найближчим часом досягне свого завершального етапу[10, c. 42-43].

Проблема оптимізації праці у сфері документування та організації роботи з документами має дещо психологічний характер, Працівники служби діловодства значний час витрачають на подолання внутрішніх суперечностей, а також відволікання на справи, які здаються терміновими, за рахунок часу, відведеного на виконання дійсно нагальних і важливих завдань. Для працівників служби діловодства визначальною професійною рисою має бути вміння визначати першочергові завдання й встановлювати послідовність їхнього виконання.

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства Кваліфікацію працівника служби діловодства визначає сукупність загальної або спеціальної освіти, а також професійного досвіду, набутого з роками під час виконання у відповідних організаційних і технічних умовах професійних обов´язків різної складності.

Утішно, що з 1995 року в Україні здійснюють навчальну підготовку спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» освітньо-професійного рівня «бакалавр», «спеціаліст», «магістр». Низка освітніх закладів продовжує формування плеяди молодших спеціалістів та кваліфікованих працівників.

Проте у зв´язку з упровадженням систем автоматизації діловодства та документообігу, швидкоплинним удосконаленням технічних засобів і пристроїв, що застосовують у діловодстві, періодичними нововведеннями у програмне забезпечення комп´ютерної техніки, змінами інформаційному просторі України працівники служб діловодства повинні постійно підвищувати свою кваліфікацію[4, c. 76-77].

Підвищення кваліфікації може відбуватися:

— на практичних конференціях, семінарах чи лекціях, організованих установами вищого рівня, спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, галузевими науково-дослідними інститутами, державними архівами;

— шляхом ознайомлення з передовим досвідом у галузі діловодства й архівної справи, у тому числі іноземним, під час стажування в інших установах;

— шляхом самостійного опрацювання нормативно-правової бази і відповідної спеціальної літератури.

Форму, програму та термін занять з підвищення кваліфікації визначає в кожному окремому випадку установа-організатор цих занять, виходячи з поставлених перед нею завдань й враховуючи рівень освіти та досвід роботи працівників.

На семінарі мають бути присутні лише ті працівники, які дійсно потребують підвищення кваліфікації. Семінар проходить у вигляді пояснень із практичною демонстрацією нововведень, під час якого працівники можуть задавати питання та висловлювати власну думку про почуте. Проводити семінар повинен кваліфікований фахівець іншої установи, який має певний досвід у галузі діловодства та суміжних дисциплін. Семінар може тривати від кількох годин до кількох днів, залежно від обсягу і складності подання інформації.

Загалом це ефективний метод підвищення кваліфікації, адже проводить його кваліфікований фахівець безпосередньо на робочих місцях, й працівники мають змогу навчатися на практиці. Проте завжди варто зважувати на те, що:

— навчання проводиться з відривом від виконання безпосередньої роботи;

— на нього витрачається робочий час працівників служби діловодства та фахівця, який проводять семінар;

— працівники не зможуть відразу опанувати весь обсяг отриманої інформації[8, c. 65-66].

Важливе значення має так зване «внутрішнє» підвищення кваліфікації у межах установи. Його можна проводити у таких формах, як семінар, навчання одним працівником іншого та самонавчання без відриву від виконання професійних обов´язків. Найбільш ефективною формою такого навчання може бути навчальний тренінг, який проводитимуть в наближених до реальних виробничих ситуаціях і потребуватиме від працівника комплексного застосування знань,умінь, навичок.

Постійне самовдосконалення, безперервний поступ, перспективне планування саморозвитку і його реалізація — неодмінна умова успішної діяльності працівника служби діловодства. Суспільство, а отже, й управління, перебуває у невпинному русі, а тому вимагає від працівників динамічності.

Новим управлінським структурам України, вільним від адміністративно-командної системи, належить критично проаналізувати організацію діловодства, організацію праці установи, управління в цілому. Взявши найцінніше, вийти на цивілізований шлях розвитку, у якому управління певною установою впливатиме на загальний розвиток національної культури [12, c. 34].

Організаційна структура служби діловодства ЗНЗ розробляється з метою встановлення чіткої побудови служби діловодства, раціонального розподілу функцій між посадовими особами служби і підвищення ефективності роботи управлінського апарату.

Вона ґрунтується на чинному законодавстві та норматив-но-методичних документах у сфері діловодства й архівної справи і розробляється відповідно до організаційної структури ЗНЗ, обліку обсягу документообігу, системою ведення діловодства. До її складу включаються: організаційно-структурна схема служби діловодства, положення про службу діловодства і посадові інструкції працівника служби діловодства.

Організаційно-структурна схема служби діловодства ЗНЗ складається на основі організаційної структури ЗНЗ, штатно-посадового складу його працівників, розподілу функцій між структурними частинами служби діловодства і посадових осіб.

На цій підставі розробляються положення про службу діловодства, посадові інструкції її працівників.

Для визначення кількості і найменування посад працівників служби діловодства, нормування їхньої праці ЗНЗ застосовує певні нормативи і норми[3, c. 26].

Інформаційні технології є важливим інструментом поліпшення якості освіти, оскільки дозволяють необмежено розширити доступ до інформації, урізноманітнюють засоби навчання тощо.

Упровадження інформаційних технологій дає змогу:

· забезпечення поступової інформатизації системи освіти, спрямованої на задоволення освітніх інформаційних і комунікаційних потреб учасників навчально-виховного процесу;

· запровадження дистанційного навчання із застосуванням у навчальному процесі інформаційно-комунікаційних технологій поряд із традиційними засобами навчання;

· розроблення індивідуальних модульних програм для керівників освіти різних рівнів складності залежно від конкретних потреб, випуск електронних підручників;

· створення індустрії сучасних засобів навчання, що відповідають світовому науково-технічному рівню.

Одним із найважливіших завдань освіти є оволодіння технологіями пошуку й опрацювання необхідної інформації в мережі Інтернет, забезпечення доступу директорів ЗНЗ до інформаційних ресурсів людства.

Автоматизація установи — це застосування системи обробки інформації в діловодстві та управлінській діяльності установи.

Без сумніву, автоматизація роботи працівників установ набуває глобального характеру, а створення на основі нових інформаційних технологій так званих «електронних офісів» є необхідним етапом на шляху до всеохоплюючої інформатизації суспільства.

Необхідною умовою того, щоб ЕОМ стала корисною в конкретному застосуванні, є наявність програм, які забезпечують розв´язання професійних чи виробничих завдань. Здебільшого такі програми можуть бути розроблені професіональними програмістами, і користувачу залишається тільки ознайомитися з технологією вирішення на ЕОМ запрограмованих завдань.

