Термінологія документознавства: проблеми та перспективи розвитку

Вступ.

1. Терміносистема документознавства: нормативна база.

2. Перспективи розвитку термінології документознавства.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Удосконалення системи термінів — один з найважливіших напрямів розвитку будь-якої галузі знань. Він виражається в коректуванні співвідношень між поняттями і термінами, що прийняті для їхнього позначення і, сприяє точності розуміння наукового тексту, тим самим полегшуючи наукове спілкування.

Документознавство як наукова дисципліна, що розробляє теорію інформаційної складової різних документів і їхнє соціальне значення з точки зору функціонування в інформаційному полі, існує малий період часу (в порівнянні з іншими науками) і не встигло створити розвиненого термінологічного напряму. Однак практика документування соцільно-значущої інформації існує кілька тисячоліть і має систему понять, які сформувалися в процесі технологій закріплення інформації.

Відродження й поширення рідної мови на всі сфери життя суспільства актуалізує одну з основних проблем сучасної української лексикографії — складання термінологічних словників. Терміни — це слова або сталі словосполучення, за якими закріплено наукові або спеціальні поняття певної науки, наукової дисципліни, галузі діяльності. Сукупність термінів, пов'язаних між собою понятійними зв'язками, складає термінологію, або термінологічну систему. В ній зосереджено понятійний апарат даної науки чи галузі. Це засіб професійного спілкування і водночас інструмент наукової думки.

1. Терміносистема документознавства: нормативна база

У 1983 році в СРСР було перероблено державний стандарт "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення". Формування розділу "Діловодство" стало завершенням термінологічних досліджень в означеній галузі. Це дозволило, якоюсь мірою, накреслити напрям подальшого формування терміносистеми діловодства як одного з практичних напрямів документознавства. пов'язаних зі сферою документування ділової інформації, яка є підвидом спеціальної інформації.

Терміносистема документознавства відбиває рівень знань про предмет цієї науки, в тому числі коливання наукової думки, все розмаїття поглядів дослідників окремих питань, тому в теоретичному плані терміни відображають багатогранність поняття, яке ними позначається, а також їхнє різне розуміння вченими.

Кожен термін конкретної наукової дисципліни розглядається з позицій адекватного відбиття глибини семантики конкретного поняття, розкриття суті його відмінності від інших понять, виражених у подібних термінах.

ДСТУ 2732—94 "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення" в розділі "Загальні поняття" закріпив узагальнююче визначення терміну "документ": "Матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу". Такий підхід до закріплення в стандарті суті конкретного поняття сприяється не на розроблення теорії документа як специфічного матеріального об'єкта, створеного суспільством (у прямому розумінні груп, родів, видів), а на використання узагальнюючих мовних норм, які відображені у словниках, посібниках, є зібранням використовуваних у тих або інших професійних сферах, але з точки зору конкретної сфери діяльності — справочинства.

Нормативною базою, на яку спираються дослідники є "Словарь русского языка" С.Ожегова, який перевидається з доповненнями (а не переробками) з 1949 року. В словнику термін "документ" має три значення:

• діловий папір, що підтверджує якийсь факт або право на щось;

• те, що офіційно підтверджує особу пред'явника;

• письмове свідчення про щось.

Перше значення чітко визначає функцію предмета, до якого може бути заснований означений термін "документ" — суспільна, службова діяльність. У такому випадку термін "документ" потребує функціонального уточнення на основі існуючих норм мови — "діловий документ", де "діло", (справа) за означеним словником визначається як "робота, діяльність, спеціальність, коло знань" і виступає коренем слова "діловий", що означає "той, що відноситься до суспільної, службової діяльності, роботи" і є однокореневим словом, що означає суспільну службу діяльність "діловодство", ("справочинство") — "ведення канцелярських справ", що відбувається в канцелярії — "відділі установи, що відповідає за службове листування" оформлення його поточної документації. А "службовий" — "призначений для виконання обов'язків по службі", — "яка-небудь спеціальна галузь роботи".

Означені системні зв'язки мовних норм вимагають чіткого визначення поняття і його закріплення в правильно лінгвістично сформованому терміні "діловий документ", де визначення поняття асоціюється зі сферою службових обов'язків, виконання яких неможливе без використання спеціальних груп документів, що забезпечують здійснення управлінської функції будь-якого структурного підрозділу установи, підприємства, організації[5, c. 22-24].

