Організація сучасного діловодства

1.Історія виникнення діловодства (справочинства)

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з'ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.

Необхідність у складанні документів виникає з появою писемності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

Вже у V сторіччі до нашої ери давньоримський плебс вимагав введення чітких «писаних» законів. Складення зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж видавалися закони, від справочинця вимагалась абсолютна точність формулювань та досконале знання форми, інакше документ не набував юридичної сили.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації. Так, давньогрецький філософ Епікур висловив в листах свою філософську доктрину. Дійшли до нас листи давньоримських державних діячів Цицерона й Олінія. В посланні індійського царя Іоанна до грецького царя Мануїла, яке за хрестових походів було відоме як розповідь про індійське царство, описується могутня та багата азійська держава, котра повинна прийти на допомогу християнській Європі.

2. Особливості документування в Київській Русі

За створення давньоруської держави справочинство стало необхідним для письмових зносин з іноземними державами, укладення угод тощо. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі охороняли пильніше, ніж коштовності.

Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших договорів Русі з іншими країнами зберігалося у Михайлівському приділі Софійського собору. Вчені припускають, що саме тут знаходилися й документи доволодимирського періоду.

Одним з найвідоміших сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем з міста Любича на Чернігівщині преподобним Антонієм за правління Ярослава Мудрого.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам'яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них — найдавніші рукописні книги «Остромирово Євангеліє» 1056 — 1057 рр. та «Ізборнік Святослава» 1073 і 1076 рр., твори оригінальної давньоруської літератури «Поученіє к братії» єпископа Луки, «Слово про закон і благодать» митрополита їларіона, «Житіє Бориса і Гліба». Всі вони сьогодні є не тільки пам'ятками писемності та літератури, а й документами минулої доби.

Найдавнішим і найважливішим документом, що зберіг норми звичаєвого права, є «Правда Руськая», або, за прийнятою в науці назвою, «Руська Правда» (термін «правда» тут означає закон). Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII століттям.

3. Актове діловодство: діяльність судів, ведення актових книг

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у XIII сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О.Романовський, актові книги з'явились у другій половині XIV сторіччя. Я.Р.Дашкевич вважає, що, вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких та чесько-моравських центрах як можливих шляхах їх проникнення в Україну.

Все, що відбувалося в судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Проте поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися: декретові, записові і поточні. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій, «рочков», заносились виключно судові протоколи кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні приватноправові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови тощо. Крім того, там містилися королівські жалувані грамоти й привілеї, сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги призначалися для скарг, свідчень і реляцій возних, заяв, протестацій та повідомлень найрізноманітнішого характеру й змісту.

Більшість книг велася за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки — протоколу — за скороченою схемою, без вступних і заключних формул, а потім переписувались у чистовик — індукту. Акти, як правило, вписували у секстерни, тобто зошити, складені з 4 — 6 аркушів паперу. Секстерни за рік зшивалися в актову книгу. Якщо документів збиралося багато, з них формували кілька томів.

4. Колезьке діловодство: робота з документами в колегіях

Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717 — 1718 pp. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року «Генеральний регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.

Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому куті позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались назначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.

Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ — термінові зведення.

Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з'явилася назва «архів».

5. Генеральний регламент 1720 року як основа організації діловодства у XVIII ст.

Історія складення «Генерального регламенту» така. Ще у 1715 р. Петро І направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивчення системи управління та подальшої доповіді про можливість її застосування в Росії. Після вивчення було прийняте рішення взяти за зразок шведські колегії і, враховуючи особливості російського державного устрою, поступово вводити їх у державі. Перший варіант «Генерального регламенту» склав Генріх Фік. Згодом документ зазнав 12 редакцій.

У «Генеральному регламенті» докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та її секретаря. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, — канцеляристи. Частину документів писали за «генеральним формуляром», тобто за обов'язковими формами.

6. Виконавче діловодство: проходження документів у міністерствах

Чергові реформи центрального державного апарату відбулися у 1810- 1812 роках. 1810 року було затверджено вищий державний законодавчий орган- Державну Раду, а 1811 року створені центральні органи державного правління — міністерства з багатоступеневою структурою. Міністерства складались із департаментів, котрі поділялись на відділи, а відділи — на столи.

Керівники структурних підрозділів мали право одержувати і підписувати документи відповідних видів. Зверху вниз надходили документи від царя — маніфести, найвищі накази та рескрипти, від сенату та інших органів — вказівки та розпорядження. Місцеві губернські влади розсилали вказівки, міністри та керівники підрозділів — циркуляри та накази. Всі ці державні і місцеві управлінські структури були поширені на українські землі, що входили до складу Російської імперії.