Автоматизовані системи діловодства поділяються на два класи. До першого відносять системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в примітки. До другого класу відносять системи управління електронним документообігом. На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача — посадової особи — до іншого з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін і супровідних резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції другого класу [47, c. 96].

В ДСТУ 2226-93 «Автоматизовані системи: терміни та визначення» наведено такі основні властивості автоматизованих систем: безпека даних; ефективність автоматизованих систем; живучість; надійність; надійність програмного забезпечення; авадостійкість; сумісність функцій на повноту; ремонтопридатність; сприятливість до завад; пропускна спроможність; відкритість.

У наш час основна концепція автоматизації діловодства базується на принципах управління бізнес-процесами, під час виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і керування процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів.

Функції автоматизації діловодства: створення документа; реєстрація документа; листи і звернення громадян; рішення і розпорядження; робочі папки користувача; контроль виконання; обробка і зберігання документів; робота із взаємопов´язаними документами; введення резолюцій та відміток; функціонування складених підсистем; пошук документів за реквізитами; контекстний пошук тощо.

Поява комп´ютерних систем із колективним доступом дала змогу здійснити прорив у різних галузях науки і техніки. Минув етап трансформації від мікрографічних документів до електронного образу паперових документів, від мікрографічних систем до так званих imaging-систем. Розширена система пошуку, можливість отримувати доступ до одного документа декількома користувачами одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при збереженні незначної вартості зберігання і копіювання інформації визначили тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні. З плином часу ускладнювались пристрої і програмне забезпечення, з´являлися все більш швидкі і непримхливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, які дозволяють прискорити процес друку, перегляду і сканування образів документів, з´явилися оптичні і магнітооптичні бібліотеки, іmaging-системи. Електронні документи, порівняно з паперовими, зробили такий же стрімкий злет, як і свого часу друкований документ порівняно з рукописним.

Цифровий електронний підпис є певним еквівалентом звичайного підпису і печатки. Його наявність дає змогу з високою мірою вірогідності встановити авторство електронного документа, а також підтвердити його незмінність від моменту підпису до моменту перевірки, з точністю до одного біту, тобто найменшої одиниці виміру інформації. Фіксувати електронний підпис може тільки власник закритого ключа [16].

У сучасних умовах важливою зоною стало інформаційне забезпечення, яке полягає у збиранні й обробці інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Передача інформації про стан та діяльність підприємства, перехід його на вищий рівень управління і взаємообмін інформацією між усіма підрозділами фірми здійснюється на основі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших засобів зв´язку.

Особливе місце займають комп´ютери та інші електронні пристрої, які стали ефективним інструментом діловодства і раціоналізації управлінської справи. Їх використання як інформаційних машин хоча і не відповідає їх назві, але останнім часом є основним видом їх застосування, дає змогу скоротити час, який потрібен на підготовку конкретних проектів, а також полегшує процес управління і виробництва. І наше завдання — якомога краще опанувати цим інструментом діловодства, щоб успішно конкурувати на ринку праці [34, c. 85].

Міністерством освіти України визначено перелік документації, яка є обов´язковою в загальноосвітньому навчально-виховному закладі. Її можна поділити на такі групи: 1) планування навчально-виховної роботи закладу освіти; 2) документація особового складу і навчально-педагогічна; 3) фінансово-господарська документація.

Планування навчально-виховної роботи у загальноосвітніх навчально-виховних закладах здійснюється згідно з методичними вказівками та рекомендаціями Міністерства освіти України

До другої групи документації належить алфавітна книга запису учнів, особова справа учня, класний журнал, журнал факультативних занять, журнал групи продовженого дня, журнал обліку роботи гуртка (об´єднання), книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, книга обліку видачі золотих і срібних медалей, книга обліку видачі похвальних листів і грамот, книга обліку особового складу педагогічних працівників, книга протоколів педагогічної ради, книга протоколів ради загальноосвітнього навчально-виховного закладу, книга обліку трудових книжок працівників закладу освіти, журнал обліку пропусків і заміщення уроків учителями, книга наказів, контрольно-візитаційна книга, журнал реєстрації вхідних і вихідних документів, книга записів наслідків внутрішньошкільного контролю, акти, довідки про перевірку роботи навчально-виховного закладу, поточне листування, офіційні документи відомчих органів про роботу навчально-виховного закладу, статистичні звіти, акти форми Н-1, Н-2 про нещасні випадки.

Фінансово-господарська документація: технічний паспорт загальноосвітнього навчально-виховного закладу, інвентарні списки основних засобів, інвентарна книга бібліотечного фонду, книга складського обліку матеріалів та інші.

Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожному загальноосвітньому навчально-виховному закладі. У ній записуються всі учні навчально-виховного закладу в алфавітному порядку, незалежно від класу, в якому вони навчаються. Щорічно до неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Для кожної літери відводяться окремі сторінки. Номер запису учня в книзі є одночасно номером його особової справи.

Вибуття учня (закінчення ним навчально-виховного закладу) оформляється наказом директора із зазначенням причин вибуття. У алфавітній книзі записується номер і дата наказу, вказується причина вибуття. Якщо учень, який раніше вибув, знову повернувся в даний навчально-виховний заклад, то дані про нього записуються як про такого, що вперше прибув.

Після використання всіх сторінок алфавітної книжки на ту чи іншу літеру продовження записів здійснюється в новій книзі в порядку наступних номерів. Виправлення в книзі підтверджуються підписом директора закладу і скріплюються печаткою.

Термін зберігання алфавітної книги 50 років.

Особова справа учня заводиться з моменту вступу його в навчальний заклад. До неї заносяться такі дані: загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за кожен клас, записи про нагороди (похвальні листи, похвальні грамоти, золота або срібна медаль).

Особові справи учнів І-ІV класів ведуть учителі початкових класів, V-XІ класів — класні керівники. Особова справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі (наприклад, № В/128 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на літеру В під № 128).

При вибутті учня з навчально-виховного закладу особова справа видається на підставі письмової заяви батькам або особам, що їх заміняють.

Після закінчення учнем навчально-виховного закладу його особова справа зберігається 5 роки [26, c. 21-22].

Класний журнал ведеться в кожному навчально-виховному закладі за формою, затвердженою Міністерством освіти. Встановлені два види класних журналів: для І-ІV і V-XІ (XІІ) класів. Відповідні записи в них роблять вчителі початкових класів, класні керівники, вчителі-предметники.

