Питання діловодства на сторінках журналу "Секретарское дело"

- Документознавство, діловодство -

Arial

-A A A+

Вступ.

Розділ 1. Поняття діловодства та функціональні обов’язки працівників служб діловодства.

1.1. Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції.

2.2. Керування службою діловодства. Основні вимоги та обов’язки керівника служби діловодства.

1.3. Раціональна організація праці персоналу служби діловодства.

Розділ ІІ. Сучасне управлінське документознавство в Україні на сторінках журналу «Секретарское дело».

2.1. Підготовка до складання управлінських документів, їх сучасний стан та розвиток.

2.2. Складання та оформлення ділових документів.

Розділ 3. Перспективи та вдосконалення сучасного діловодства в Україні.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Актуальність теми. Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладено на службу діловодства.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку. Тому синтетичний підхід до зазначеної теми є домінантою здійсненого нами дослідження культури діловодства як комплексного явища, що у кінцевому підсумку сприятиме виробленню цілісного уявлення про неї як про один із основних важелів ефективного державного управління взагалі та керування конкретною установою зокрема.

Низка розвідок присвячена історії діловодства в Україні, однак тільки в деяких з них висвітлено окремі аспекти, пов’язані з витоками та передумовами формування сучасної вітчизняної культури діловодства. Це, зокрема, публікації І.О.Ворончук, Ю.І.Палехи, Н.С.Костинської, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення менеджменту в Україні та проблеми їх удосконалення і гармонізації з міжнародними методиками керування документацією розглянуто у наукових статтях І.Є.Антоненко, Н.І.Гончарової, О.М.Загорецької, С.В.Сельченкової.

Мета дослідження– аналіз передумов формування та комплексна характеристика сутності і складових служби діловодства та обов’язків працівників в сучасних установах України.

Завдання дослідження:

· проаналізувати сутність культури діловодства, з’ясувати зміст її складових та дати обґрунтоване визначення поняття “культура діловодства”;

· виявити основні історичні етапи формування сучасної вітчизняної культури діловодства в установах та охарактеризувати кожний з цих етапів;

· розглянути стан культури документостворення та організації роботи з документами в сучасних установах, а також рівень їхньої автоматизації, нормативного і методичного забезпечення як складових загальної культури діловодства;

· дослідити рівні професійної культури працівників служб діловодства установ;

· визначити зміст заходів щодо підвищення ефективності керування службою діловодства як засобу дотримання належного рівня культури в установі.

Об'єкт дослідження— служба діловодства та її складові в сучасних установах України.

Предмет дослідження—становлення та сучасний стан інформаційно-технологічної, організаційної та управлінської складових служби діловодства в установах України.

Розділ 1. Поняття діловодства та функціональні обов’язки працівників служб діловодства

1.1. Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції

Служба діловодства — це структурний підрозділ або працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, потрібно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

— оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

— вибір раціональної форми діловодства;

— чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

— правильне визначення кількісного складу працівників;

— нормування праці кожного;

— упровадження прогресивних методів управління персоналом з метою створення єдиної команди професіоналів;

— застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

— раціональну організацію робочих місць та умов праці;

— нормативно-методичне забезпечення діловодства.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на функції та обсяг виконуваних нею робіт, є такі: розмір та територіальне розміщення установи;

— кількісний склад працівників установи;

— обсяг документообігу;

— обрана форма організації діловодства;

— рівень механізації та автоматизації діловодних процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначають кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік[3, c. 52-53].

Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:

I категорія — з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II категорія — від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

III категорія — від 10 до 25 тис. документів на рік;

IV категорія — до 10 тис. документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

— централізовану — рекомендовано застосовувати в установах III—IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

— децентралізовану — впроваджують в установах І категорії з територіально роз'єднаними структурними підрозділами;

— змішану — доцільно обирати в установах І—II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

За централізованої форми організації діловодства всі операції з оброблення документів зосереджені (централізовані) в єдиному для всієї установи центрі — службі діловодства. Децентралізована форма передбачає одночасне виконання відносно однорідних діловодних операцій кількома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства. Проте не варто змішувати децентралізовану форму організації діловодства з організаційною структурою самої служби діловодства, до складу якої входять відповідні підрозділи (експедиції, групи, машбюро тощо). За змішаної форми організації діловодства деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства та її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства[7, c. 76-78].

