Підготовка та оформлення наказів про заохочення і стягнення
- Документознавство, діловодство -Вступ.
1.Особливості складання наказів.
2. Основні етапи підготовки та оформлення наказів про заохочення і стягнення.
Висновки.
Список використаної літератури.
Вступ
Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».
Реквізити наказу такі:
1) назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;
2) назва виду документа;
3) назва місця видання наказу;
4) номер;
5) дата підписання;
6) короткий зміст наказу (заголовок);
7) текст наказу;
8) підстава для складання;
9) підпис керівника підприємства (установи).
Наказ повинен також мати позначку про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, -з якими погоджено проект наказу.
Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.
1. Особливості складання наказів
Наказ — це форма розпорядчого впливу на хід подій в процесі управління організацією на правах єдиноначальності. Це письмова вимога керівника до підлеглих виконати визначене завдання.
Накази видають тільки керівники лінійних служб (директор, начальник).
Наказ — це найбільш важливий нормативний документ організації, який видається першим керівником для рішення будь-яких завдань з питань основної діяльності і особового складу (персоналу).
Накази з питань основної діяльності (виробництва, планування, фінансування, звітності, постачання, реалізації продукції та ін.) готуються спеціалістами організації за дорученням керівника. Підготовка наказу містить такі етапи:
· вивчення сутності питання і збір необхідних даних;
· підготовка проекту наказу;
· узгодження проекту;
· підписання керівником організації.
Наказ оформляється на бланку організації і повинен мати такі реквізити:
1) назва документа (наказ);
2) дата та індекс (номер);
3) місце видання або складання;
4) заголовок до тексту;
5) текст;
6) підпис керівника;
7) відмітка про погодження.
Датою наказу є дата його підписання керівником. Нумерація наказів здійснюється з січня по грудень у межах року (№ 1, № 2 таін.).
Накази з питань основної діяльності нумеруються окремо від наказів про особовий склад (персонал) організації.
Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на запитання "Про що?", наприклад "Про підготовку матеріально-технічної бази організації до роботи у зимовий період", "Про зміну графіка роботи" та ін.
Накази з питань основної діяльності видаються на виконання:
1) вказівок вищих органів управління;
2) за ініціативою керівника організації як виробнича необхідність;
3) за ініціативою структурних підрозділів організації (необхідність видання наказу міститься у доповідній записці) [2, c. 85-86].
У наказах, що видаються на основі розпорядчих документів вищих органів, доводиться до відома підлеглих підрозділів вказівки вищих органів, конкретизується їх виконання в умовах діяльності організації, визначаються виконавці, методи і строки виконання.
Текст наказу складається із двох частин:
· констатаційної;
· розпорядчої.
У першій викладаються факти і міркування, що стали причиною видання наказу, а у другій перелічуються дії, запропоновані до виконання.
Якщо наказ видається на основі письмових вказівок вищих органів (постанови, наказу, інструктивного листа), то в констатаційній частині наказу вказується назва виду цього документа, його номер, дата і заголовок.
Констатаційну частину наказу не пишуть, якщо причина видання наказу відома і не потребує пояснення.
Якщо у констатаційній частині наказу необхідно підкреслити роль конкретної особи, використовують активну форму:
Маркетолог Дрозд А.Б. не забезпечив своєчасне вивчення кон´юнктури ринку… або своїми професійними та умілими діями чергового електрика Попова И.П. було недопущено вихід із ладу…
Якщо ж факт має більше значення, ніж роль конкретної особи, або йому надається узагальнююче значення, використовують пасивну форму:
послаблено контроль за витратами коштів…; не забезпечується завчасний ремонт…; виявлені порушення правил моралі…
Текст розпорядчої частини має наказовий виклад і починається словом
НАКАЗУЮ:
що друкується великими літерами в окремому рядку і відокремлюються від наступного тексту трьома міжстрочними інтервалами.
Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний пункт починається з визначення виконавця, що передається дієсловом неозначеної форми (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахувати і т.п.), а потім вказується приписні дії (що зробити) і строки виконання (хто, що і коли повинен зробити).
Дії однорідного характеру треба об´єднувати в одному пункті: …Менеджеру Коваль В.М. забезпечити відвантаження продукції концерну "Славутич" до 01.06.01.
Виконавцями можуть бути структурні підрозділи, а посадова особа зазначається за умови, якщо наказ стосується конкретної особи. Виконавець записується у давальному відмінку (прізвище, посада, найменування структурного підрозділу).
Строки виконання дій можуть бути для всіх виконавців однакові, або конкретизовані для кожного окремо.
Наприклад: комерційному відділу завершити розгляд замовлень до 1.08.01 p.; відділу економіки до 10.08.01 p.; транспортному відділу до 15.08.01. p.;
Строк виконання пунктів 1, 3, 6 цього наказу до 1.09.01 p.; пунктів 2, 4,6,7. — 10.09.01р.