Облік індивідуальних і групових занять, які проводяться з учнями згідно з навчальним планом, а також заняття з правил безпечної поведінки на вулицях і дорогах, з питань протипожежної безпеки, цивільної оборони, санітарії і гігієни записуються на вільних сторінках журналу.

Графи розділу “Загальні відомості про учнів” (№ особової справи, прізвище, ім´я та по батькові учня, стать; рік, місяць і число народження; національність, участь у гуртках, коли і куди вибув; прізвище, ім´я та по батькові батька і матері або опікунів; заняття і місце праці батьків (посада, назва і адреса підприємства, телефон; домашня адреса, телефон)) класний керівник заповнює на підставі документальних даних про учнів протягом перших 10 днів навчального року і систематично протягом року вносить в цей розділ відповідні записи в зв´язку з прибуттям або вибуттям учнів.

У графі “Рішення педагогічної ради” записуються рішення про наслідки успішності учнів: “Переведено до наступного класу”, “Призначено повторні екзамени з предметів …”, “Видано свідоцтво про закінчення школи”, “Видано атестат про середню освіту. Нагороджено золотою медаллю”. При цьому зазначається дата і номер педагогічної ради.

Класний журнал розрахований на один навчальний рік. Контроль за веденням та зберіганням його здійснюють директор навчально-виховного закладу і його заступники з навчально-виховної роботи. Свої зауваження вони записують на спеціальній сторінці в кінці журналу. Всі записи у класному журналі повинні вестися чітко і охайно.

Зберігається класний журнал у справах школи 5 років, а випускних класів – 10 років.

Журнал факультативних, додаткових занять та консультацій є основним документом для обліку даних видів занять. У початкових класах облік додаткових занять, консультацій здійснюється у класних журналах на спеціально відведених сторінках. Вимоги до ведення записів у журналі факультативних, додаткових занять та консультацій аналогічні до ведення класних журналів.

Журнал групи продовженого дня ведеться в усіх загальноосвітніх навчально-виховних закладах, де є групи продовженого дня. Журнал групи продовженого дня розрахований на один навчальний рік. Ведення відповідних записів у даному журналі є обов´язковим для кожного вихователя. Правильність ведення журналу перевіряє директор навчального закладу і заступник директора з навчально-виховної роботи.

Журнал планування та обліку роботи гуртка розрахований на один навчальний рік і ведеться керівником гуртка [18, c. 175-176].

Книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписами завідуючого відділом освіти районної держадміністрації, інспектора і гербовою печаткою.

У книзі зазначається кількість отриманих і виданих атестатів про повну загальну освіту (із зазначенням їх номерів). Решту чистих і зіпсованих бланків здається у відділ освіти районної держадміністрації, про що в книзі робиться відповідний запис і розписується завідуючий відділом освіти чи інспектор.

Атестати про повну загальну освіту видаються на основі рішення педагогічної ради навчально-виховного закладу. В книзі записується дата і номер протоколу.

Для тих, хто екстерном складає екзамени, запис про видачу атестата про повну загальну середню освіту робиться у графі “Рік вступу до даного закладу” — “екстерн”. У кінці списку повинні бути розписи всіх, хто в даному році закінчив навчально-виховний заклад.

Книга обліку бланків і видачі свідоцтв про неповну середню освіту ведеться аналогічно до книги обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту.

У книзі обліку видачі золотих і срібних медалей заносяться відомості про видачу золотих і срібних медалей.

Книга обліку похвальних листів і похвальних грамот ведеться у кожному загальноосвітньому навчально-виховному закладі. Облік похвальних листів “За відмінні успіхи у навчанні”, похвальних грамот “За особливі успіхи у вивченні окремих предметів” в книзі ведеться окремо.

У книзі обліку особового складу педагогічних працівників, яка ведеться в усіх загальноосвітніх навчально-виховних закладах, записуються всі педагогічні працівники закладу, відмічаються результати атестації вчителів (вказується дата і номер рішення атестаційної комісії).

Книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, свідоцтв про неповну середню освіту, золотих і срібних медалей, особового складу педагогічних працівників зберігаються в справах закладу 75 років.

Книга протоколів педагогічної ради. Вона ведеться в усіх навчально-виховних закладах, де є педагогічна рада. У ній фіксуються всі питання, які розглядаються на засіданні педагогічної ради, а також прийняті рішення.

Книга протоколів ради загальноосвітнього навчально-виховного закладу ведеться аналогічно до книги протоколів педагогічної ради.

Книга протоколів педагогічної ради і ради загальноосвітнього навчально-виховного закладу зберігається у справах постійно.

Книга обліку трудових книжок працівників загальноосвітнього навчально-виховного закладу ведеться у всіх закладах. Трудові книжки зберігаються у директора закладу. Зберігається дана книга у справах закладу 50 років.

Журнал обліку пропусків і заміщення уроків вчителями (зберігається 5 років) ведеться заступником директора загальноосвітнього навчально-виховного закладу з навчально-виховної роботи.

Книга наказів ведеться в тих загальноосвітніх навчально-виховних закладах, де є не менше 3-х працівників. У ній записуються накази і розпорядження з питань навчально-виховного процесу (про вивчення стану викладання навчальних дисциплін, якість знань, умінь і навичок учнів, виконання нормативних документів про освіту тощо), про розподіл посадових обов´язків між керівництвом закладу, педагогічного навантаження вчителів, класного керівництва, про рух учителів і учнів, стимулювання їх праці [39, c. 74-75].

Наказами по навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради навчально-виховного закладу про переведення в наступний клас, допуск учнів до екзаменів, про закінчення учнями навчально-виховного закладу, нагородження їх золотими, срібними медалями, похвальними листами, грамотами.

Книга наказів зберігається у справах закладу 50 років.

У контрольно-візитаційну книгу (зберігається 10 років) заносяться зауваження і пропозиції осіб, що перевіряли роботу загальноосвітнього навчально-виховного закладу. У записах вказується їх прізвища та ініціали й посада, дата.

Книга запису наслідків внутрішньошкільного контролю (зберігається 3 роки). Її ведуть директор навчально-виховного закладу та його заступники з навчально-виховної роботи (кожен окремо). У ній записують результати внутрішньошкільного контролю.

В інвентарній книзі бібліотечного фонду навчально-виховного закладу враховується вся наявна в даному закладі література. Зберігається книга до ліквідації бібліотеки.

Відповідає за ведення діловодства в загальноосвітньому навчально-виховному закладі його директор і відповідальний працівник згідно з штатним розписом та функціональними обов´язками. Правильність ведення діловодства контролюють відповідні органи управління освітою [13, c. 167-168].