У практиці існують такі види служб діловодства:

— департамент документального забезпечення і контролю -в установах І категорії;

— управління справами — в установах II категорії;

— загальний відділ — в установах III категорії;

— канцелярія — в установах IV категорії.

Кожна із зазначених служб діловодства, у свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства можуть входити:

— секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

— підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;

— кур'єрські служби;

— копіювально-множильні бюро;

— архів.

Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, у свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з канцелярії, сектору документаційного обслуговування колегіального органу, кур'єрської служби, архівного підрозділу тощо.

У невеликих установах, які у структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладена на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу.

Роботу служби діловодства регламентують положення про неї, яке розробляють на основі положення (статуту) про установу, та інструкції з діловодства установи.

Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів[11, c. 105-107].

Відповідно до основного завдання служба діловодства виконує такі функції:

— реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи;

— розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи;

— розробляє типові інструкції з діловодства та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ;

— організовує за дорученням керівництва підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання;

— забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

— упроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно-правові акти у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

— вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровадження форм організаційно-розпорядчих документів установи;

— бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

— контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи;

— здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

— здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

— реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості оброблення і використання документів, що утворюються у діяльності установи і мережі підвідомчих установ, для передання на державне зберігання;

— удосконалює форми і методи роботи з документами у своїй установі та мережі підвідомчих установ із використанням комп'ютерної та організаційної техніки;

— здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах установи та мережі підвідомчих установ;

— засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі;

— організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

— організує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі зі службовими документами;

— організує забезпечення збереженості документаційного фонду установи[1, c. 127-129].

Розподіляючи ці функції треба дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження потрібного ступеня спеціалізації, структуризації робіт — групування за певною логікою. Обсяг робіт за кожною функцією визначають на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.

Для низки установ І і II категорії з високим рівнем централізації діло,водних операцій широко застосовують системи автоматизованого діловодства та документообігу (САДД). Для реалізації функцій САДД у складі служби діловодства створюють інформаційні центри і бюро.

Посадовий склад служби діловодства. Сфера використання молодших спеціалістів

Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладено на її працівників.

Діяльність працівників служби діловодства регламентують посадові інструкції, які розробляє керівник служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-2005», затвердженого Наказом Держспоживстандарту України від 26.12.2005 № 357, що вийшов на заміну ДК 033-95, та затверджує керівник установи.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і цієї установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:

— начальник управління (відділу);

— керуючий справами;

— завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:

— керівник групи;

— головний спеціаліст;

— провідний спеціаліст;

— спеціаліст.

До технічних працівників належать: секретарі, діловоди, друкарки, стенографісти, архівісти, кур'єри.

Назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника.

Молодший спеціаліст відповідно до освітньо-професійної програми після завершення навчання має бути підготовлений до професійної діяльності із забезпечення документаційного та інформаційного обслуговування апарату управління та організації діловодства. Він може працювати у службі діловодства підприємства, установи чи організації будь-якої форми власності на посаді.

Зміст основних завдань та структуру (алгоритм) діяльності з вирішення цих завдань залежно від виду діяльності працівника служби діловодства буде розглянуто у процесі вивчення дисципліни[5, c. 84-86].

2.2. Керування службою діловодства. Основні вимоги та обов’язки керівника служби діловодства

Як зазначається в статті «Кадровое делопроизводство» Т. Кузнецова — службу діловодства очолює керівник, якого призначає на посаду і звільняє з посади керівник установи [26].

Керівник служби діловодства повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із досвідом роботи у службі діловодства не менш трьох років).

Керівник служби діловодства:

— контролює виконання встановлених правил роботи з документами у цій установі та мережі підвідомчих установ;

— доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

— представляє на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;

— вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації цієї установи та мережі підвідомчих установ;

— підписує й візує документи в межах своєї компетенції;

— бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводить керівництво установи з питань діловодства та документообігу.