Виникла практика створення різноманітних «письмовників», що надалі стало традицією. Треба відзначити, що хоч ці видання й називалися письмовниками, вони вміщували зразки всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи тощо). Достатньо було знайти в письмовнику відповідний зразок та, зробивши заміну прізвища, дати і адреси, переписати наведений документ, щоб скласти новий.

Тимчасовий уряд не встиг внести істотних змін у практику підготовки документів. Лише 15 березня 1917 р. він прийняв постанову «Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів», якою відмінив «титулування та заключні формули ділових листів». Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишався.

7. Становлення сучасного документознавства

Розбудова держави вимагає не лише сучасного рівня економічного прогресу. Вона неможлива без відродження і розвитку культури управління. За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв'язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Одержано чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємництва.

Новим господарським структурам сучасної України, вільної від адміністративно-командної системи, необхідно критично проаналізувати організацію діловодства в минулому, взяти з неї все цінне, обмежитись необхідним мінімумом документів та справ, не роздуваючи їх до непотрібних розмірів; вдосконалити управління.

8. Документ, його роль і місце в державному управлінні

Спільні історичні витоки виникнення службової документації й книги та наявність інших аналогій послужили поштовхом до відродження універсального поняття документ, його подальшого поглиблення й позначення ним широкого кола об'єктів наукового вивчення й практичної діяльності.

Отже, поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття "документ" широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

9. Нормативно-методична база діловодства в Українській РСР

Діловодство 1920-х років характеризувалося впровадженням українського ділового мовлення (але з початку 1930-х років вже спостерігався поступовий відхід від використання української мови у діловодстві), виданням низки навчальних та практичних посібників з діловодства, розробленням архівістами принципів експертизи цінностей документів і здійснення її безпосередньо в установах під контролем представників архіву.

З середини 1930-х років роботу щодо раціоналізації діловодних процесів було передано галузевим відомствам, які розробляли інструкції та правила роботи з документацією для підвідомчих установ. Відсутність централізованого керування діловодством, порушення зв’язків діловодства та архівної справи, припинення розвідок з розроблення раціональних способів організації діловодства призвели до зниження культури праці у цій сфері практичної діяльності. У спеціальних публікаціях тих часів починають порушуватися питання щодо посилення ролі архівів у нормативному та методичному забезпеченні організації діловодства.

1950-1960-ті роки позначені реалізацією низки заходів у загальносоюзному масштабі щодо підвищення рівня культури діловодства: контроль та методичне забезпечення організації діловодства покладається на державні архівні установи, які починають видавати примірні номенклатури справ, інструкції з діловодства для всіх установ; в архівній періодиці (зокрема, республіканському журналі “Архіви України”) дедалі більше уваги приділяється матеріалам, присвяченим культурі діловодства; поступово виокремлюється вузівська спеціальність організатора державного діловодства (у єдиному на весь СРСР профільному вищому навчальному закладі – Московському історико-архівному інституті), започатковано підготовку секретарів-діловодів на базі середніх спеціальних навчальних закладів, створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи як головну наукову установу, що почав планово здійснювати дослідження з організації діловодства.

1970-1980-ті роки характеризуються розробленням та впровадженням в установах України Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), спробами застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів, виданням класифікаторів інформації та документації, державних стандартів, спрямованих на уніфікацію діловодної термінології, процесів створення управлінських документів та роботи з машиночитаними документами. Реалізація положень ЄДСД, впровадження державних стандартів та класифікаторів документації, методичних розробок сприяла підвищенню рівня культури діловодства.

10. Уніфіковані системи документації: мета створення, склад, тех-нологія впровадження

Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Створення уніфікованих систем документації- один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, — загальнодержавних, галузевих та ін.

На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів".

11. Стандартизація діловодства: історія та сучасний стан

Стандарт — документ, що встановлює для загального і багаторазового застосування правила, загальні принципи або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, з метою досягнення оптимального ступеня впорядкованості у певній галузі, розроблений у встановленому порядку на основі консенсусу.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких,інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації,серед яких-традиційна,графічна,електронна. Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів,тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа,включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів.

Стандартизація діловодства на практиці сприяє чіткості організаційно-управлінської роботи й підвищує ефективність виконання управлінських рішень у кожному окремо взятому випадку. І тому, раціоналізація документообігу є одним із важливих критеріїв успішного функціонування підприємства.