2.3. Виділення критеріїв ефективності системи управління ЗНЗ

На сучасному етапі розвитку загальної середньої освіти в Україні особливу увагу треба звернути на взаємовідповідність змін у навчально-виховному процесі та системі управління. Поява ЗНЗ різних типів, змістовна робота щодо запровадження особистісно орієнтованого навчання, подальше входження України у світове інформаційне суспільство потребують конструювання ефективних систем управління із застосуванням технологій, адекватних процесам, що відбуваються в освіті.

Ефективне управління в першу чергу припускає вміння оцінювати виробничі операції за критерієм ефективності.

Процес оптимізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття без зволікань щодо них відповідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці оптимізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних підприємством. Певною мірою це так. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою, власне управлінським «галасом з нічого». Але перш ніж вдатися до методів боротьби з обсягом показників, скажімо, звітності, першочергово радимо визначити, чи потрібні ці документи організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Тим паче, нині можна розраховувати на допомогу комп´ютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізованого контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаючи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівників у тиражуванні документів.

Дієвим методом скорочення обсягів невиправданого документопотоку є підвищення якості самих документів як носіїв інформації. У пригоді стане методика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу.

Зменшення розміру тексту документа — один з кроків до скорочення документообігу. Доцільно прагнути до створення стислих текстів за рахунок зменшення традиційних преамбул, виключення зі службового листування невмотивованих слів-звернень та вдячності тощо. Для раціонального розміщення інформації на папері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах, що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланків документів, їх уніфікованих форм тощо.

Щоб уникнути невмотивованого документотворення, слід замість нього по можливості застосовувати інформаційний обмін у мережі on-line, телефонні комунікації.

Аналіз загальних і специфічних тенденцій розвитку освіти в Україні та управління навчальними закладами дав змогу визначити, обґрунтувати й сформулювати закономірності управління, під якими розуміємо стійкі причинно-наслідкові зв´язки між різними елементами системи, що забезпечують її стабільне нормальне функціонування та розвиток [35, c. 82-83].

Часовий підхід до оцінки ефективності управління виокремлює в процесі оцінки коротко-, середньо- та довгострокові періоди, для кожного з яких можна визначити специфічні критерії оцінки ефективності управління.

Кінцевим критерієм організаційної ефективності є здатність організації зберігати своє становище в межах середовища. Отже, виживання організації являє собою довготермінове мірило організаційної ефективності.

Існує п’ять критеріїв короткотермінової ефективності:

• продуктивність;
• якість;
• ефективність;
• гнучкість;
• задоволеність.

Одним з головних напрямів у цій виключно важливій загальнодержавній справі є удосконалення системи галузевого управління на основі широкого впровадження в процеси управління освітою на всіх її організаційних рівнях інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ). У свою чергу, це передбачає розвиток методів, засобів і технологій формування й використання інформаційного забезпечення процесів галузевого планування та управління, робить необхідним створення такої будови галузевої інформаційної бази, яка б була зорієнтована на максимально можливе і продуктивне застосування ІКТ.

Як першочерговий етап удосконалювання інформаційного забезпечення процесів галузевого планування та управління будемо розглядати етап переведення існуючого інформаційного забезпечення цих процесів у системі освіти, орієнтованого на традиційну, переважно ручну (у тому числі за допомогою електронних клавішних обчислювальних машин) технологію оброблення даних, у новий стан, відмінною стороною якого є орієнтація методів і засобів інформаційного забезпечення на автоматизовану, переважно комп’ютерну технологію оброблення даних.

Впровадження ІКТ на рівні загальноосвітніх навчальних закладів дозволить реалізувати цілу низку нових, дуже необхідних, як на районних, так і обласних рівнях, управлінських задач. Це, у першу чергу, – персональний облік і моніторинг педагогічних працівників та контингенту учнів, бібліотечного фонду та потреби в підручниках, матеріальної бази загальноосвітніх навчальних закладів, у тому числі наявність комп’ютерної техніки, інших засобів навчання та ефективності їх використання як в навчально-виховному процесі, так і в управлінні навчальним закладом тощо.

Наявність такої інформаційної бази даних дасть можливість вищим рівням управління освітою і держави більш детально (за необхідності) бачити стан галузі, виявляти її вузькі місця й оперативно реагувати на виявлені недоліки, використовувати цю базу для прогнозування розвитку освіти на її різних організаційних рівнях.

Вочевидь, що запропоноване тут удосконалювання структури інформаційних потоків каналу формування галузевої бази статистичних даних передбачає відповідний розвиток й інших її компонентів і, у першу чергу, галузевої уніфікованої системи документації, орієнтованої на нову структуру інформаційних потоків та автоматизовану технологію галузевого управління.

Підсумовуючи дослідження, на нашу думку, за критерієм змісту, характеру і впливу найбільш вдалою можна вважати класифікацію функцій управління, яка складається з трьох груп: загальні, спеціальні (основні) та забезпечуючі (допоміжні) функції. Стосовно ж місця діяльності, пов’язаної зі створенням документів та організацією роботи з ними, в системі функцій управління, то віднесення її до групи забезпечуючих (допоміжних) функцій є цілком закономірним.

Середньострокові критерії ефективності охоплюють більш тривалий часовий горизонт у порівнянні із короткотерміновими критеріями. Організація здатна функціонувати певний час, ігноруючи середньострокові критерії, тоді як невідповідність короткотерміновим критеріям відразу може створити проблеми.

Серед основних критеріїв оптимального документообігу можна виділити, зокрема, такі:

• прямоточність (без зворотного повернення) і як-найкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;

• мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіяних структурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (приміром, скорочення кількості підписів на посвідченні про відрядження — на одному підприємстві обходяться 1-2 підписами, на іншому необхідно 5-6);

• одночасність роботи з документом певних посадових осіб під час виконання різних технологічних операції! (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);

• одноразовість операції! з оброблення документів, уникнення паралелізму і дублювання (наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);

• налагоджена інформаційно-пошукова система відомостей щодо руху і виконання документа.

Отже, загальноосвітній середній навчальний заклад є складним динамічним системним утворенням високого рівня цілісності, ефективність функціонування якого залежить від якості методологічного забезпечення управління.

Управління школою, в свою чергу, є складним системним утворенням до якого входять такі основні структурні компоненти: мета, закономірності, принципи, зміст, форми та методи, а також процеси функціонування, притаманні конкретним складовим навчального закладу і управління ними.

Ефективність управління навчальним закладом великою мірою залежить від відповідної методологічної компетентності шкільної адміністрації та організації праці на її основі.

