Розвиток класифікації документів
- Документознавство, діловодство -1. ЗАГАЛЬНЕ ПОНЯТТЯ ТА РОЗВИТОК КЛАСИФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ
1.1.Історії розвитку класифікації документів
Проблеми розроблення класифікації (від лат. сlassik– «розряд, група») документів ще до кінця не вирішені. Об’єднання різних систем та підсистем документації нерідко обумовлювалось проблемами практичної діяльності чи усталеності вже розроблених класифікаційних систем. Першою спробою класифікації документів у логічній послідовності на групи, підгрупи й більш дрібні частини був розподіл, що грунтувався на ознаках змісту документа, його тематиці. Тематична ознака, що була взята за основу в бібліотеко-бібліографічної класифікації, у подальшому призвела розробки М. Д’юі варіантів Десятинної класифікації. Сьогодні цією класифікацією користуються більшість бібліотек світу.
Досить цікавою спробою в класифікуванні була «Предметна класифікація», розроблена англійським вченим Джеймсоном Брауном (1862-1914). Автор спробував об’єднати в одній системі предметизацію та класифікацію; у результаті механічного й досить часто навіть формально були обєднані різнородні за змістом та побудовою документи. Дана класифікація застосовувалась лише в країні її винахідника. Наступний поділ документів за класами з метою відображення відношень між ними проводився з урахуванням інформаційної складової документа.
Інтегруючий підхід до класифікації документів, що враховував би особливості змісту й форми, було започатковано у ХІХ столітті одночасно з уведенням у науковий обіг понять «документ» та «документація». Перша спроба такої класифікації була здійснена П. Отле в його праці — «Трактат про документацію» (1934 р.), де були викладені основні класифікації, що враховують не тільки властивості тексту, але й характеристики форми документа, його матеріального носія [10]. Відсутність теоритичної та методологічної бази, як вище зазначалось, не дозволило сформувати понятійний апарат й привело до кризи документації як науки. Ряд дослідників взагалі відмовились вважати документації наукою, розглядаючи її як метод раціоналізації наукової роботи й економії розумової праці. Досить активно проблема класифікації документів почала розроблятися лише з кінця 1960-х – початку 1970-х кінці 1980-х років – бібліотеко- та бібліографознавства. Більшість цих підходів були обумовлені специфікою диференціації документів. Приміром, головною ознакою ідентифікації і розрізнення між документами, на думку російського вченого проф. Ю.М. Столярова, є поділ документів за їх найменуванням. Без наявності найменування документи взагалі неможливо класифікувати, тобто хоча б якимось чином в найзагальнішому вигляді впорядкувати знання про них [17].
Назва – це словесне визначення предмета, явища, поняття тощо. Знання етимології (від грец. еtumon – істина, основне значення, «logos- «слово»), підкреслює вчений, дозволить встановити тут первинну ознаку, яку людина хотіла виділити, надаючи документу ту чи іншу назву. Знаходження цієї ознаки дає можливість відповісти на питання. Наскільки назва документа зв’язана з його властивостями.
Класифікація документів — одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Початкові етапи її пов'язані з організацією і систематизацією зборів, створенням переліків одиниць зберігання, тобто з функціонуванням перших бібліотек і архівів, зокрема староєгипетських .Історично першим практичним способом розподілу документів в логічній послідовності — класи, підкласи і більш дробові частини — є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці. Тематична ознака, встановлена в основу бібліотечно-бібліографічних класифікацій, у результаті привела до розробки десяткової класифікації і її модифікацій, що використовуються переважною більшістю бібліотек світу. Подібно класифікаціям творів друку, рукописів і інших документів, на основі предметизації базувалися і перші класифікації описів винаходів: англійська (1852-1855 роки), німецька (1906 року) і інше. Перші класифікації будувалися з врахуванням інформаційної складової документа. Комплексний підхід до класифікації документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в XXстолітті одночасно з введенням в науковий обіг понять ”документ” і “документація”. Перша спроба такої класифікації здійснена П. Отле в його “Трактаті” про “документацію” (1934 року), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знаковоїприроди інформації, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія. Класифікація документів здійснюється за окремими ознаками, що характеризують матеріальний носій документа та знакову систему запису інформації.
