Процеси моделювання, комплектування архівних фондів

Вступ.

1. Основи комплектування архіву.

2. Робота державного архіву з джерелами комплектування.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Словом "архів" у Стародавній Греції називали будинки вищих урядових установ, де ухвалювалися і зберігалися важливі державні акти. В сучасній професійній лексиці поняття "архів" має два основних значення: а) соціальна інституція (спеціалізована установа), що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організовуючи їх зберігання та користування ними; б) сукупність документів, сформованих в результаті діяльності установ, підприємств, організацій, окремих осіб. Архіви — скарбниці історико-культурної пам'яті народу. Відповідно до Конституції України (ст. 54), "культурна спадщина охороняється законом. Держава забезпечує збереження історичних пам'яток та інших об'єктів, що становлять культурну цінність, вживає заходів для повернення в Україну культурних цінностей народу, які знаходяться за її межами"1. Архіви є інформаційними системами, де застосовуються новітні інформаційні технології під час опрацювання, класифікації, зберігання і використання документів. Водночас архіви є установами державного управління і багатьма своїми Функціями тісно пов'язані з різними сферами державного життя.

Галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей, що містяться в них, називають архівною справою.

З розширенням сфери діяльності архівів, збагаченням їх функцій та підвищенням ролі в державно-політичному, науково-культурному і духовному житті, архівознавство набуло статусу автономної наукової системи, тісно пов'язаної з історичною та іншими науками.

1. Основи комплектування архіву

Комплектування державного архіву — це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НЛФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел комплектування — юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів Н АФ (або віднесених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список № 2).

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування — складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список № 1).

На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад недержавних установ — джерел комплектування архіву визначається архівами спільно з власниками після укладання відповідних угод про передавання документів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескладання є вказівки Держкомархіву, рішення експертних комісій відповідного державного архіву; створення або ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.

Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки. Державний архів веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів), формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі само функції мають державні архіви областей щодо своїх відділів, районних та міських державних архівів[8, c. 42-44].

Документи установ — джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду — джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.

Державні установи — джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від державних установ — джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків:

• документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій — 15 років;

• документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур — 10 років;

• документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств — 5 років;

• записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господарські книги — 75 років;

• науково-технічна документація — 25 років;

• аудіовізуальні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ — 3 роки після закінчення копіювання;

• електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ — 5 років;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу управлінської документації, — впродовж строків, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу науково-технічної документації, — впродовж строків, передбачених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ — джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються архівних підрозділах власників — суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків тимчасового зберігання, документи громадських об'єднань і релігійних організацій — щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми власності — джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділах впродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ[3, c. 108-109].

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2 — 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення в складі фондів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акту приймання-передавання залишається в установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ — джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового походження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного розбирання та акту приймання-передавання (у разі дарування, приймання документів за заповітом чи як безгосподарного майна). Приймання науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності в архіві технічних можливостей забезпечення їх збереженості.

Заходи, пов'язані із реституцією документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання документів архівної україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво; угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів; заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу.

У разі ліквідації установи — джерела комплектування державного архіву її документи впродовж строків тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення документи НАФ передаються до державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування державного архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються До знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.

Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано; упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання[9, c. 119-121].

2. Робота державного архіву з джерелами комплектування

Важливою передумовою якісного формування НАФ є організаційна та методична робота державних архівів з джерелами їх комплектування. Державні архіви з метою якісного поповнення документами, що належать державі, та забезпечення їх збереженості впродовж строків тимчасового зберігання здійснюють організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій — джерел комплектування.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення.

До функцій архівного підрозділу належать:

• ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають і не підлягають передаванню йому на зберігання;

• виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

• ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них;

• здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

• виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

• забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні документів;

• видавання документів для користування працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

• виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їх діяльності.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання[1, c. 152-153].

Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву. Вона реєструється в міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів. її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання за-свідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

До обов'язків архівного підрозділу входить поетапне складання і оформлення: річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні експертних комісій організації та ЕПК відповідного державного архіву.

Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, окремих громадян (в тому числі соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, організовує роботу читального залу, обліковує усі форми використання архівних матеріалів.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстрація документів НАФ, комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ — джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України[4, c. 95-96].

Висновки

Архівознавство – наука, яка висвітлює політичні, науково-правові і практичні питання організації архівних документів і роботи архівних установ. Вивченням і розробкою теоретичних організаційних основ архівної справи займається ще така наука як теоретичне архівознавство і теорія і теорія і практика архівної справи. Ця наука є основна із наукових дисциплін, що входять в поняття архівознавства. Вона розробляє принципи і методи відбору організаційних документів, які належать архівному зберіганню, забезпечує повне збереження матеріалів. Систему інформації про зміст документів і забезпечує всестороннє використання цих документів. В кожній державі для збереження історії створено державний архівний фонд. Він є власністю держави і національним досягненням всього народу.

Знання про архіви, як і самі архіви, зародилися давно, але наукового характеру вони набули в країнах Західної Європи у XVIII ст., в Росії та Україні — в середині XIX ст. На зламі XIX -XX ст. виник термін "архівістика". Спочатку його пов'язували з вивченням історії архівної справи, збиранням і зберіганням документів, а згодом до завдань архівістики почали відносити розроблення наукових основ організації роботи з документами, їх пошуку, відбору і публікації. В 1920-х роках поряд з поняттям "архівістика" дедалі частіше стали вживати термін "архівознавство", який відображав не лише прикладне, а й теоретико-методологічне призначення цієї галузі знань. Оскільки архівознавство сформувалося в рамках історичної науки і виділилося в окрему галузь у процесі диференціації наук, тривалий час його вважали "допоміжною історичною дисципліною", а починаючи з 1970-х років — спеціальною галуззю історичної науки.

Список використаної літератури

1. Алексеева Е. Архивоведение: Учебник для учреждений нач. проф. образования:Учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по спец. 0611 — Делопроизводство и архивоведение / В.П. Козлов (ред.). — 3.изд., доп. — М. : Издательский центр "Академия", 2005. — 271с.
2. Архівознавство: Метод. рекомендації / Чернівецький держ. ун-т ім. Ю.Федьковича / Наталія Юріївна Ротар (уклад.). — Чернівці, 1998. — 32с
3. Архівознавство: підручник / Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш ; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. — 2-е вид., виправл. і доп. — К. : Видавничий дім "КМ Академія", 2002. — 354 с.
4. Калакура Я. С., Боряк Г. С., Дубровіна Л. А., Климова К. І., Ляхоцький В. П. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вузів — К., 1998. — 314с.
5. Крайская З. Архивоведение: Учебник для сред. спец. учеб. заведений. — М. : Норма, 1996. — 224с.
6. Ляхоцький В. На рубежі тисячоліть:здобутки та перспективи українського архівознавства // Пам'ять століть. — 1998. — № 5. — С. 90-98
7. Олійник С. Архівознавство України: Метод. рек. для студ. іст. ф-ту / Кам'янець- Подільський держ. ун-т — Кам'янець-Подільський : РВВ Кам'янець-Подільського держ. ун-ту, 2006. — 34с.
8. Тельчаров А. Д. Архивоведение: Конспект лекций:Пособие для подгот. к экзаменам — М. : Приор-издат, 2004. — 156с.
9. Трач Ю. Архівознавство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун- т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 362с.
10. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.:У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 380с. — Ч. 1 — 380с.
11. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р.:У 2 ч. / Київський ун-т ім. Тараса Шевченка; Спілка архівістів України / В. Ляхоцький (упоряд.), Ірина Борисівна Матяш (упоряд.). — К., 1997. — 264с. — Ч. 2 — 264с.
12. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи: Програма наук. конф. / Український держ. НДІ архівної справи та документознавства; Київський ун-т ім. Тараса Шевченка. — К., 1996. — 19с.