Розділ ІІІ. Практичне дослідження системи документообігу ЗНЗ № 282

3.1. Організація та специфіка діловодства у навчальному закладі № 282

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в освітній установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення. Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Організація роботи з документами в ЗНЗ № 282 є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Організація роботи щодо удосконалення документообігу ЗНЗ невіддільна від аналізу сформованих документопотоків. Під документопотоком мається на увазі сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. Так, у документообігу ЗНЗ структурують такі документопотоки:

• вхідні (надійшли ззовні, від інших закладів);

• вихідні (створені ЗНЗ та надсилаються до інших суб´єктів господарювання);

• внутрішні, або локальні (створені ЗНЗ, але залишаються у внутрішньому обігу).

Під час реєстрації документів виокремлюють документи, які підлягають передаванню конкретним виконавцям, та документи, які передаються на розгляд керівника задля визначення кількості виконавців, строків та характеру виконання тощо.

Порядок руху документів, їх склад є вторинними в організації щодо цілей, завдань, внутрішньої структури і розподілу посадових обов´язків працівників. Утім, це аж ніяк не означає, що організація документопотоку немає ніяких регулятивних важелів.

Аналіз документопотоків — шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простим та наочним методом аналізу документопотоків є графічний: будуються графіки документообігу від місця створення документа до місця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов´язків. Аналіз документопотоків нерозривно пов´язаний із аналізом організаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновки щодо ефективності останньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV — до 10 тис. документів на рік, III — 10-25 тис. документів на рік, II — 25-100 тис. документів на рік, І — понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу.

Система автоматизованого контролю за виконанням документів, запропонована одним з головних розробників програмного забезпечення для навчальних закладів в Україні фірмою Дієз-продукт, полегшує виконання рутинних операцій по обробці паперових документів:

• єдина реєстрація всієї вхідної й вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток;
• реєстрація місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа: розгляд керівництвом, узгодження проекту документа, виконання;
• здійснення контролю над своєчасним виконанням розпоряджень, доручень, резолюцій і вказівок керівництва;
• взаємозв´язок зареєстрованих документів системи між собою: «У відповідь на», «На виконання»;
• списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;
• швидкий пошук необхідної інформації зі стану, наявності, руху паперових документів;
• одержання необхідних стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів по документообігу організації;
• організація обміну документами між різними організаціями в електронному вигляді з контролем доставки документів;
• нагадування про заплановане на найближчий час, про наближення строків закінчення виконання, про прострочені документи.

Отже, використання системи автоматизованого контролю виконання документів забезпечує:

• ефективне управління наростаючим потоком інформації;
• контроль виконавчої дисципліни;
• надійність зберігання документів;
• економію робочого часу;
• підвищення ефективності вкладень у комп´ютерну техніку;
• економію коштів на видаткових матеріалах і амортизації офісного обладнання:
• документи зберігаються в електронному вигляді. На друк виводяться тільки вихідні документи.

Таким чином, система забезпечує підвищення ефективності роботи освітньої установи при повній відповідності вітчизняним традиціям і стандартам діловодства. Механізми можуть використатися в різних комбінаціях «паперових» й «електронних» етапів роботи з документами. При цьому традиційне «паперове» діловодство гармонійно вписується в електронний документообіг організації з розвиненими зв´язками.

Швидкість документообігу в ЗНЗ № 282 залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

— управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;

— загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

— канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

У своїй роботі служба діловодства в ЗНЗ № 282 має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Відповідно служба діловодства в ЗНЗ № 282 робить:

— розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

— організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

— організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

— організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

— здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

— контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;

— здійснює приймання. Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

— реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

— удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;

— здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

— організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

— впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

— завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства в ЗНЗ № 282 призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.

Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах ведеться призначеною для цього відповідальною особою.

Вся ділова документація в ЗНЗ № 282 зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах і не повинна мати доступу сторонніх осіб.

Вся ділова документація в ЗНЗ № 282 ведеться державною мовою. У місцях компактного проживання громадян, які належать до національних меншин, у внутрішньому веденні ділової документації може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством.

Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах, обов´язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються печаткою.

Ділові папери, які надходять до загальноосвітнього навчального закладу, чи відправляються з нього, реєструються у журналах вхідного і вихідного листування. У вихідному листуванні (вихідній документації) виправлення не допускаються. Допущені виправлення у поточній діловій документації застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою [10, c. 52-53].

Керівники загальноосвітніх навчальних закладів зобов´язані всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати заходів до оснащення діловодства за допомогою персональних комп´ютерів (ПК); здійснювати контроль за обов´язковим дотриманням Інструкцій з ведення ділової документації у загальноосвітньому навчальному закладі № 282.

При зміні керівника загальноосвітнього навчального закладу № 282 вся ділова документація передається відповідно до Інструкції, про що робиться запис в акті прийому-передачі навчального закладу.

Після закінчення терміну зберігання тих чи інших документів, які не підлягають передачі архівним установам, списується комісією, яку призначає керівник загальноосвітнього навчального закладу. На списану документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.

Документування діяльності навчального закладу полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Вирішення питань щодо організації та проведення навчально-виховного процесу, господарсько-фінансової роботи, а також питань, які стосуються всіх або окремих осіб, в т.ч. і учнів, викладаються у наказах, розпорядженнях, дорученнях.

В усіх випадках, документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати їх підписання та номеру реєстрації.

Обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях педагогічної ради, загальних зборах колективу тощо, фіксуються у протоколах.

Для досягнення якнайменших витрат праці і оперативності при роботі з документами необхідно ретельно продумати схему організації їх руху від моменту створення до моменту закінчення роботи з ними. Цей рух називається документообігом.

Вхідна документація – це документація, яка надійшла в установу. Вхідні документи можуть поступати в організацію різними шляхами: поштою, з кур´єром, прибулим з іншої організації, від співробітників, що доставили кореспонденцію з інших місць, по електронній пошті і т.п. Дуже важливо, щоб документ, доставлений в організацію, був зареєстрований і оброблений. Внутрішній документ – це офіційний документ створений установою для внутрішнього користування, який не виходить за межі підготувавшій його установи. Вихідний документ — це офіційний документ, що відправляється з установи. Вихідні і внутрішні документи виготовляються в організації. Рух цих документів включає наступні етапи. Номенклатура складається з моменту реєстрації підприємства, затверджується керівником і уточнюється у міру розширення напрямів діяльності підприємства.

На початку кожного року в ЗНЗ № 282 вводиться в дію номенклатура на новий діловодний рік. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т. ін.