Розуміючи під “матеріальним носієм документа” єдність матеріальної основи та конструкції, форми, способи запису й вилучення інформації, шляхи її сприйняття й споживання, а під “знаковими засобами фіксації та передачі інформації” – систему знаків як складову мовної, знакової системи загалом, було запропоновано відповідні ознаки класифікування документів і фасети, утворені внаслідок цієї процедури. У першому випадку ознаками класифікації слугують матеріал носія (паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий, пластинковий, форма запису (одномірний (лінійний), двомірний (площинний), тривимірний (об’ємний)), матеріальна конструкція (стрічковий, картковий, аркушевий, блочний, дисковий), способи запису (ручний (рукописний), механічний, автоматичний), декодування (призначений для читання, призначений для роздивляння, призначений для слухання, призначений для комплексного відтворення інформації) інформації, призначення для сприйняття (людиносприйманий (безпосередньо сприйманий, опосередковано сприйманий), машиносприйманий, людино-машиносприйманий), каналом сприйняття людиною (візуальний, аудіальний, відчутний на дотик, аудіовізуальний, комбінований, недоступний для сприйняття людиною.), а в другому – характер знакових засобів передачі інформації (символічний, іконічний, записаний шляхом зміни структури носія), мовної системи, в якій утілено інформацію вербальний (словесний)(образотворчий статичний,образотворчий динамічний), музичний (музичний звуковідтворювальний, нотний), комплексний, матричний, іншомовний), належність знаків запису до певних знакових систем (писемний (текстовий, літературний), ізографічний, картографічний, нотний, технічно-кодований). “Фасетний набір” видів документів викликає неоднозначну оцінку, що зумовлено до певної міри запропонованою термінологією, а також супроводжувальними поясненнями лексем. Наприклад, перелік документів за матеріалом носія інформації містить такі види: паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий, пластинковий.
Якщо паперовий документ визначається згідно з матеріалом носія інформації, то прозоро-плівковий, магнітострічковий – фізичними властивостями плівки (стрічки), а «пластинковий» одержав назву за формою матеріального носія. Об’єднання їх у межах одного фасету виглядає неправомірним, оскільки увага акцентується на ознаках і властивостях різної природи досліджуваного об’єкта. В іншому випадку маємо некоректні пояснення видів документів. Так, не виглядає безперечним термінологічне визначення більшості сучасних документів лінійними (одномірними) тому, що “запис у них здійснюється в лінію”. На нашу думку, більшість існуючих документів справедливо вважати двомірними чи площинними, а з огляду на складні теорії тривимірності світу, скоріше за все, тримірними, аніж будь-якими іншими. Відзначимо також неадекватне віддзеркалення семантики визначень видів документів у лексемах, як от “ручний документ”, “автоматичний документ” або “призначений для роздивляння документ”. Оцінюючи власну класифікацію документів за матеріальною формою, Г.М. Швецова-Водка називає її “теоретичним засобом пізнання документа як явища”, вказуючи на малу значущість для практичних цілей і доцільність апробації на рівні обговорення такого переліку видів документів за формою носія інформації: рукописні,друковані, машиносчитувальні, документи а оптимістична пропозиція автора щодо ігнорування відмінностей між ознаками класифікації і перспективу можливої домовленості фахівців про те, “які саме документи належать до тієї чи іншої групи”, демонструє усвідомлення недосконалості пропонованого варіанту. Так само залишається багато відкритих питань у випадку визначення видів документів за особливостями знакових засобів фіксації й передачі інформації. Обмежуючи видовий перелік документів, наприклад, за характером знакових засобів передачі інформації, називаються такі види документів: символічний, іконічний, записаний шляхом зміни структури носія. Змістова нерівнозначність пропонованих видів проглядає на позірному рівні. Якщо у випадку символічного, іконічного документів автор апелює до особливостей знаку як символу, зображення, образу, то “документ, записаний шляхом зміни структури носія» відбиває інший підхід до виокремлення класифікаційної ознаки, а саме – наслідки фіксації інформації для матеріального носія. Неправомірним виглядає видовий ряд документів, визначених на підставі характеру мовної системи, у якій втілено інформацію, – вербальний, образотворчий, музичний, комплексний, матричний і іншомовний. Справді, “іншомовний документ” може бути вербальним, а “звуковідтворювальний документ” у контексті вербального складно розмежувати з “музичним звуковідтворювальним”, який так само може визначатися як різновид “вербального”. Таким чином, пропонована Г.