Строк виконання цього наказу — 1.10.01 р.
В останньому пункті розпорядчої частини вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням наказу. Цей пункт записується таким чином: "Контроль за виконанням наказу покладається на…" (повне найменування посади і прізвища у знахідному відмінку).
При необхідності окремим пунктом в кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом відміняються, змінюються або доповнюються [7, c. 56-58].
Накази про особовий склад мають в частині оформлення деякі відмінності від наказів з питань основної діяльності.
Текст заголовка такого наказу формулюється так: про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про звільнення, про надання відпустки, про нагородження, про дисциплінарне стягнення тощо.
У таких наказах констатаційна частина може бути відсутня. Розпорядча частина обов´язково поділяється на пункти (при потребі). Кожний пункт наказу рекомендується починаєти дієсловом, що означає дію:
ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ тощо (пишеться великими літерами від нульової позиції).
Нижче, з абзацу, великими літерами пишеться прізвище і малими літерами ім´я та по батькові особи, щодо якої видається наказ, її посада, структурний підрозділ, куди вона призначається, з посиланням на відповідні статті Кодексу законів про працю України тощо.
Виклад змісту таких наказів повинен бути уніфікованим.
Для підготовки наказів використовується бланк встановленого зразка. На зворотному боці останнього аркуша документа зазначається розробник документа і з ким його погоджено.
Наприклад: СМІРНОВА Петра Івановича, старшого економіста планово-економічного відділу, призначити на посаду завідувача сектором цього відділу з 15.10.01 р. з окладом відповідно штатному розкладу.
Підстава: доповідна записка начальника відділу Федорова Ю. П.
При наявності декількох осіб, на яких розповсюджується дія, відповідний пункт наказу можна починати з вказівки цієї дії:
ПРИЗНАЧИТИ: АЛЬОШИНАТ.Ю., кандидата економічних наук, вибраного за конкурсом на посаду старшого наукового співробітника відділу економіки, старшим науковим співробітником цього відділу з I5.l0.0lp.
Підстава: заява Альошина Т.Ю. та протокол засідання Вченої ради інституту від 02.10.01 р. №18.
БАРАНОВА П.М., техніка відділу прогнозування ринку, на посаду старшого техніка з 15.10.01 р. з окладом відповідно штатного розкладу.
Підстава: доповідна записка завідувача відділом Верченко С. П.
ПЕРЕВЕСТИ: ДЕГТЯРЬ С.І., економіста відділу маркетингу, на посаду економіста фінансового відділу з 15.10.99 р. з окладом відповідно штатному розкладу.
Підстава: заява Дегтярь СІ.
ЗВІЛЬНИТИ: СИДОРОВА А.П., старшого економіста планового відділу з 15.10.01 р. у зв´язку з виходом на пенсію.
Підстава: заява Сидорова А.П. [1, c. 84-86]
Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, та їх прізвища розміщувати у алфавітному порядку (прізвища та ініціали друкувати великими літерами).
Проект наказу при необхідності узгоджують шляхом візування з зацікавленими підрозділами, юрисконсультом, та посадовими особами, яких він стосується, але у всіх випадках його візують виконавець і менеджер структурного підрозділу, який вносить проект наказу або готує його.
З юрисконсультом узгоджують проекти наказів, що засвідчує:
1) необхідність видання наказу даного питання;
2) відповідність проекту наказу законодавчим та нормативним актам уряду України, нормам, положенням, інструкціям державних органів управління та ін.;
3) логічність побудови тексту, вірність редакції, чіткість формулювань та відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам (вимогам КЗпП, суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального захисту, охорони здоров´я, пожежної безпеки та ін.).
Наказ має не тільки адміністративно-правове значення, але виховне, тому його формулювання повинні відзначатись виключною точністю та високою культурою викладання.
Завізований проект наказу передають керівнику, який вносить у нього зміни та доповнення, підписує наказ і ставить дату.
Виконавець, що готує проект наказу, визначає підрозділи і посадових осіб, яким необхідно направити наказ. Список адре сатів можна друкувати на зворотній стороні останнього листа наказу або прикласти у вигляді самостійного документу.
Наказ вступає в силу з часу його підписання, якщо інші строки спеціально не вказані в ньому.
Наказ друкується на бланку формату А4 (див. зразок).
При удосконаленні стилю і методів управлінської діяльності необхідність оформлення деяких управлінських рішень шляхом видання наказів відпадає [11, c. 58-59].
З наказом повинні бути ознайомлені всі названі у ньому особи, які розписуються на одному із екземплярів наказу або спеціальному бланку. Інколи накази доводяться до відома всіх працівників і вивішуються для ознайомлення з їх змістом.