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. Заява — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Заяви бувають прості й умотивовані. Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи — працівника (студента, практиканта). Особова справа – це сукупність документів, що містять докладні відомості про працівника, студента. На кожного працівника філії формують особову справу. Трудова книжка — це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника Отже, це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу.

Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Автоматизація традиційного, паперового документообігу є проміжним рішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи органу державної влади або місцевого самоврядування [9, c. 181-182].

3.2. Шляхи оптимізації системи управління документообігу

Запровадження нових інформаційних технологій створює умови для раціонального ведення діловодства в ЗНЗ. Це дозволяє також оптимізувати шляхи проходження документообігу в різних управлінських структурах.

Завдяки автоматизації процесів документообігу більш продуктивною стає організація роботи установ та підприємств, підвищується рівень виконавчої дисципліни, покращується контроль за виконанням документів тощо. „Мінімум дій – максимум зручностей” – це своєрідне гасло для запровадження систем автоматизації документообігу [3, 48].

При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати.

Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

Надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність компанії. Як її уникнути?

Від зайвого документообігу та узгоджень рятує делегування повноважень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не потрібна. Керівник підрозділу може наділити підлеглих певними повноваженнями і не брати на себе вирішення усіх питань.

Іноді робота декількох відділів перетинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один – переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводиться первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які обговорюються спільно.

Можна також порекомендувати періодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані документи. Якщо очевидно, що без одного з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з «ланцюжка» документообігу.

Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створення документів, зайві «ланки» з ланцюжка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто врахувати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід прямо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.

Організування роботи зі службовими документами в ЗНЗ № 282 – це створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності.

Обсяги технічної роботи з документами іноді заміняють основний зміст діяльності організації. За даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній 30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20—25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями [16].

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Окрім цього реальними позитивними ознаками електронного документообігу є: можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних; можливість використання заздалегідь заготовлених форм; висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес; економія паперу; висока компактність архіву; висока швидкість пошуку і одержання інформації; можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Отже, електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок — у підпорядкованій їй організацій. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій.

У літературі сучасні інформаційні технології (СІТ) розглядаються як сукупність упроваджених у системи організаційного управління принципово нових засобів і методів опрацювання даних, які є цілісними технологічними системами і забезпечують цілеспрямоване створення, передавання, зберігання та відображення інформаційного продукту (даних, ідей, інформації) з найменшими витратами та згідно із закономірностями того соціального середовища, де розвиваються СІТ [20, c. 43-44].

Неодноразово робилися спроби виявити основні напрями використання електронно-обчислювальної техніки для вирішення управлінських завдань у сфері освіти, у ході чого визначені такі рівні комп’ютеризації управлінської діяльності в освіті:

• управління державною системою освіти;
• управління освітніми установами, об’єднаними за територіальним принципом;
• управління групою споріднених навчальних закладів;
• управління одним навчальним закладом;
• управління навчанням і розвитком одного учня.

Найрозробленіші в теоретичному і практичному сенсі проблеми комп’ютеризації управління на третьому рівні — управління роботою груп споріднених освітніх установ. Наявні з цього питання розроблення належать до управління поточним і перспективним плануванням контингентів навчальних закладів, раціональним розміщенням навчальних закладів різних типів, прогнозуванням випуску учнів та ін.

Складнішими є завдання управління на четвертому і п’ятому рівнях — проблема автоматизації управлінської діяльності та її інформаційного забезпечення, яка пов’язана з вирішенням організаційних завдань і має прогностичну спрямованість.

У зв’язку з процесами дезінтеграції, які активно відбуваються в нашій країні з початку 90-х років ХХ століття, не вирішені не тільки завдання комп’ютеризації управління освітою на першому і другому рівнях, а й саме управління на цих рівнях було значною мірою зруйновано. Це можна пояснити тим, що створення та адміністрування локальних мереж у сучасних освітні х установах є складним завданням, яке вимагає висококваліфікованих працівників і залучення коштів. Змістовне створення локальних освітніх мереж передбачає досягнення таких цілей:

• забезпечення функціонування локальної мережі освітньої установи і встановлення його зв’язків із зовнішнім інформаційним середовищем;

• забезпечення необхідними для навчального процесу інформаційними ресурсами й інструментальними засобами;

• забезпечення телекомунікаційними послугами для отримання навчальної інформації та її перероблення, зокрема такими:

• установлення міжнародних зв’язків, зв’язки з електронними накопичувачами і СУБД бібліотек як самої освітньої установи, так і зовнішніх освітніх джерел, а також іншими центрами науково-технічної інформації в освітньому просторі (ЦНТІ інших освітніх установ), зв’язки з постачальниками НІТ (у разі необхідності — нових знань: науковими установами і виробничими структурами);

• технологічне опанування нових педагогічних програмних засобів, особливо тих, які передбачають інтенсивне використання телекомунікаційних послуг локальної навчальної мережі освітньої установи;

• адаптацію складних інформаційних систем в освітніх і навчальних цілях (передбачає вирішення завдань, пов’язаних із забезпеченням технологічної єдності й організаційної, функціональної, технічної, програмної та інформаційно-лінгвістичної сумісності) та інтенсивне розроблення нових інформаційних освітніх систем.

Крім того, з використанням комп’ютерних систем природним чином проводиться декомпозиція технічних завдань реалізації інформаційного моніторингу: збирання інформації, її подання і передача, зберігання, первинний автоматизований аналіз інформації [45, c. 170-171].

Використовуючи програмні продукти MS Office, наприклад, Microsoft Business Scorecard Manager, на етапі створення робочого проект у інформаційного моніторингу, можна автоматизувати такі види робіт:

• маршрутизацію документів серед учасників інформаційного моніторингу залежно від розробленого регламенту;

• управління версіями документів;

• узгодженість документів щодо завдань календарних планів, проектів;

• повідомлення учасників інформаційного моніторингу електронною поштою про зміни;

• створення системи ключових показників реалізації проектів та відображення її на веб-порталі системи;

• уведення фактичних даних з ключових показників реалізації інформаційного моніторингу;

• отримання аналітики з ключових показників інформаційного моніторингу (план-факт, тренди та ін.).

Остаточний варіант завдання краще зафіксувати у формі документа — «Робочого проекту інформаційного моніторингу».

На цьому закінчується підготовча робота з розроблення стратегії проведення інформаційного моніторингу.

Збирання інформації можна реалізувати на базі технології Microsoft Share Point у формі динамічного веб-сайту або у формі настільного додатка, який установлюється на робочі місця у віддалених підрозділах, а для аналітичної звітності, генерації звітів у типових формах та для створення звітів у вільній формі «на льоту» можна використовувати спеціальний модуль програми MS Project, який може бути реалізованим у таких інструментах: Microsoft SQL Server Reporting Services — генерація типових звітів, Microsoft SQL Server Analysis Services — створення будь-яких звітів, Microsoft Share Point Server — представлення користувачам звітів через Інтернет та розподіл прав доступу до звітності.