Специфіка інформаційної складової ділового документа базується на використанні не будь-якої інформації, а спеціальної, як виду інформації за ступенем соціальної значущості (на відміну особистої та масової); спеціальна інформація, в свою чергу, підрозділяється на наукову і ділову, остання є елементом ділового документа.

Управління здійснюється на основі норм права, які характеризують і обґрунтовують кожну конкретну соціальну ситуацію, що потім відображається в управлінському рішенні, оформленому діловим службовим документом. Тому викликає подив внесення до стандарту терміна "управлінський документ", який так і не отримав свого визначення (недопустимо в ДСТУ, що претендує на монополію терміносистеми в науковому напрямі). Базуючись на методологічних підходах теорії інформації і семантичних підходах лінгвістики, означений термін створений формально, тому і не отримав визначення, бо зміст будь-якої інформації здійснює управлінську функцію в конкретній соціальній ситуації і залежить від мети і завдань використання.

Друге значення вимагає також чіткого смислового уточнення, яке і подається в стандарті [1, с.7] у терміні "особовий документ" — "офіційний документ, який засвідчує особу людини і (або) її права, обов'язки, а також службове суспільне становище і містить інші відомості біографічного характеру". Щодо "інших відомостей біографічного характеру", то біографія, резюме, спогади, які стосуються означеної фрази, не є документами офіційними, оскільки не мають повної юридичної чинності доказовості із зрозумілих суб'єктивних причин, а відтак означена фраза визначення стандарту як нормативного документа вносить плутанину в інформаційну взаємодію і подальше створення систем документів. За терміном "особовий документ" розміщено термін "документ особового походження", який, виходячи з поданого визначення, мав би означатись як "особистий документ", оскільки з визначення чітко зрозуміло, що він призначений для циркуляції в просторі, обмеженому самим створювачем (автором).

Документознавчий підхід до документа базується на його цільовому призначенні та авторстві. Тому термін "особисті документи" визначає приналежність документів конкретній особі — це документи, які створені особою у власних цілях.

В архівознавстві термін "особисті документи" використовують у значенні "офіційні документи", які засвідчують особу, її права, обов'язки, соціальний стан. Значення названого терміна в архівознавстві базується на необхідності розрізняти в складі особових фондів документи, які створив фондоутворювач ("документи особового походження") та офіційні документи, що засвідчують його особу ("особові документи").

Тому використання так званих міжгалузевих термінів в повній мірі неетично, а з позицій системного підходу недопустимо, бо стандартизований термін може мати лише одне значення.

Третє значення (за С.Ожеговим) — "письмове свідчення про щось" — окреслює документні потоки за різними ознаками, які вимагають чітких визначень понять, як видових так і типологічних. У ДСТУ містяться терміни "текст", "текстовий документ", "письмовий документ", "рукописний документ", "машинозчитуваний документ", "машинописний документ", "автограф", визначення яких не розмежовують означені терміни, а вносять ще більшу плутанину в розуміння семантики цих понять.

Архівна справа як напрям професійної діяльності здійснює певні функції щодо збереження певних масивів документів, що стосуються спеціальної галузі документування — справочинства (що й означено в назві стандарту 2732—94). Тому і терміни мають нести смислове навантаження визначень у відповідності з професійним спрямуванням, але цього не можна сказати про наведені нижче терміни.

У ДСТУ письмовий документ визначається як текстовий, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма. Але письмовий документ з точки зору лінгвістики і семіотики може бути не лише текстовим, бо письмо (що знайшло своє відбиття у значенні етимології слова "писати" в багатьох мовах світу) розуміють як набір письмових знаків різних мовних знакових систем у вигляді зображень — графем, до яких відносять не лише літери, що виконуються руховими діями руки (як-то креслить, малює, вирізає, пише рукою, друкує на друкарській машинці і комп'ютері), отже основним в понятійному значенні тут виступає спосіб закріплення інформації, якому підпорядковані різні засоби праці.

Ось чому застосування в такому визначенні поняття "письмо" з уточненням "будь-яких видів" недопустимо, бо малюнок, виходячи з логіки науки семіотики не може бути текстовим документом (крім ієрогліфічних інформаційних повідомлень). Беручи за основу викладене, не можна погодитися із введеними до стандарту термінами "рукописний документ", "машинописний документ".