Керівник діловодної служби має право:

— залучати спеціалістів структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

— вимагати від структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

— повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника служби діловодства покладена персональна відповідальність за:

— забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

— виконання плану роботи і дотримання потрібних умов праці посадових осіб служби діловодства;

— дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства[9, c. 103-105].

Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:

— з керівниками структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ — із питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання потрібних керівництву документів, використання документної інформації у службових цілях;

— з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних із підготовкою проектів документів;

— зі службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

— зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також із питань побутового обслуговування.

Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ із питань роботи з документами.

Вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт, структурі документообігу, інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління.Зауважено, що, перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації[13, c116-118].

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

Загальні принципи культури управління діловодством повинні будуватися на відпрацьованих методах і способах дотримання єдиних правил роботи з документами в установах незалежно від їх підпорядкування, визначенні повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого виконання діловодних технологій і процедур.

Гуманізація підготовки керівників служб діловодства має виявлятись у формуванні в них такої культури управління, яка б органічно поєднувала сприйняття загальнолюдських моральних цінностей з етикою індивідуальної відповідальності. Практичне вирішення цього завдання може здійснюватися за такими напрямами: пізнання основ загальної культури, формування економічної культури, розвиток правової культури і свідомості, виховання сучасного рівня політичної культури, вдосконалення психолого-педагогічної культури. Перелічені напрями подані на прикладі підготовки фахівців з документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності в Європейському університеті за кредитно-модульною системою навчання[2, c. 49-51].

1.3. Раціональна організація праці персоналу служби діловодства

Раціональна організація праці полягає в оптимізації використання робочого часу. Час, у тому числі і робочий,- неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, треба враховувати різноманітні аспекти. Спробуємо їх систематизувати.

У сфері документування управлінської діяльності ціль методів ефективного використання робочого часу полягає, передусім, у зменшенні навантажень на працівника шляхом рівномірного розподілу посадових обов'язків між усіма працівниками служби діловодства. Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення потрібної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідає потребам і стратегії установи. Окрім того, персонал служби діловодства має бути єдиною командою, котра чітко визначила цілі та має сплановану стратегію, чіткий розподіл посадових обов'язків. «Той, хто хоче досягти мети, повинен добре уявляти. Хто не знає, куди направляється, дуже дивується, коли потрапляє не туди», — писав Марк Твен.

Мету діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюють s колективному договорі, положеннях про персонал, структурний підрозділ, в посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених із працівниками. Кожний працівник, який підписав трудовий договір, контракт чи угоду, має знати:

— умови праці;

— розмір заробітної плати;

— правила внутрішнього трудового розпорядку;

— порядок переведення з посади на посаду, звільнення, заохочення;

— види доплат;

— графіки понаднормового часу, вихідних і відпусток;

— методи вирішення конфліктів тощо.

Обізнаність працівника із зазначеними вище умовами його трудової діяльності сприятимуть чіткому виконанню посадових обов'язків, стимулюватимуть працівника до активної продуктивної праці, поліпшення організації цієї праці, створення сприятливої атмосфери. Працівник, задоволений умовами праці, буде дбати про виробничні показники, реалізацію цілей та стратегії установи. Окрім того, кожний працівник повинен дбати про престиж установи. У контексті реалізації стратегії установі потрібні, в першу чергу, працівники, які:

— прихильні до цілей установи;

— компетентні у роботі;

— забезпечують економію витрат та можливі стратегічні зміни;

— наділені навичками, які є джерелами конкурентної переваги цієї установи у мережі подібних установ[6, c. 134-136].

Оцінка працівника визначається такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді та самостійно, здібності опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін.

Важливим чинником організації раціонального використання трудових резервів є нормування праці. Під час нормування технологічних операцій документування й організації роботи з документами використовують нормативи часу на виконання відповідних операцій, нормативи чисельності працівників, а також нормативи керованості у співвідношенні з кількістю працівників.