Для опрацювання інформації рекомендується використовувати програми «VORTEX», SPSS для Windows, Statistica [49, c. 104-105].

Організація інформаційного моніторингу також надає можливість реалізувати експертні системи (ЕС), вироблення багатьох управлінських рішень та вибору з них оптимального рішення. За останні десятиріччя в рамках дослідження зі штучного інтелекту сформувався самостійний напрям — експертні системи. Нині проводяться розроблення ЕС для прийняття рішень у кризових і катастрофічних ситуаціях, планування і розподілу ресурсів, системи організаційного управління. Широкого застосування набули комп’ютерні ЕС для роботи з персоналом як засоби кадрової політики.

Практика засвідчує, що існують три найзначних сфери застосування ЕС:

• діагностика працівників і пов’язані з нею стандартні кадрові процедури (прийом на роботу, атестація, скорочення штатів та ін.) з максимальною точністю;

• побудова багатовимірних багатофакторних моделей у процесі розрахунків (структура підприємства, визначення основних тенденцій його розвитку й інші), тобто аналіз групових потоків і діагностика організації;

• навчання персоналу.

Комп’ютерну підтримку прийняття рішень із слабоструктурованих і неструктурованих проблем організаційного управління на різних фазах інформаційного моніторингу забезпечують системи підтримки прийняття рішень (СППР). Серед них є спеціалізовані СППР — виконавчі інформаційні системи, які допомагають виконавцям аналізувати важливу інформацію та використовувати відповідні інструментальні засоби з метою спрямування їх на вироблення стратегічних рішень в організації. Зокрема, вони допомагають керівникам розробляти точніше та актуальніше цілісне відтворення операцій свого підприємства, а також конкурентів, постачаль-ників і споживачів (замовників).

Розвиток механізму електронного розміщення інформації Word Wide Web сприяв виникненню появи комп’ютерної технології — публікації баз даних у www.

Типова система розміщення баз даних у www містить браузер з його користувацьким інтерфейсом, сервер з базою даних у ролі сховища інформації і веб-сервер, який з’єднує перші два компоненти.

Бази даних використовуються для зберігання полів або таблиць алфавітно-цифрової інформації, текстових файлів, відсканованих зображень сторінок, креслень САПР тощо [53, c. 193].

У перспективі результати інформаційного моніторингу можуть інтегрувати в єдину систему освітнього електронного документообігу спочатку на рівні навчального закладу, а потім на рівні міста, області, країни.

Вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов´язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт, структурі документообігу, інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Зауважено, що, перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації[13, c 116-117].

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

На основі аналізу сучасного стану інформаційно-документаційного забезпечення управління освітою можна дійти таких висновків. Проведені дослідження сучасного стану інформаційних технологій у закладах управління освітою України надали нам можливість запропонувати розгляд функції щодо прийняття рішень, інформаційного забезпечення та інформаційного моніторингу як єдиної системи, що має глобальну мету: серед множини управлінських рішень вибрати найоптимальніше [55, c. 19].

На основі поділу процесу управління на дві підсистеми: керуючу та керовану, доцільно запропонувати алгоритм функціонування керуючої підсистеми, який екстремує показники мети управління за обмежень на поточний стан об’єкта управління, відхилення об’єкта управління від заданого стану під впливом зовнішніх незадоволень відповідно в поточний та кінцевий моменти управління.

Висновки

Отже, проблема уніфікації навчальної документації у ЗНЗ є актуальною і потребує вирішення. Водночас слід враховувати такі вимоги:

1) система навчальної документації мас бути максимально повною і Детальною, що дасть можливість комплексно відображати інформацію навчального процесу ЗНЗ;

2) побудову єдиної моделі документів для груп однорідних завдань із використанням формуляра-зразка;

3) передбачити можливість обробки Інформації технічними засобами з метою скорочення обсягу непродуктивної ручної праці;

4) крім уніфікації зовнішньої форми документації, яка відображає навчальний процес, слід пам´ятати і про уніфікацію її змістовної частини, взаємоузгодження форм документів і технології їхнього виготовлення між різними ланками ЗНЗ.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є: прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача; виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця; додержання принципу паралельності — в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання їх і на цій основі — доцільний порядок роботи з документами.

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу в ЗНЗ: стандартизація (встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування), уніфікація тексту документів, використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки.

Проведений аналіз вживаних форм у системі навчальної документації ЗНЗ №282 засвідчив наявність розходжень не лише в оформленні документів, а й у викладі змістовної частини при документуванні типових питань. Такі розходження спостерігаються навіть у межах одного ЗНЗ, то призводить до збільшення часових витрат як при сприйнятті змісту в них інформації, так і для отримання відповідних відомостей. Більше того, це є основною причиною неможливості втілення в навчальному закладі сучасних технологій документного забезпечення управління. А як підкреслюють дослідники — це один з ефективних шляхів підвищення якості управління. Тому питання упорядкування термінології (мовних кліше) в документах є одним із важливих факторів підвищення ефективності автоматизації документування, якісного опрацювання документів у всіх ланках ЗНЗ і прискорення пошуку необхідних даних в інформаційній системі установи.

Список використаної літератури

1. Закон України » Про документаційне забезпечення управління «.
2. Закон України «Про загальну середню освіту».