М. Швецовою-Водкою класифікація документів за знаковими засобами фіксації та передачі інформації, як і попередньому випадку, відзначається деяким порушенням структурної і формальної логіки. Супутні уточнення, зроблені науковцем у формі коментарів, як-от із фасетом за належністю знаків запису до певних знакових систем стосовно найприйнятнішого варіанту їх визначень – “документи писемні, ізографічні, картографічні, нотні, технічно-кодовані”, так само не позбавлено недоліків. Навряд чи можна резонно заперечити існування нотного письма, або ж однозначно розмежувати ізографічні й картографічні документи, що й породжує питання рівнозначності виокремлення названих вище видів документів. Окрім цього, для документа у значенні ”записаної інформації, що використовується як одиниця в документаційному процесі”, Г.М. Швецова-Водка запропонувала поділ на такі дихотомні види: первинний і вторинний, опублікований і неопублікований, оригінал і копія. Визначення й окреслення змісту вказаних видів документів не є новаторськими, відповідають традиції, народженій у 1970–1980-х роках. Посилаючись на праці К.В. Панкової, С.Г. Кулешова, Г.Г. Меркулова, О.С. Вассермана та іншевідомих дослідників типології документів, автор розгорнула критику умовності визнання документа первиннимвторинним без урахування характеру і завдань інформаційної системи, а проблема визнання документа опублікованим неопублікованим порушила дискусійне питання щодо змісту наукової документації, її малих тиражів (до 100 примірників), наприклад, автореферату дисертації, статусу депонованих документів тощо. Коментуючи документи-оригінали та копії, Г.М. Швецова-Водка дотримується відомих пояснень документів – “документ, що створюється і призначається для того, щоб із нього можна було зняти копії” (оригінал) і продублюваний чи відтворений за змістом та формою оригіналу документ (копія).
Не вступаючи у дискусію зі знаним документознавцем, зауважимо на недоцільності обмеження функційності документа лише послугуванням для зняття з нього копії. Так само вимагають коригування й інші твердження науковця. Позитивним моментом стала актуалізація питання оригіналу копії електронних документів, спроба визначитися із їх змістом і формальними ідентифікаційними ознаками. Незважаючи на відсутність однозначної відповіді на порушене питання, початково важливим є розгляд його у постановочному плані.Важливо й те, що застосування поділу документів на первинні вторинні, опубліковані неопубліковані, оригінали копії не тільки у межах текстових, але й у стосунку до носіїв інформації іншої знакової, матеріальної природи чи каналу сприйняття людиною, що привертає увагу раціональністю і перспективністю розвитку класифікації документів у цьому напрямі. Досвід класифікації документів Г.М. Швецовою-Водкою – це досвід диференціації носіїв інформації, активно студіюваний передусім у бібліотекознавстві та книгознавстві. Не зовсім вдала його адаптація до документознавства демонструє конститутивну нестачу: тобто викриває відмінності між науками, залежність класифікації від радикальної неоднозначності визначення документа, що підтримує і водночас підриває пошук найоптимальніших схем систематизації документів між різними видами і всередині нього. Усвідомлення важливості обмеження кількості фасетів для практичної роботи з документами, а не задля теоретичних конструктів пізнання феномену, призвело, за визначенням Г.М. Швецової-Водки до ”скороченої, підсумкової, типологічної класифікації”. Підсумкову типологічну класифікацію документа Г.М. Швецова-Водка пропонує із посиланням на такі ознаки: особливості носія інформації (рукописний (у т.ч. машинописний і принтерний), друкований, відеокінофотофонодокумент, машинозчитувальний документ), знакова природа інформації (текстовий (писемний, літературний), образотворчий, картографічний, нотний, технічно-кодований), відношення до відображення документів (первинний, вторинний), характер аудиторії, на яку розрахований документ (опублікований (видання, депонований), неопублікований). У цьому випадку яскраво проступає відсутність єдиної ознаки виокремлення видів документів, що утруднює судження про логічність побудови схеми.Коло наукових інтересів спонукало Г.М. Швецову-Водку до позначення термінологічних кордонів між поняттями “книга” і “документ”, встановлення місця книги серед інших видів документів, провадження її класифікації. Короткі зауваження у межах розділу “Книга як вид документа”, поданого у виданні “Типологія документа”, були розвинуті в окремому навчальному посібнику “Типологія книги”.
Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші. Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; цеписьмові свідчення про що-небудь. З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.Класифікація документів- це поділ їх на класи за найбільш загальнимиознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенніоперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.Є такі види документів за ознаками класифікації:
1. За спеціалізацією:
— загальні;
— з адміністративних питань;
— спеціалізовані з комерційних питань;
— спеціалізовані з фінансових питань.
2. За призначенням:
— організаційні;
— розпорядчі;
— інформаційні;
— документи колегіальних органів.
3. За секретністю:
— для службового використання;
— секретні;
— цілком секретні.
4. За складністю:
— односкладові (прості);
— складні.
5. За походженням:
— внутрішні;
— зовнішні.
6. За напрямом:
— вхідні;
— вихідні.
7. За джерелом виникнення:
— вторинні;
— первинні.
8. За технікою відтворення
— рукописні;
— відтворенні механічним способом (друкарські).
9. За терміном виконання:
— звичайні безстрокові;
— термінові;
— дуже термінові.
10. За стадіями створення:
— чорнові;
— оригінали;
— копії.
Чорновий документ – це рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом.
Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, час та місце його створення, які він містить у собі, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа – це перший і єдиний його примірник. Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. В юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.
11. За терміном зберігання:
— постійного;
— тривалого (понад 10 років);
— тимчасового (до 10 років).
12. За походженням:
— офіційні;
— особисті.
Офіційний документ створюється організацією чи юридичною особою і оформляється в установленому порядку. Серед офіційних документів можуть бути виділені особисті, які засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан, а також містить інші відомості біографічного характеру. Існують також приватні документи, які створюються особою поза сферою її службової діяльності або виконання громадських обов’язків. Документи класифікують також на індивідуальні та типові. Індивідуальні документи в кожному окремому випадку для розв’язання конкретної управлінської ситуації. Типові документи відображають однорідні питання і складаються за однаковими зразками.
Документи класифікують за такими ознаками:
1. спосіб фіксації інформації;
2. зміст;
3. назва;
4. вид;
5. складність;
6. місце складання;
7. термінвиконання;
8. походження;
9. гласність;
10. юридична сила;
11. стадіявиготовлення;
12. термін зберігання;
13. рід діяльності та інше.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
1) письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи,виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
2) графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній,штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани.
Вони цінні своєю ілюстративністю:
• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування йкінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можназафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко ці процеси, які іншим способом зафіксувати важко чинеможливо;
• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системизвукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записанупід час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
За змістом документи поділяють на:
— організаційно-розпорядчі;
— фінансово-розрахункові;
— постачально-збутові та інше.
Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління.
Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:
• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні таслужбові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми,телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки,трудові книжки, характеристики тощо);
• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки,доручення тощо).
За назвою розрізняють:
накази;
положення;
протоколи;
розпорядження;
вказівки;
інструкції;
правила;
статути;
звіти;
ордери;
плани;
службовілисти;
заяви тощо.
За видами документи поділяють на:
• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.
За складністю документи бувають:
• прості, що містять інформацію з одного питання;
• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.
Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.
За місцем складання розрізняють такі документи:
• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
За терміном виконання документи бувають:
• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).
За походженням документи поділяють на:
• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).
За гласністю документи бувають:
• звичайні,
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфіденційні та інше.
За юридичною силою документи поділяють на такі:
• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за правжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.
Своєю чергою, справжні документи бувають:
• чинні,
• нечинні.
Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин
фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.
За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:
• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;
• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.
Існують такі різновиди копій:
• відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);
• витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);
• дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).
За терміном зберігання розрізняють:
• документи постійного зберігання;
• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.
За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:
організаційно-розпорядча;
стандартів та технічних умов;
планова;
звітно-статистична;
конструкторська;
технологічна;
розрахунково-грошова;
з ціноутворення та інше.
1.2. Поняття й принципи класифікації документів
Класифікування – це метод пізнання, у результаті якого створюється певний вид угруповання. Це розподіл будь-яких предметів. Явищ. Понять за якимись спільними ознаками з утвореням певної системи класів, підкласів (відділів, розділів, груп тощо). Класифікація – це схема класів, певна наукова побудова, яка визначає місце того чи іншого об’єкта в системі. Вказує на його властивості та відмінності від інших об’єктів, встановлєю зв’язки між класами об’єктів.
Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками – характеристиками інформації, носієм документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо – і є процесом їх класифікування. Це, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, у них відсутні класифікаційні ряди. Процес деференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом – виокремлення груп документів. Класифікування документів – означає багатогалузевий ієрархічний поділ на роди, види, підвиди та різновиди. Для побудови класифікаційних схем застосовуються два основних методи: ієрархічний та фасетний. Ієрархічний метод дозволяє послідовно ділити певну множину об’єктів (документів) на підмножини – підпорядковані класифікаційні угруповання, у результаті чого класифікаційна схема отримує ієрархічну побудову. Класифікаційні моделі ієрархічного типу можуть мати необмежену ємккість. Їх величина буде залежати від ступенів й кількості об’єктів класифікування, які можна розмістити на кожному ступені. Класифікаційні схеми можуть мати 2-3 та більше ступенів поділу.
Фасетна класифікація – перелік видів документів за найважливішою їх ознакою, що створюють певний блок. Це може бути ієрархічний ряд понять, об’єднаних змістовою єдністю [9]. Фасетів також може бути безліч, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною. Залежно від ознак розподілу розрізняють два основні види класифікації: природні та штучні. Природні класифікації беруть за основу поділу сталі ознаки, що розкривають сутність предметів, явищ та понять і не можуть бути змінені. Вони пояснюють їх як результат природного розвитку та природного взамозв’язку.
У штучних класифікаціях в основу розподілу покладають несталі або умовно виділені ознаки, що розкривають певний аспект предметів, явищ та понять і можуть бути змінені.
Відбувається процес подальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати.Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативность робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі групта їх у справі.
Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди:
Рід — це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.
Вид — другий рівень розподілу. При цьому родове поняття “документ” ділиться на видові поняття, тобто на види документів.
Третій рівень розподілу — підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації.
Документ – видання неперіодичне видання книга.Дихтомія — послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний. Класифікація документів здійснюється за різними основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.Класифікація будь — чого означає зв'язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь — яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ — як матеріальна форма отримання, зберігання. Використання і розповсюдження інформаціїКласифікація будь-чого означає зв'язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь-яких загальних принципів. Предмет класифікації у нашому випадку є документ — матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації. Одним із найбільш важливих і суперечливих питань є співвідношення питань класифікація і “типологізація”, тобто вид і тип документа.Сутність типологізації і класифікації полягає в диференціації об'єктів вивчення за певними принципами. Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Якщо в основі класифікації лежить перш за все диференціація ознак, то в основі типологізації — їх інтеграція.Якщо об'єм поняття ділять послідовно, багато разів, по убиваючій, в межах однієї ознаки, відбувається класифікація, тобто встановлення місця документа в даному класі, підкласі і так далі. При цьому в основу розподілу береться одна найістотніша ознака (підстава розподілу). Якщо ставиться задача виділити в масиві документів, що вивчається, групу схожих (типових) рис, здійснюють процес типологізації, тобто об'єднання понять (документів) за допомогою комплексного критерію, що поєднує в собі декілька ознак (підстав розподілу). Наприклад, видання — це вид документа, що виділяється за способом документування; науково-популярне видання — це тип документа, що виділяється по декількох ознаках. Класифікаційний ряд представлений таким чином: вид документавидання, підвид — книжкове видання, різновидкнигаіграшка. Типологічний ряд виглядає таким чином: тип документанауковий, підтипнауково-дослідний, різнотипність — монографія.Загальна класифікація і типологізація створюють основу для подальшої диференціації документів, підлеглої задачам конкретних сфер документально-комунікаційної діяльності або специфіці окремих типів і видів документів. Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вид того або іншого документа по різних ознаках, аналізувати його за змістом. Знання класифікації і типологізації документів необхідне для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації.Найважливіші ознаки, що лежать в основі класифікації сучасних документів, криються в їх суті, істоті інформаційної і матеріальної складових. Оскільки документи функціонують в суспільстві, зовнішнє середовище також робить на них певний вплив. Кожний з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду, усередині якого передбачена наявність однієї якої-небудь пріоритетної ознаки, на основі якої здійснюється розподіл документів на підвиди і різновиди. Ці ряди утворюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем. Кожна з них втілює окрему ознаку сучасних документів, по якій вони можуть бути системно організовані, зокрема за змістом, характеристикам матеріального носія. Класифікація дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа і орієнтуватися у їх величезній кількості.