Призначення документів

1. Розподіл документів на групи за функціональним призначенням.

2. Анкета, анотація (розповісти про анкету, анотацію).

3. Скласти пояснювальну записку.

Список використаних джерел.

1. Розподіл документів на групи за функціональним призначенням

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується.

В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

— письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.

— офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо)

— матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.

— достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

За найменуванням:

— заява,

— лист,

— довідка,

— інструкція,

— телеграма,

— протокол та інші.

За походженням:

— службові (створені організаціями, службовими особами, які їх представляють)

— та особисті (створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

За місцем виникнення:

— внутрішні (мають чинність лише всередині певної організації)

— зовнішні ( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

За призначенням:

— щодо особового складу,

— кадрові,

— довідково-інформаційні,

— організаційні,

— розпорядчі,

— господарсько-договірні.

За напрямом:

— вхідні,

— вихідні.

За формою:

— стандартні

— індивідуальні.

За терміном виконання:

— звичайні безстрокові,

— термінові,

— дуже термінові.

За ступенем гласності:

— для загального користування,

— службового використання,

— таємні,

— цілком таємні.

За стадіями створення:

— оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп.

— копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.

За складністю:

— прості

— складні.

За терміном зберігання:

— тимчасового (до 10 років),

— тривалого (понад 10 років),

— постійного зберігання.

За технікою відтворення:

— рукописні,

— відтворенні механічним способом.

За носієм інформації:

— на папері,

— диску,

— фотоплівці,

— дискеті,

— магнітній стрічці.

2. Анкета, анотація

Анкета – це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний паспорти і т.д.

До анкетних форм належить Особовий листок з обліку кадрів, який заповнюють, влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом “так” або “ні” відповідають тільки тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів “ні”, “не був”, “не обирався” і т.д. в разі негативної відповіді.

Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у Доповненнях до особового листка з обліку кадрів.

Зразок анкети

АНКЕТА

фото

Ім’я Оксана

По-батьковіВасилівна

Прізвище Ткаченко

Дата народження: число 14 місяць травень рік 1989

Місце навчання

Факультет психологічний група 22 А

Телефони деканату 8 (0522) 241980; 8 (0522) 221206

Форма навчання денна рік вступу 2006 рік закінчення 2011

Укр. паспорт: серія ЕА номер 506055 дата видачі 5 червня 2005 року

Виданий Кіровським РВ УМВС України в Кіровоградській області

Зак. паспорт: серія номерAK 318581 дата видачі 18 липня 2005 року

Код установи що видала16814 дійсний до 18 липня 2015 року

Знання англійської мови: погано, посередньо, добре, вільно

Посвідчення водія: так / ні, категорії

Посвідчення тракториста: так / ні

Сімейний стан: одружен(а)ий / неодружен(а)ий

Місце проживанням. Кіровоград, вул.. Волкова, буд..8, кв.117

Телефон8 (0522) 231789

e-mail: [email protected]

Можливі терміни перебування від 3-х місяців до 1 року

Чи були Ви раніше по цій програмі (вказати терміни та ID-номер, якщо так) — ні не була

Батько Ткаченко Василь Петрович

Мати Ткаченко Лідія Володимирівна

Дружина/Чоловік —

Їх місце проживання-

Їх телефони —

Дата заповнення Підпис

Анотація — це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає під час добору й вивчення літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення із змістом самої праці.

Анотація може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу.

Зразок 1:

Дюма А.

Графиня де Монсоро: Роман / З фр. пер. П.О.Якун. – К.: Дніпро, 1985. – 320 с.

Роман „графиня де Монсоро” – друга книга відомої трилогії А. Дюма про війни гугенотів.

Герой роману граф де Бюссі закохується у молоду красуню Діану де Монсоро. На шляху їхнього кохання трапляється безліч перешкод. Події роману розгортаються на широкому тлі суспільно-політичного життя Франції.

Для широкого кола читачів.

Зразок 2:

Бедуел Гі

Історія Церкви / З фр. пер. Г. Григорович. – Свічадо, 2000. – 296 с.

„Історія Церкви” – перша книга українською мовою із серії „Аматека”, мета якої – розроблення повного комплекту підручників для викладання богослов’я на богословських факультетах, в духовних семінаріях, на заняттях з богослов’я серед мирян.

Автори „Аматеки” належать до різної культурної та лінгвістичної традиції, однак усі опираються на творчість Анрі де Любака та Ганса урс фон Бальтазара і мають христоцентричний світогляд, який і становить основу цієї серії.

Книга Г. Бедуела не зовсім вписується у класичне поняття підручника, нагадує радше есе, але саме така її форма, даючи узагальнену картину двотисячолітньої церковної історії, має спонукати студента до роздумів та поглиблення знань.

Список використаних джерел

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник для вищ. та середн. спец. навч. закладів. -К.: А.С.К., 2000, 2002. -397, с.

2. Ладоня І. О. Українська мова: Навчальний посібник для студентів вузів I-II рівнів акредит. -К.: Вища школа, 2001. -157, с.

3. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення: Навчальний посібник. -К.: МАУП, 2002. -254, с.

4. Ромат Є. В.Словник основних рекламних і маркетингових термінів : словник. — Харків : Студцентр, 2003. — 54 с.

5. Сучасна українська літературна мова: Підручник для студентів філолог. спец. вузів. -К.: Вища шк., 1997. -492, с.

6. Сучасна українська мова: Підручник для студ. вузів. -К.: Либідь, 2001. -398, с.

7. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. — К.: Вища школа, 1997. -270, с.