12. Трафаретизація управлінських документів

При складання текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи. Формалізований підхід є наслідком уніфікації, прямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді. Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів:типізація і трафаретизація. В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних випадках документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні ,а змінна –у процесі складання конкретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднується,що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість,виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

13. Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності

Документаційне забезпечення є процес передачі і переробки інформації у формі документів, необхідної для ефективного функціонування даного органу. Документується його управлінська (організаційно-розпорядча), профілактична, оперативно-розшукова, адміністративна, кримінально-процесуальна, матеріально-технічна та інші види діяльності. Суб'єктами управління рішення, що приймаються, доводяться до виконавців у вигляді наказів, указівок, директив, інструкцій і т. ін. У свою чергу, виконавці, суб’єкти управління) інформують вищестоящі інстанції за допомогою довідок, звітів, доповідних записок та інших документів. Незважаючи на заходи, що здійснюються для скорочення паперових потоків, регламентації цього процесу, число документів зменшується дуже повільно. Тому вдосконалення документаційного забезпечення лишається вельми актуальною проблемою, її розв'язання потребує проведення спеціальних заходів: розробки та впровадження нормативів документаційного забезпечення, правил уніфікації й стандартизації документів.

14. Основні поняття діловодства

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

15. Особливості організації служби діловодства в організації (на підприємстві, в установі)

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Відповідно служба діловодства робить:

— розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

— організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

— організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

— організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

— здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

— контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;

— здійснює приймання. Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

— реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

— удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;

— здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

— організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

— впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

— завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

16. Обов'язки посадових осіб щодо організації та ведення кореспонденції і діловодства

Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою – канцелярією. В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи.

В ЄДСД міститься Типове положення про канцелярію, в якому визначаються основні завдання і функції канцелярії, права і обов’язки працівників.

Основні функції канцелярії установи:

· прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;

· оформлення і відправка вихідних документів;

· стенографування і друкування документів;

· контроль за виконанням документів;

· формування справ і здача їх в архів;

· зберігання і забезпечення використання документів;

· методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;

· підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

· контроль за веденням операцій з документами.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

17. Функції керівника служби діловодства

Він зобов’язаний:

– вживати заходів для скорочення документообігу в установі;

– забезпечувати регулярний контроль за роботою служби діловодства та усунення виявлених недоліків у роботі з документами;

– всебічно сприяти вдосконаленню організації діловодного забезпечення управлінської діяльності, вживати необхідних заходів для оснащення діловодної служби сучасним технічним обладнанням;

– забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби;

– здійснювати контроль за дотриманням встановлених вимог щодо складання та оформлення службових документів.

18. Правила оформлення документів

Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит — це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

19. Формуляр документа, його основні реквізити

Формуляр зразок — єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах: 1) державний герб; 2) емблема організації чи підприємства; 3) зображення державних нагород; 4) код установи, організації, підприємства; 5) код форми документа; 6) назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника); 7) повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа; 8) назва структурного підрозділу; 9) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; 10) назва виду документа; 11) дата; 12) індекс; 13) посилання на індекс та дату вхідного документа; 14) місце складання або видання; 15) гриф обмеження доступу до документа; 16) адресат; 17) гриф затвердження; 18) резолюція; 19) заголовок до тексту; 20) відмітка про контроль; 21) текст; 22) відмітка про наявність додатка 23) підпис; 24) гриф узгодження, 25) візи; 26) печатка; 27) відмітка про засвідчення копій; 28) прізвище виконавця та номер його телефону; 29) відмітка про виконання документа й направлення його до справи; 30) відмітка про перенесення відомостей на машинний носій; 31) відмітка про надходження.

20. Реквізит-адресування та способи його написання

Реквізити 1-9 стосуються автора документа таж званого адресанта.

1. Державний герб. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління.

2. Емблема організації або підприємства — найчастіше використовується товарний знак (знак обслуговування). Наприклад, охорони здоров'я, торгово-промислова палата (чаша з крилами Меркурія), підприємства — постачальники (товарні знаки).

3. Зображення державних нагород (Московське торговельне об'єднання "Дитячій світ", Вінницький універмаг).

4. Код підприємства, установи або організації за класифікатором підприємства та організації — верхній правий кут

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації — нижче коду організації, верхній правий кут.

6. Назва вищої організації або засновника.

7. Повна назва автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

Це реквізити, які визначають авторство документа. Мають бути позначені в документі у повній відповідності до правових актів: статутів або положень про підприємство.

Під час оформлення цих реквізитів слід пам'ятати, що символічні назви підприємств пишуться в лапках ("Дитячій світ", кооператив "Меркурій")

21. Датування документів, особливості проставляння дати на документі

Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата з пошуковою ознакою використовується при посиленні на цей документ разом з індексом. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять: число, місяць, рік. Най раціональніше написання трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначаються двома цифрами. Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль.

22. Правила оформлення відміток про погодження проекту документа

Віза Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:

— особистого підпису особи,що візує;

— дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище).

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.

23. Засвідчення документа: правила оформлення реквізитів

Основні способи засвідчення документа — підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа — керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства. Підпис — обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису /обидва ініціали і прізвище/. Ініціали проставляють попереду прізвища. Розшифровка підпису не береться в дужки.