Потребує чіткого уточнення термін "машинозчитуваний документ", бо не можна розуміти під одним видом документи на перфострічках і оптичних дисках, хоча в основі технології їхнього створення лежить загальний принцип кодування[3, c. 139-141].

Терміни "текст (документа)" і "текстовий документ" тавтологічні. Особливо цікаве визначення терміну "текст" — мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування". Саме словосполучення "мовна інформація" не має наукового підґрунтя. В науці прийнято використовувати поняття "мовні знакові системи", які поділяються на звукові (усна мова, музика) і письмові (зображення — графеми: літери, умовні зображення (лінія, колір), геометричні знаки).

Мова — це сукупність знаків, застосування яких у відповідності з певним правилами дає можливість відобразити на матеріальному носії інформацію, яка є інваріантом певного об'єкта об'єктивної дійсності. Тому за логікою означеного терміна стандарту до текстових документів ми маємо відносити музичні записи, живопис, карти, ноти тощо. Те ж саме стосується і терміна "текстовий документ".

Виникає запитання і щодо терміна "автограф". Якщо під ним розуміють маргінальний запис на будь-якому документі, то з цим можна погодитися. Але як розуміти "оригінал, написаний власноруч"? Якщо це діловий документ, то навряд чи в архіві зможуть чітко сказати, хто його створював, бо основним тут є те, хто його підписав, — від цього залежить його юридична чинність. А якщо ми маємо розуміти наукову працю "написану власноруч", то сьогодні ми навряд чи її зустрінемо в такому розумінні, бо ручкою, як М.Шагінян, сьогодні ані письменники, ані вчені не користуються і ці роботи набираються на комп'ютері, що ніяк не підходить під поняття "автограф".

Щодо терміна "істинний документ", то, на нашу думку, практично всі документи в архівах є такими, бо приймаючи на збереження ділові документи, до них ставлять відповідні вимоги. Щодо деяких особистих документів фондів особового походження, то в такому випадку потрібно чітко визначати поняття терміна з врахуванням конкретних видів.

Потребують окремого розгляду терміни загальних понять, що стосуються групи аудіовізуальних документів, вміщені у ДСТУ 2732—94. Важливе однозначне розуміння термінів, яке необхідне для правильного виконання рекомендацій у практичному напрямі. Формою удосконалення терміносистеми документознавства є її стандартизація — встановлення і нормативне закріплення єдиного значення для кожного терміна, що використовується в загальному і спеціальному документознавстві.

Не зважаючи на різні практичні форми удосконалення терміносистеми теоретичного і прикладного документознавства, шляхи їхнього розвитку як єдиної терміносистеми (загальні поняття —► спеціальні поняття) документознавства багато в чому подібні. Це дає можливість виділити напрями розвитку та удосконалення, загальні для терміносистем теоретичного і прикладного документознавства, що потребують теоретичного розроблення[4, c. 49-51].

2. Перспективи розвитку термінології документознавства

Одним з найважливіших питань удосконалення і розроблення досліджуваної терміносистеми є створення класифікації термінів, яка дозволить визначити її межі, склад і структуру, а також виявити всю сукупність термінологічних новоутворень, синонімічних термінів, що в більшості своїй є термінологічними бар'єрами наукової дисципліни документознавства

Іншим питанням впорядкування терміносистеми документознавства є питання відмежування документознавчих термінів від термінів галузей знань, близьких до документознавства (історії, архівознавства, джерелознавства, інформатики тощо). Ця необхідність визначається великою кількістю так званих міжгалузевих термінів. До них, передусім, відносяться терміни, які функціонують одночасно в терміносистемах документознавства (діловодства), архівознавства та інформатики з незмінною знаковою стороною, але різним значенням. В основі лежить загальне поняття, але кожна з наук виділяє особливу частину змісту цього поняття, відповідно до своїх завдань.

Ще одна науково-дослідницька тема прикладного значення — розроблення державних стандартів систем документів, які використовуються у різних галузях, як термінологічних так і технологічних; основною метою стандартів є підвищення якості документа.

Концептуальною основою реалізації технологічних процесів діловодства є також сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін – документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики. Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства.