1. Авер’янова Є., Аханов С., Баліян С. та ін. Кадрове діловодство: Консультації, відповіді, первинні документи, нормативна база. — Д.: Баланс-Клуб, 2005.
2. Асеев Г.Г. Электронный документооборот: учеб. для студ.высш. учеб.завед./ Г.Г. Асеев. – К.: Кондор, 2007. – 500 с.
3. Бибик С. П. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. — К., 1999.
4. Бойко М. Д., Співак В. М., Хозін М. А. Цивільно-правові документи: Зразки заяв, скарг, договорів, заповітів, доручень, контрактів, актів з цивільно-правових питань. — К.: Наук. думка, 1996.
5. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В.Сучасні ділові папери: Навч. посіб. — К.: А. С. К., 2006.
6. Головань С. М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом “Для службового користування”: Навч.-метод. посіб. — К.: Вид-во НАУ, 2003.
7. Гуменюк В. В. Підготовка керівників загальноосвітніх навчальних закладів до створення і користування системами інформаційного забезпечення / В. В. Гуменюк // Підготовка керівника середнього закладу освіти / за заг. ред. Л. Даниленко. – К. : Міленіум, 2004. – С.177–190.
8. Даниленко Л. І. Модернізація змісту, форм і методів управлінської діяльності керівника школи / Лідія Іванівна Даниленко // Освіта і управління. – 1998. – №1. – С.49–54.
9. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. — 4-тє вид. — К.: Либідь, 2004.
10. Діденко А.Н., Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998.
11. Документаційне забезпечення управління закладів освіти: методичний матеріал / Упр. освіти Тернопільської обл. держ. адміністрації ; Обл. ін-т післядипломної освіти. — Тернопіль : Астон, 1999. — 215 с.
12. Должностнне инструкции работников муниципальной общеобразовательной школы // Директор школы. — 1998. — №№3,4.
13. Дробноход М.І., Левицький В.М. Проблеми формування управлінської еліти в Україні // Освіта і управління. — 1997. — №4.
14. Електронний документообіг та електронний цифровий підпис – К., 2008. – Режим доступу: www.URL:http://www.minagro.gov.ua/ page/?n=6985/
15. Ермалаева А. К вопросу об унификации учебнрой документации /А. Ермолаева, М. Лаивденов, И. Мержова. Деловодство.-2006.-№3.-С.11-19./
16. Єльникова Г. Моніторинг діяльності керівника школи / Галина Єльникова // Директор школи, ліцею, гімназії. – 2003. – №1. – С.97-102.
17. Жуковська В. М. Діловодство: Практикум. — К.: Вид-во КНЕУ, 2004.
18. Засоби захисту інформації в системах комп’ютерного діловодства: Практ. посіб. — К.: НДІ архівної справи та документознавства, 1999.
19. Зубенко Л. Г., Немцов В. Д., Чуприна М. О. Ділові папери в менеджменті. — К.: ТОВ “УВПК”; “ЕксОб”, 2003.
20. Кавторєва Я., Кузнєцов В. Документообіг: організація та ведення. — 7-ме вид., переробл. і допов. — Х.: Фактор, 2006.
21. Кірочок О.Т. Документування в менеджменті: Навчальний посібник. – К.: КНЕУ,2003. – 230с.
22. Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992.
23. Козоріз В. П., Лапицька Н. І. Загальне і кадрове діловодство. — К.: МАУП, 2002.
24. Концепція Державної програми розвитку освіти на 2006-2010 роки //Освіта і управління.-2006.-Т.9.-№3-4.-С.9-25.
25. Красновська Л. Моніторинг в управлінні навчальним закладом // «Директор школи» № 42, 2006, с. 7 – 9.
26. Кузьмичева СВ., Деловодство без проблем. Изд-во А.Л.Д., К.: 1997.
27. Левицький В., Худякова В. Формування соціально-перспективних якостей керівника школи // Освіта і управління. -1998. — №4.
28. Лоза О. В. Діловодство та документування управлінської діяльності. — Акад. держ. упр. при Президентові України, 1997.
29. Луговий В.І. Управління освітою. — К. 1997.
30. Мартиненко С.М. Педагогічні проблеми діяльності заступника директора школи з виховної роботи (Загальноосвітні школи, ліцеї, гімназії, колегіуми, колеж). -К.: Навчальні посібники, 1998.
31. Матвєєва В., Кузнєцов В. Кадрова документація. — 5-те вид., переробл. допов. — Х.: Фактор, 2005.
32. Матвієнко О.В. Основи організації електронного документообігу: навч. посіб. для студ. ВНЗ / О.В. Матвієнко, М.Н. Цивін. – К.: Центр учбової л-ри, 2008. – 112 с.
33. Методичний дайджест керівника школи (Укладачі І.Л.Комісарова, О.М.Перехейда. — К.: 1996.
34. Мінюков П., Мінюков Т.П. Регулювання трудових і господарських відносин у закладах освіти України. — К. 1997.
35. Моисеев A.M., Мойсеева О.М. Заместитель директора школы по научной работе: Новая должность в современной школе: предназначение, полномочия, технология деятельности: Методическое пособие для руководителей образовательных учреждений (Под ред. М.М.Поташника. — М.: Новая школа, 1996.
36. На допомогу менеджеру освіти: збірка / Управління освіти Тернопільської облдержадміністрації, Обласний комунальний інститут післядипломної педагогічної освіти. — Тернопіль : Астон, 2001 -Ч.1: Документаційне забезпечення управління закладів : / Укл.: А.Й.Романюк, В.І.Уруський, О.В.Козловська. — 2001. — 225 с.
37. Олійник В. В. Концептуальні засади підготовки педагогічних та керівних кадрів освіти України в сучасних умовах / Олійник В. В., Даниленко Л. І. // Педагогічні інновації : ідеї, реалії, перспективи. – К. : Логос, 2001. – Вип. 4. – С.69–79
38. Павлова Н., Войтенко В. Функціональні обов´язки та зміст роботи заступника директора школи з навчально-виховної роботи // Завуч. — 1999. -. №7.
39. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посіб. — К.: Либідь, 2000.
40. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1996.
41. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 2002.
42. Палеха Ю. Организация современной деловой коммуникации.
43. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посіб.: У 2 ч. — Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). — 3-тє вид., допов. — К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.
44. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посіб.: У 2 ч. — Ч. 2. Організація кадрового діловодства. — 3-тє вид., допов. — К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.
45. Пашутинський Є. К. Діловодство кадрової служби. — К.: Вид-воКНТ, 2004.
46. Погиба Л. Г., Грибінченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів: Практикум. — К.: Либідь, 2002.
47. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-ге вид., випр. — Х.: Фактор, 2007.
48. Рожелюк В.М. Основи документування на підприємствах. – Економіка АПК. – 2005. — №9. – С. 87.
49. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТТК “Персонал”, 1996.
50. Слободянюк Н. Ю. Діловодство та управлінська документація: Навч. посіб. — Вінниця: Вид-во ВНТУ, 2004.
51. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанційного навчання / І. М. Ломачинаська , С. А. Лоскутова; За наук. ред. Т. Г. Горбаченко: У 2 ч. — К.: Ун-т “Україна”, 2006. — Ч. 2.
52. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. — К.: Довіра, 2003.
53. Фионова Л. О. Современные технологи ДОУ – путь к повышению эффективности управления /Деловодство.-2006.-№1.-С.16-19.
54. Хоменко М. Ф., Грабар О. Д. Посібник з діловодства. — К.: Ґенеза, 2003.
55. Шевчук СВ. Українське ділове мовлення. — К.: Вища школа, 1998.