24. Способи затвердження документів

Затвердження — особливий спосіб засвідчення документа. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним законодавством).

Затверджуються, як правило, такі види документів: положення (про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів тощо.

Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщається у правому верхньому куті документа.

25. Додатки до документа, способи їх оформлення

Є два способи оформлення додатків:

1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на S арк. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

26. Реквізит-резолюція як один з видів оформлення управлінського рішення

Реквізит "резолюція" містить конкретні вказівки керівника підприємства або організації зі строками їхнього виконання й відповідального за виконання посадової особи. Резолюцію накладають, а не пишуть. Це є офіційно вживаний термін, що характеризує її сутність, що полягає відносно посади й документа. Елементи "резолюції":

· прізвище виконавця, посада;

· конкретні вказівки;

· строк виконання;

· підпис керівника;

· дата накладення резолюції.

Правила оформлення реквізиту "резолюція":

· Резолюція пишеться від руки;

· Резолюція розташовується між адресатом і текстом.

27.Порядок проходження документів: надходження, контроль виконання, перенесення інформації, копіювання

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження /31/, про контроль /20/, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп — відмітка про надходження. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля /реєстраційного штампа/.

Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення.

Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

28. Вимоги до оформлення тексту документів

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею. Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно повноцінним і досить коротким.

Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка від межі лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між літерами в межах одного слова.

Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу. Виділення тексту в документі звертає увагу читача на ту інформацію, яка може, на думку автора, нести смислове навантаження. Окрім того, виділення тексту або його частини має і естетичне значення.

29. Види та особливості оформлення бланків документів

В установах та на підприємствах документа складаються на бланках.

Бланк — це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів, наказів.

Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру пращ управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.

Якщо документ — обличчя установи, то бланк — її візитна картка.

Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст.

Кожне підприємство повинно розробити та застосувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів.

Виготовлення бланків доцільне в тому вигадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік.

Невеликі підприємства, в яких кількість вихідних документів менша 200 на рік, при оформленні документів можуть використовувати замість друкарського бланка кутовий гумовий штемпелі, у відбитку містяться ті ж реквізити. Державні стандарти передбачають і кутове, і повздовжнє розміщення реквізитів. Група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.

Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Кількість документів з цим реквізитом становить 85 % усіх організаційно-розпорядчих документів.

Кутовий варіант бланка особливо зручний дня документів, які підлягають затвердженню /акти, інструкції/, тому що гриф затвердження, розміщується у правій верхній частині документа.

Бланки документів виготовляють на білому папері однією фарбою, переважно чорною.

30. Система організаційно-розпорядчої документації: різновиди документів та їх призначення

Основою документаційного забезпечення діяльності менеджера є організаційно-розпорядчі документи, які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони складають одну з підсистем управлінської документації.

Організаційно-розпорядча документація грає важливу роль у діяльності підприємств. За допомогою неї документуються такі важливі питання, як: визначення функцій і прав підприємства в цілому, його структурних підрозділів; встановлення і зміна структури і штатів підприємства; реорганізація і ліквідація підприємств і їхніх структурних ланок; контроль за підвідомчими об'єктами; організація діловодства; забезпечення апарату управління кадрами; організація процесу управління.

Організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою поділяється на такі групи:

1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їхньої роботи.

2. Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства.

3. Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.).

4. Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. д.).

31. Складання та оформлення організаційних документів

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління. Організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

32. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення

Вказівка — це розпорядчий документ керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється, як правило, у відповідному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирішення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають документи, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції.

33. Особливості підготовки та оформлення довідково-інформаційних документів

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

— докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

— протокольні документи, стенограми, звіти;

— службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки — документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні — (керівнику вищої організації).

Довідка — документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію — керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру — то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

34. Оформлення документів колегіальних органів

Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і хід засідань, нарад, зборів, конференцій тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протокол ведеться під час засідання колегіального органу.

За способом і повнотою запису протоколи поділяються на такі групи:

1. Стислі, у яких фіксуються лише ухвали.

2. Повні, які містять виступи і ухвали.

3. Стенографічні, у яких усі виступи записано дослівно. Реквізитами протоколу є такі:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата, місце проведення зібрання.

6. Склад учасників. Якщо учасників багато, то вказується лише кількість присутніх і додається до протоколу реєстраційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зібрання (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зібрання (голови і секретаря). Питання порядку денного повинні формулюватися в одному відмінку. Найчастіше використовується називний відмінок.

35. Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні

Одним із різновидів писемного ділового мовлення є діловий лист, який на відміну від інших текстів ділової мови може мати окремі індивідуальні авторські риси, але в межах офіційно-ділового стилю. Наприклад, на синтаксичному рівні — це різні за структурою речення. Одна особа використовує прості поширені речення з прямим порядком слів, інша — складні, причому в листах можуть функціонувати різні типи складних речень: складносурядні, складнопідрядні, безсполучникові.