В основі нормування праці лежить норматив часу — величина витрат часу на виконання визначеного виду робіт у процесі забезпечення певних організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних умов праці.

Нормування праці персоналу потрібне для підвищення ефективності роботи установи. Виміри і нормування трудових витрат за правильного використання можуть слугувати:

— визначенню витрат на роботу усього персоналу установи;

— вдосконалюванню методів праці;

— заохоченню працівників до виконання посадових обов'язків;

— рівномірному розподілу навантажень у робочому часі;

— поліпшенню планування роботи установи;

— визначенню потреб у штатних одиницях;

— визначенню доцільності надурочних робіт;

— складанню бюджету установи;

— поліпшенню виконавчої дисципліни;

— скороченню потреби прийняття необґрунтованих рішень;

— забезпеченню раціонального використання технічних засобів;

— вирішенню питань підвищення кваліфікації працівників. Оцінюючи фактичні затрати праці використовують як загальні методи вивчення трудових процесів в апараті управління, так і спеціальні, які дозволяють шляхом розрахунку й аналізу визначити трудові затрати з окремих видів документів і документних операцій у цілому. Типові норми часу на документальні операції розробляють на основні фотохронометражних спостережень (фотографії робочого дня, хронометраж) і передового досвіду роботи. Ці норми враховують час на підготовчо-завершальну роботу, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (включаючи фізкультурні паузи) і особисті потреби. Сьогодні ми можемо послуговуватися нормативами часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах, нормативами на окремі види робіт з управління кадрами. Розроблення єдиних норм часу на часто повторювані роботи з документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами триває, сподіваємося, найближчим часом досягне свого завершального етапу[10, c. 142-144].

Проблема оптимізації праці у сфері документування та організації роботи з документами має дещо психологічний характер, Працівники служби діловодства значний час витрачають на подолання внутрішніх суперечностей, а також відволікання на справи, які здаються терміновими, за рахунок часу, відведеного на виконання дійсно нагальних і важливих завдань. Для працівників служби діловодства визначальною професійною рисою має бути вміння визначати першочергові завдання й встановлювати послідовність їхнього виконання.

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства Кваліфікацію працівника служби діловодства визначає сукупність загальної або спеціальної освіти, а також професійного досвіду, набутого з роками під час виконання у відповідних організаційних і технічних умовах професійних обов'язків різної складності.

Утішно, що з 1995 року в Україні здійснюють навчальну підготовку спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» освітньо-професійного рівня «бакалавр», «спеціаліст», «магістр». Низка освітніх закладів продовжує формування плеяди молодших спеціалістів та кваліфікованих працівників.

Проте у зв'язку з упровадженням систем автоматизації діловодства та документообігу, швидкоплинним удосконаленням технічних засобів і пристроїв, що застосовують у діловодстві, періодичними нововведеннями у програмне забезпечення комп'ютерної техніки, змінами інформаційному просторі України працівники служб діловодства повинні постійно підвищувати свою кваліфікацію[4, c. 76-77].

Підвищення кваліфікації може відбуватися:

— на практичних конференціях, семінарах чи лекціях, організованих установами вищого рівня, спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, галузевими науково-дослідними інститутами, державними архівами;

— шляхом ознайомлення з передовим досвідом у галузі діловодства й архівної справи, у тому числі іноземним, під час стажування в інших установах;

— шляхом самостійного опрацювання нормативно-правової бази і відповідної спеціальної літератури.

Форму, програму та термін занять з підвищення кваліфікації визначає в кожному окремому випадку установа-організатор цих занять, виходячи з поставлених перед нею завдань й враховуючи рівень освіти та досвід роботи працівників.

На семінарі мають бути присутні лише ті працівники, які дійсно потребують підвищення кваліфікації. Семінар проходить у вигляді пояснень із практичною демонстрацією нововведень, під час якого працівники можуть задавати питання та висловлювати власну думку про почуте. Проводити семінар повинен кваліфікований фахівець іншої установи, який має певний досвід у галузі діловодства та суміжних дисциплін. Семінар може тривати від кількох годин до кількох днів, залежно від обсягу і складності подання інформації.