Накази за загальними питаннями і про особовоий склад мають окрему самостійну нумерацію, яка починається з початку календарного року.
ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "ПРОМІНЬ"
НАКАЗ
10.03.02 р. м.Київ №154
Про затвердження інструкції про ведення діловодства
З метою покращення організації діловодства в апараті акціонерного товариства на базі Основних положень єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити і з 1 січня 2002 р. ввести удію "Інструкцію про ведення діловодства в апараті акціонерного товариства "Промінь"
2. Зав. канцелярією Чиж Т.П. організувати інструктивні заняття з працівниками апарату з вивчення та застосування Інструкції. Графік проведення занять надати для затвердження до 15 грудня 2002 р.
3. Контроль за додержанням інструкції у структурних підрозділах покласти на канцелярію.
4. Вважати недійсною інструкцію про ведення діловодства, затверджену наказом від 15.10.1996 р. № 694.
Голова правління (підпис)Деркач П.С.
2. Основні етапи підготовки та оформлення наказів про заохочення і стягнення
Накази з особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.
Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).
До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України).
Заохочення оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП України).
У наказах про заохочення формулювання мотивів заохочень можуть бути найрізноманітнішими залежно від конкретної ситуації, наприклад: «За перевиконання планового завдання», «За тривалу й сумлінну роботу та у зв’язку з 50-річчям від дня народження». До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватися будь-які заохочення, що передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку конкретного трудового колективу. Підставою для видання наказу може бути доповідна записка або подання, що готує, як правило, керівник структурного підрозділу (начальник відділу, цеху тощо) і подає на ім’я керівника організації [3, c. 63-64].
Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення.
Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України).
За кожне порушення трудової дисципліни накладається лише одне дисциплінарне стягнення.
Перед тим як накласти дисциплінарне стягнення, необхідно отримати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення (пояснювальна записка на ім’я керівника організації). Відмова працівника давати пояснення не є перешкодою для застосування стягнення й оформляється актом із зазначенням присутніх при цьому свідків.
На підставі пояснювальної записки працівника керівник структурного підрозділу складає доповідну записку про порушення трудової дисципліни, підписує її та разом з пояснювальною запискою представляє керівнику організації [12, c. 76-77].
Про стягнення повідомляється працівникові під розписку (стаття 149 КЗпП).
Зразок наказу:
ХАРКІВСЬКИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ ІНСТИТУТ
НАКАЗ
18.06.95 №209
ПРИЗНАЧИТИ:
1. Григоренко Наталію Юхимівну на посаду асистента кафедри органічної хімії з 1 липня 1995р., встановити посадовий оклад 120 гривень.
Підстава: заява Н. Ю. Григоренко з візами завідуючого кафедрою органічної хімії і декана природничо-географічного факультету.
ЗВІЛЬНИТИ:
2. Ковальчук Олену Василівну, лаборанта кафедри історії України, з посади з 1 липня 1995 р. у зв 'язку з виходом на пенсію. Підстава: заява О. В. Ковальчук.
НАДАТИ:
3. Олефіренку Ігореві Миколайовичу, доценту кафедри психології, чергову відпустку з 1.07.1995 р. по 28.07.1995 р. на 24 робочі дні, за період роботи.
Підстава: графік відпусток і заява І. М. Олефіренка.
Ректор (підпис) Ф. М. Васильєв
Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:
• номер наказу;
• дата реєстрації;
• короткий зміст;
• ким підписано (прізвище, ініціали);
• кому направлено (оголошено під розписку). У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:
• прийняття на роботу (призначення на посаду);
• переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);
• звільнення з роботи;
• надання відпусток;
• заохочення;
• стягнення [4, c. 96].
Висновки
Отже, накази (розпорядження) про заохочення і стягнення працівників оформляються і видаються на підставі пропорцій, подання керівників відповідних структурних підрозділів, інших посадових осіб. Питання погоджуються в установленому порядку з профспілковим органом.
У порівнянні з наказами з основної діяльності складання й оформлення наказів з особового складу має деякі особливості. Накази з особового складу ведуться окремо і мають власну нумерацію. Констатуюча частина не є обов’язковою. За формою накази повинні бути однаковими, що полегшує їх використання в довідкових цілях. Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно означає дію (наприклад, «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо), і пишуть великими літерами. Після розпорядчого слова, у новому рядку з абзацу великими літерами друкується прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі — ім’я, по батькові й текст наказу.
Формулювання, що застосовуються у тексті наказу, повинні відповідати спеціальним вимогам, зокрема КЗпП, оскільки їх правильність гарантує трудові права працівників.
Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава, на основі якої його складено. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках — відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.
Проект наказу з особового складу в разі необхідності візується посадовими особами установи, яких він стосується, а іноді — юристом. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує наказ, дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.
Список використаної літератури
1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.