У діловій сфері виділяють різні типи службових листів, в тому числі й листи призначені для спілкування із іноземними партнерами. Необхідно добре знати, як правильно вказати адресу одержувача, як звернутися до адресата, які мовні одиниці й формули використати в контексті. Для успішного прийняття адресатом ділового листа потрібно враховувати чотири принципи:

· привернути увагу того (або тих), кому пишете;

· виходити з його (або їх) інтересів;

· пам'ятати про його (або їх) бажання;

· спонукати його (або їх) до певних дій.

Далі останній реквізит — "Підпис", який складається з назви посади, власне підпису і розшифрування підпису. Назва посади пишеться з великої літери і розташовується ліворуч. Якщо є потреба, під назвою посади вказується науковий ступінь, звання, ранги, категорії тощо. Посередині розмішують підпис, праворуч — розшифрування підпису.

36. Зміст і класифікація документів з особового складу

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність ОДПС із питань обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

До документації з особового складу в органах державної податкової служби належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки (типова форма № П-2), характеристики, накази з особового складу, особові справи, трудові книжки.

При прийнятті на роботу в органи державної податкової служби особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку (форма П-2ДС), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов'язаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів — паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

37. Характеристика документів, які супроводжують прийняття на роботу

Особистими є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника — атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

— адресат;

— відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу — прізвище, ім'я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

— назва виду документа (заява);

— текст;

— перелік додатків (копії документів);

— підпис;

— дата.

38. Документація, яка супроводжує звільнення з роботи, переведення на іншу посаду

Особистими є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника — атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

39. Трудовий договір: особливості укладення та розірвання

Трудовий договір відрізняється від колективного, по-перше, сторонами, що його укладають, порядком укладання, здійсненням контролю за його виконанням, а по-друге — метою і змістом. Необхідно зважати й на те, що трудовий договір регулює трудові відносини окремого працівника і власника (уповноваженого ним органу), тобто має більш локальний (обмежений) характер, тоді як колективний договір регулює не лише трудові, а й інші правовідносини, тісно пов'язані з трудовими, себто має ширшу дію.

Від звичайного трудового договору контракт відрізняється тим, що сфера його застосування прямо визначена законодавством України; він завжди має строковий характер; у контракті можуть встановлюватися додаткові підстави для його розірвання; він завжди укладається в письмовій формі. Контракт регулює не тільки трудові, а й тісно пов'язані з ними інші суспільні відносини.

40. Характеристика контрактної форми наймання працівників

Контрактна система наймання працівників дозволяє роботодавцеві оптимізувати чисельність і якісний склад персоналу, заохочувати висококваліфікованих працівників. Однак, попри поширеність цієї системи, нерідко помилки, допущені роботодавцем при укладенні або зміні контракту, призводять до цілком протилежного результату. Автор статті розглядає суттєві особливості контрактної форми трудового договору, які потрібно враховувати на етапі укладання, зміни та розірвання контракту.

41. Трудова угода: особливості укладення та розірвання

Зміст контракту, як і будь-якого трудового договору, характеризується сукупністю всіх умов, що встановлюють обсяг достатніх для здійснення трудових правовідносин прав і обов'язків його сторін.

Певні умови контракту визначені чинним законодавством. До умов, визначених законодавством, відносять ті, які поширюються на працівника у зв'язку з прийняттям його на певну роботу. Ці умови не можуть змінюватися за угодою сторін (якщо інше не передбачено законом), у деяких випадках вони можуть бути лише конкретизовані у встановлених законодавством межах.

Інші умови контракту встановлюються за угодою сторін. Зазначимо, що згідно зі статтею 9 КЗпП трудовий контракт не може містити умови, що погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, такі умови вважатимуться недійсними. Умови контракту, що встановлюються за угодою сторін, своєю чергою поділяються на обов'язкові й додаткові.

Обов'язкові (необхідні, істотні) умови – це умови, за відсутності яких контракт не може вважатися укладеним і не можуть виникнути реальні трудові правовідносини. До них належать умови, що стосуються:

1) місця роботи. Місцем роботи вважається розміщене в певній місцевості конкретне підприємство. Умова про місце роботи часто уточнюється шляхом зазначення конкретної частини або філії підприємства, де буде здійснюватися трудова діяльність працівника.

42. Особливості підготовки та видання наказів з особового складу

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі:

1) назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

2) назва виду документа;

3) назва місця видання наказу;

4) номер;

5) дата підписання;

6) короткий зміст наказу (заголовок);

7) текст наказу;

8) підстава для складання;

9) підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначку про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб,-з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази з особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

43. Особливості заповнення, зберігання та видачі трудових книжок працівникам

Трудова книжка – це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди заохочування кожного працівника.

Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує “Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (на ділі підприємств) у всіх форм власності, які попрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласнками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої освітньої роботи.

· трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.

· влаштовуючись на роботу, особа зобов’язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

У трудову книжку вносять такі відомості:

· про працівника – його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

· про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

· про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;

· про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Внесення відомостей у разі звільнення.

Запис про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв’язку з прогулом, п.У ст. 40 КЗпП України”.

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 – дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: “Звільнено за скороченням штатів, п 1 ст. 40 КЗпП України”; у графі 4 – підстава – наказ (розпорядження), його дата і номер.

44. Характеристика особистих офіційних документів

До особистих офіційних документів відносять: заяву та доручення, пропозицію, скарги громадян, автобіографії, розписки, заповіт тощо.

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

— автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

— автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Заява — це документ, що містить прохання або пропозицію. Заява може адресуватися установі чи посадовій особі. При складанні заяви необхідно дотримуватися такої форми: • прізвище, ім'я, по батькові і посада особи чи назва організації, яким адресується заява; • прізвище, ім'я, по батькові, посада, адреса заявника; • назва виду документа (Заява); • виклад прохання, пропозиції тощо; • перелік документів, що додаються до заяви; • дата; • підпис.

45. Особливості централізованої та децентралізованої організації діловодства

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв'язання питань (на основі колегіальності або єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу і визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована система передбачає, що всі документи – вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом 100 тис. документів і більше, а також в тих, де є територіальне уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

Змішана система передбачає, що важливіша внутрішня документація та переписка керівництва реєструється в канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

В органах внутрішніх справ використовуються всі три системи діловодства: централізована (невеликі міськрайліпоргапи), децентралізована (великі міськрайліноргаиі і такі, що мають у своій структурі міські, селищні та лінійні відділи-ві/іділеііпя міліції), змішана (МВС, УМВС, УМВСТ).

46. Види робіт з документами та особливості їх здійснення для різних груп документів

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому. Основними вимогами до раціональної організації документообігу на підприємстві є: прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача; виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця; додержання принципу паралельності — в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

47. Основні види документопотоків в організації

Документопотік – це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтнсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу. Насамперед схеми документопотоків мають бути максимально простими, виключати зворотно-поступальний рух документів, проходження ними інстанцій, що не обумовлені практичною потребою. В принциповій схемі документообігу, котра є підсумковим документом оргпроектування, вказуються не тільки пункти прийому документів, що надходять, їх проміжного та архівного зберігання, але й характер, граничний час обробки та передачі документів виконавцям.

48. Характеристика організації процесу руху документів та етапів їх проходження

Документообіг — рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання. Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю. Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час.

49. Особливості обробки та реєстрації вихідних документів

Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії:

– складання проекту документа і його виготовлення;

– погодження проекту документа, візування;

– підписання, а в окремих випадках і затвердження;

– реєстрація;

– відправлення.

Складання проекту документа і його виготовлення – це написання рукописного проекту документа і друкування його на бланку установи або чистому аркуші паперу відповідного формату. Рукопис складається безпосереднім виконавцем, якому доручено підготувати необхідний документ.

Вимоги до тексту, правила погодження і засвідчення документів викладені у попередніх розділах.

Підготовлений і погоджений проект вихідного документа (найчастіше це лист) передається на підпис керівнику. Перед цим виконавець повинен переконатись у правильності тексту, перевірити наявність необхідних додатків і правильність їх оформлення, наявність віз на копії вихідного документа, зауважень і пропозицій (якщо такі були) та інших матеріалів, на основі яких готувався проект документа.

Якщо передається на підпис проект листа-відповіді, то одночасно передається і лист-запит.

Вихідні документи підписуються посадовими особами органів державної податкової служби відповідно до їх компетенції. Зокрема, документи, які направляються до органів вищого рівня, а також з важливих питань діяльності установи, підписуються керівником, а в разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його функції. Інші документи можуть підписуватися заступниками керівника чи керівниками структурних підрозділів відповідно до розподілу функцій і в межах визначення їх прав.

Після підписання вихідні документи передаються на реєстрацію і відправлення у діловодну службу.

Діловодна служба під час приймання документів на реєстрацію і відправлення повинна перевірити:

– правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

– правильність зазначення адреси одержувача;

– наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках на ньому;

– наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

– наявність на документі відмітки про додатки;

– відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.

50.Номенклатура справ: особливості формування

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві ОДПС, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Є три види номенклатур справ: типова, взірцева та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Взірцева номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та взірцева номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретних номенклатур справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи.

51. Процес роботи з вхідними документами

Приймання і первинна обробка вхідних документів

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається централізовано діловодною службою.