Загалом це ефективний метод підвищення кваліфікації, адже проводить його кваліфікований фахівець безпосередньо на робочих місцях, й працівники мають змогу навчатися на практиці. Проте завжди варто зважувати на те, що:

— навчання проводиться з відривом від виконання безпосередньої роботи;

— на нього витрачається робочий час працівників служби діловодства та фахівця, який проводять семінар;

— працівники не зможуть відразу опанувати весь обсяг отриманої інформації[8, c. 65-66].

Важливе значення має так зване «внутрішнє» підвищення кваліфікації у межах установи. Його можна проводити у таких формах, як семінар, навчання одним працівником іншого та самонавчання без відриву від виконання професійних обов'язків. Найбільш ефективною формою такого навчання може бути навчальний тренінг, який проводитимуть в наближених до реальних виробничих ситуаціях і потребуватиме від працівника комплексного застосування знань,умінь, навичок.

Постійне самовдосконалення, безперервний поступ, перспективне планування саморозвитку і його реалізація — неодмінна умова успішної діяльності працівника служби діловодства. Суспільство, а отже, й управління, перебуває у невпинному русі, а тому вимагає від працівників динамічності.

Новим управлінським структурам України, вільним від адміністративно-командної системи, належить критично проаналізувати організацію діловодства, організацію праці установи, управління в цілому. Взявши найцінніше, вийти на цивілізований шлях розвитку, у якому управління певною установою впливатиме на загальний розвиток національної культури [12, c. 134].

Розділ ІІ. Сучасне управлінське документознавство в Україні на сторінках журналу «Секретарское дело»

2.1. Підготовка до складання управлінських документів, їх сучасний стан та розвиток

Як зазначається на сторінках журналу «Секретарское дело» — управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

У службових документах реалізується офіційно – діловий стиль. При складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

· достовірність і об’єктивність змісту;

· точність;

· повнота інформації;

· максимальна стислість;

· переконливість.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів.[23, c.62-63]

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст будь-якого документа складається з таких частин:

· вступ – адресат готується до сприйняття теми;

· доказ – викладається суть питання;

· закінчення – формулюється мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

· документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);

· документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.[20, c.57-58]

Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.

Міркуванням називають вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.[6, c.47]

Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

· надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

· бути юридично правильно оформленим;

· подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

· бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

· бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;

· оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

· бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

· складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Усі формати паперу поділяють на три ряди – А, В, С, Ряд А — основний, В і С – додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.[25, c.43-44]

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.

Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця – так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу.

Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту “підпис” засвідчу вального напису “вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.

Викладене в цьому підрозділі стосується кожного управління, точніше – кожного паперу, який виходить з організації. [19, c.38-40]

2.2. Складання та оформлення ділових документів

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.

Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

· організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

· розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

· документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

· фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

· інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.[7, c.66-67]

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).

Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:

· офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;

· власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;

· документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;

· справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;

· оригінал – перший або єдиний примірник документа;

· дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

· копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

· витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами [14, c. 73].

Розділ 3. Перспективи та вдосконалення сучасного діловодства в Україні

Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами та організаціями*. Реалізація цих процесів пов’язана із підвищенням культури створення та організації функціонування службових документів, яку нині переважно ототожнюють з культурою діловодства. Водночас поняття “культура діловодства”, хоча і є часто вживаним у спеціальній літературі, ще не обиралося об’єктом наукового аналізу, ґрунтовно не досліджувались передумови формування сучасної вітчизняної культури діловодства та її елементів з позицій як управлінського документознавства, так і як складової інформаційної культури та технології менеджменту.

Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами з керування документацією, впровадження комп’ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

Підвищення рівня вітчизняної культури діловодства має відбуватись шляхом подальшого розроблення нормативно-правового та методичного забезпечення організації діловодства в країні, яке повинно ґрунтуватися на масштабних та багатоаспектних наукових дослідженнях з позицій документознавства, правознавства, загального та інформаційного менеджменту, інформатики, професіології. Це дозволить удосконалити технологічну культуру документостворення та документообігу у межах діловодства, забезпечить правомірність надання та реалізацію юридичної сили управлінським рішенням за допомогою управлінських документів щодо керування установою, а також збереженість документної управлінської інформації у службі діловодства та архіві установи.[9, c.48-49]Отже, зазначимо, що перспективним є застосування моделі культури служби діловодства, яка базується на комплексному аналізі її завдань та функцій як підрозділів служби, так і обов’язків й повноважень її працівників. Пропонована модель має застосовуватися під час організації служби діловодства, її реорганізації, оцінювання діяльності, набору та атестації персоналу, а також керування нею вищим керівництвом як одним з основних підрозділів установи.

Напрями змісту вузівської підготовки документознавців-організаторів діловодства, а також питання підвищення кваліфікації практичних працівників служб діловодства та архівів установ повинні відображати всі компоненти формування культури діловодства. Професійна культура документознавця має складатись із знання ним нормативно-розпорядчих актів, нормативних документів, методичних розробок, наукової літератури з організації діловодства, операцій технологічних процесів діловодства та архівної справи, комп’ютерної технології та засобів автоматизації діловодства, методів аналітико-синтетичного опрацювання та пошуку документної інформації, а також умінь і навичок керування службою діловодства, його гуманізації.

Висновки

Культуру діловодства установи слід трактувати як сукупність вимог до рівня організації і технологій роботи з документами, професійних знань, вмінь, навичок і організаційної поведінки працівників служби діловодства, керування нею та рівень реалізації цих вимог. Вона є складовою загальної інформаційної культури, з одного боку, та корпоративної (організаційної) культури установи – з іншого. Її рівень визначає ефективність організації керування установою у цілому і у підсумку впливає на функціонування цієї установи і виконання нею профільних завдань. Це зумовлює необхідність дослідження культури діловодства як складного комплексного явища, що значною мірою відрізняється від усталеного сприйняття технологічного образу діловодства. Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами з керування документацією, впровадження комп’ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

Складовою загальної технологічної культури діловодства в установі є інформаційно-технологічна культура, яка насамперед виявляється за рахунок впровадження сучасних засобів інформатизації. Головною умовою забезпечення високого рівня культури діловодства є сумісність правил щодо створення, обігу та зберігання документів з паперовим носієм та документів з електронним носієм. Іншим компонентом є інформаційна культура працівників служби діловодства, яка проявляється в уміннях користування засобами комп’ютерного діловодства, пошуку необхідної офіційної інформації, підготовці аналітичних, фактографічних та інших інформаційних документів для забезпечення прийняття ефективних управлінських рішень.

Перспективним є застосування моделі культури служби діловодства, яка базується на комплексному аналізі її завдань та функцій як підрозділів служби, так і обов’язків й повноважень її працівників. Пропонована модель має застосовуватися під час організації служби діловодства, її реорганізації, оцінювання діяльності, набору та атестації персоналу, а також керування нею вищим керівництвом як одним з основних підрозділів установи.

Список використаної літератури

1. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 418с.

2. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

3. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

4. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

5. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

6. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

7. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

8. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. — 3-тє вид., змінене та доп. — К. : КНТ, 2009. — 304c.

9. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.

10. Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). — 2-ге вид., зм. — К. : КНТ, 2009. — 593с.

11. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

12. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139-141.

13. Загорецька О. М. Стандартизація в галузі справочинства в Україні: невирішені проблеми // Архіви України. – 2001. – № 1-2. – С. 11-20 (у співавт. з Л. В. Кузнєцовою, С. Г. Кулешовим).

14. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.

15. Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.

16. Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 55-58.

17. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

18. Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.

19. Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет "Україна", 2006. — 444с.

20. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

21. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-е вид., переробл. і доп. — Х. : Фактор, 2008. — 416c.

22. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

23. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

24. Тітенко Л. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана — К. : КНЕУ, 2006. — 192с.

25. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.