Телеграми і термінова кореспонденція у вихідні та святкові дні, а також після закінчення робочого дня приймається відповідальним черговим працівником, який наступного робочого дня повинен передати отриману кореспонденцію до діловодної служби, а при необхідності термінового вирішення окремих питань – поінформувати телефоном керівництво установи.

У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям.

При розкритті конвертів працівники діловодної служби перевіряють правильність доставки кореспонденції, цілісність упаковки, відповідність номерів на конвертах і документах, наявність документів у них. У разі відсутності документа або додатків до нього, пошкодженні окремих документів або невідповідності номера документа номеру на конверті складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий залишається у діловодній службі.

При відсутності або ушкодженні частини документа про це робиться позначка на документі (внизу першого аркуша), а також оформляється відповідний акт. Повертаються документи адресату лише тоді, коли не можна розпочати роботу щодо виконання документа.

Неправильно адресовані або помилково вкладені документи передаються за призначенням або повертаються відправникові.

Конверти від листів зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження дати відправлення або одержання документа (на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, касаційні скарги, листи громадян), якщо на документі взагалі відсутня дата або якщо адресу відправника можна встановити лише за допомогою конверта.

Документи, які складаються із двох і більше аркушів, скріплюються за допомогою канцелярських скріпок або зшиваються.

Попередній розгляд вхідної кореспонденції

Вся вхідна кореспонденція підлягає обов’язковому попередньому розгляду, який здійснює керівник діловодної служби або інша особа згідно з розподілом обов’язків між працівниками.

Метою такого розгляду є визначення необхідності їх реєстрації, розподіл на групи документів, які обов’язково повинні розглядатися керівництвом, і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам. Керівництву передаються документи органів, а також найважливіші документи вищого рівня, які містять інформацію з принципових питань діяльності. Інші документи передаються після реєстрації у структурні підрозділи.

Реєстрація документів – це фіксування факту одержання документа шляхом проставлення на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних даних про документ у відповідних реєстраційних формах (журналах, картках).

Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документа.

Вхідні документи після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву відповідного органу державної податкової служби або до структурних підрозділів.

Розгляд вхідної кореспонденції повинен здійснюватися невідкладно. У разі тимчасової відсутності керівника або його заступника (відпустка, відрядження тощо), вхідна кореспонденція передається на розгляд особі, яка тимчасово виконує обов’язки відсутнього працівника відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Керівник установи, його заступники, керівники структурних підрозділів, розглянувши документ, оформляють на ньому резолюцію. У ній вказується, кому направляється документ на виконання (прізвище виконавця); зміст доручення; термін виконання (якщо він не називається в самому документі); підпис керівника; дата.

Якщо виконання доручається декільком виконавцям, прізвище відповідального виконавця вказується першим.

Резолюція повинна бути короткою. Її слід писати на самому документі (крім законів, указів, постанов, розпоряджень вищих органів державної влади і управління, а також документів, які підлягають поверненню).

Документи з резолюціями керівництва повертаються в діловодну службу, де зміст доручень щодо виконанню кожного документа (резолюція) переноситься до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Одночасно до документів, поставлених на контроль, оформляються два примірники контрольних карток.

Документи з одним примірником контрольної картки передаються на виконання. Якщо в резолюції зазначено два і більше виконавці, діловодна служба передає оригінал документа з контрольною карткою першому виконавцю, а копії документів направляються решті.

52. Організація контролю за виконанням документів

Завдання контролю — забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

· постановку документів на контроль, формування картотеки

· контрольованих документів;

· перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

· попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

· облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

· інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);

· зняття документів з контролю;

· формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.

РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, накази, рішення).

В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів.

53. Особливості правової охорони документів

Статут підприємства – це основний документ, в якому обов’язково повинно бути зафіксовано положення про те, що підприємство має право на комерційну таємницю та організацію її захисту. В статуті повинно бути встановлено, хто визначає порядок захисту комерційної таємниці. Зафіксовані в Статуті положення надають підприємству можливість вимагати захисту його інтересів у державного та судового органу, включати вимоги про захист комерційної таємниці у всі види угод, домагатися відшкодування заподіяної шкоди у випадку викрадення комерційної таємниці, видавати нормативні документи що стосуються питань охорони комерційної таємниці, створювати структурні підрозділи для захисту своєї комерційної таємниці.

54. Процес охорони документів, які містять державну та комерційну таємниці

Умовно виділяють два види охорони інформації, що використовуються в підприємницькій діяльності, тобто два види інформаційної безпеки: пасивну й активну. Пасивна охорона характеризується тим, що власник інформації надає їй режим відкритості, доступності для всіх зацікавлених осіб, але ці особи не можуть використовувати її в комерційних цілях. Саме власникові належить виключне право дозволяти кому-небудь використовувати цю інформацію. Використання сучасних засобів захисту комерційної таємниці. Комерційна таємниця підприємства виконує важливу функцію у забезпеченні конкурентноздатності товарів і послуг. Тому власник безумовно має право на захист інформації від неправомірного використання. Але, не зважаючи на високу значимість цього об’єкта інтелектуальної власності, його правова охорона відсутня.

Відповідно до Закону України «Про державну таємницю» від 21.01.1994 р. (в редакції від 21.09.1999 р.) державна таємниця — вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки , науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані державною таємницею і підлягають охороні державою.

Відомості, пов'язані з виробництвом, технологією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю суб'єкта господарювання, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди інтересам суб'єкта господарювання, можуть бути визнані його комерційною таємницею (ст. 36 Господарського кодексу України). Комерційна таємниця — це інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових невідома та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв'язку з чим має комерційну цінність та була предметом адекватних існу-ючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію (ст. 505 Цивільного кодексу України).

55. Тенденції розвитку інформаційних технологій

Сьогодні інформаційні технології почали активно впливати на повсякденну діяльність будь-якої організації і стали невід’ємною складовою частиною інформаційної інфраструктури цієї організації.

Матеріальною основою сучасних інформаційних технологій є три основних технічні досягнення:

· поява нового середовища нагромадження інформації на фізичних носіях (магнітні стрічки, мікрофільми, магнітні та оптичні диски, напівпровідникові пристрої, тощо);

· розвиток засобів зв’язку, що забезпечують доставку інформації практично в будь-яку точку земної кулі без обмежень в часі та просторі, та масове охоплення населення засобами зв’язку (радіо, телебачення, мережі передачі даних, супутниковий зв’язок, телефонна мережа);

· можливість автоматизованої обробки даних за допомогою комп’ютера згідно заданого алгоритму.

Особливе місце в організації нових інформаційних технологій займає комп’ютер, який створює широкі можливості для нагромадження необхідної інформації (запис в пам’ять рефератів книг, статей, доповідей, результатів досліджень), забезпечення аналітичної обробки великих масивів даних, пересилання інформації та її збереження в електронному вигляді, тощо.

56. Застосування Інтернет-технологій для автоматизації документообігу

Електронний документообіг — високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування.

Електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки, заторкнувши майже всі основні сторони діяльності, впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності органу влади. Причому збої в роботі виникнуть не тільки в органі влади, який автоматизується, але і як наслідок — у нижчестоящих. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, яких це торкається, до якісно нових технологій.

Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

· засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

· засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

· автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

· психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

· служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

57. Звернення громадян: характеристика різновидів і вимоги до оформлення

Звернення громадян — це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Листи з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) та скаргами (надалі — звернення) громадян реєструються канцелярією за встановленою формою і після реєстрації направляються на розгляд керівництву згідно з розподілом обов'язків. Відповідно до статті 5 Закону України “Про звернення громадян” у зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Забороняється направляти листи зі скаргами на розгляд тій посадовій особі, дії якої оскаржуються.

Начальники структурних підрозділів, яким направлені звернення громадян на розгляд згідно з резолюцією керівництва, зобов’язані особисто розглянути і вжити необхідних заходів для вчасного вирішення поставлених питань.

Розгляд звернення вважається завершеним лише після повідомлення автора про прийняте рішення.

Відповіді на звернення громадян, які надійшли до організацій разом із дорученням від вищих органів, подаються на підпис керівництву після візи начальника структурного підрозділу, що здійснював розгляд.

Звернення громадян, які підлягають розгляду іншими організаціями, відомствами, направляються виконавцем протягом п'яти днів у ці установи із супровідним листом, про що повідомляється автору листа.

Контроль за вчасним розглядом звернень громадян здійснюють спеціалісти та діловоди відповідних структурних підрозділів.

58. Терміни розгляду і відповідальність за порушення термінів розгляду звернень громадян

Відповідно до статті 20 Закону України "Про звернення громадян" звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

59. Організація роботи зі зверненнями громадян

Порядок розгляду звернень громадян здійснюється згідно із Законом України "Про звернення громадян" від 2 жовтня 1996 року № 393/9"6-ВР та Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом Міністрів України.

Відповідно до ст. 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов'язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Статтею 19 Закону України „Про звернення громадян” визначено, зокрема, у разі необхідності та за наявності можливостей розгляд звернень громадян покладається на посадову особу чи підрозділ службового апарату, спеціально уповноважені здійснювати цю роботу. Таким підрозділом у Секретаріаті Кабінету Міністрів України є Управління у зв’язках з громадськістю.

60. Реєстрація звернень до державних органів управління

Реєстрація звернень громадян та їх облік здійснюється за допомогою журнальної форми реєстрації, а за наявності відповідного технічного обладнання – комп’ютерної. Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348.