Підвищенню рівня організації діловодства в Україні у 1970–1980х рр. сприяло впровадження ЄДСД та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до УСОРД і мали важливе значення у покращанні організації діловодства в установах України, а також формування власної республіканської нормативної та науково-методичної бази. Систематично (до середини 1980-х рр.) на сторінках журналу “Архіви України” публікувалися матеріали з питань організації й удосконалення діловодства в Україні. Важливу роль у впровадженні результатів науково-дослідних робіт з документознавства та діловодства, узагальненні й поширенні передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ виконував Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства. Разом з тим, у республіці відчувалася потреба у науковій установі, яка б досліджувала проблеми документознавства, висококваліфікованих документознавцях, а також наукових, методичних та довідкових виданнях з діловодства.

Розбудова державності, власної нормативно-правової бази, нові економічні умови господарювання зумовили необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства в незалежній Україні. Важливим недоліком є відсутність загальної координації організації діловодства в органах державної влади, що пов’язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем за станом діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Виявлені в результаті анкетування та обстеження служб діловодства міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проблеми стали підставою для визначення тематики науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД[7, c. 116-118].

Упродовж 1991-2004 рр. в Україні було створено власну нормативну базу, що регулює організацію діловодства в країні. Низка положень, що унормували керування діловодством з боку архівних установ та розкрили зміст такого керування, зафіксовано у другій редакції Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Ці положення були деталізовані в “Основних правилах роботи державних архівів України”. Основними нормативно-правовими актами з діловодства, розробленими у цей період, є Примірна інструкція з діловодства, Перелік типових документів, Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів. Серед нормативних документів слід відзначити державні стандарти та ДКУД, спрямовані на вирішення завдань уніфікації управлінської документації, а також термінологічний стандарт з діловодства й архівної справи. Разом з тим, у нормативному забезпеченні діловодства існує ряд проблем. Так, в Україні є нагальним прийняття закону, безпосередньо присвяченого правовим засадам організації діловодства, зокрема, у зв’язку з набуттям чинності законодавства щодо застосування електронних документів. Негативно позначилося на організації діловодства надання національним стандартам статусу рекомендаційних документів, що ускладнює їхнє застосування порівняно з нормативно-правовими актами. Фактично припинено ведення ДКУД.

Організацію науково-методичного забезпечення діловодства у незалежній Україні пов’язано із діяльністю УНДІАСД, інших профільних інституцій, центральних та обласних державних архівів, а також служб діловодства, відповідальних за керування діловодством та архівною справою в певній галузі або на певній території. Основними засобами такого забезпечення є примірні інструкції, номенклатури справ, переліки документів зі строками зберігання, а також методичні рекомендації щодо їх розроблення. Роль засобу науково-методичного забезпечення діловодства, починаючи з 1997 р., відіграють наукові статті, опубліковані у продовжуваних виданнях УНДІАСД та журналі “Архіви України”. Разом з тим, є потреба значного збільшення кількості публікацій в цих виданнях матеріалів методичного та консультативного характеру. Особливо це пов’язано з впровадженням нормативних документів, електронного діловодства, комерційним поширенням довідкової та методичної літератури з діловодства, що базується на застарілій нормативній базі чи нормативних документах інших держав. Не враховується ефективний досвід попереднього історичного періоду щодо систематичного проведення на базі архівних установ науково-методичних та консультативних нарад і семінарів керівників служб діловодства. Бракує наукових досліджень з історії та теорії діловодства[2, c. 329-330].

Основними перспективними напрямами нормативного забезпечення організації діловодства в Україні слід вважати розроблення та прийняття Закону України “Про діловодство”, нормативно-правових актів, що регулюють організацію електронного діловодства, гармонізацію їх з міжнародними стандартами, зокрема, у контексті впровадження систем електронного документообігу, а також перероблення у зв’язку з цими актами основних нормативних документів, що встановлюють правила документування управлінської інформації та регламентують технологічні процеси роботи зі службовими документами.

Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у:

а) вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією;

б) розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів);

в) дослідженні нових видів службових документів;

г) дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі[6, c. 47].

Висновки

Враховуючи велику соціальну значущість стандартизації в галузі документознавства, затверджувати стандарти мають після широкого обговорення на сторінках спеціальних періодичних видань, із залученням спеціалістів у галузі лінгвістики, документознавства, управління, документалістики, спеціалістів-практиків, оскільки стандарт є нормативним документом, що визначає оптимальні форми документа, впливає на якість професійної діяльності конкретного суб'єкта документного процесу, знімає невизначеність ситуації.

Крім цього, створюючи стандарти, потрібно пам'ятати про зв'язок між професійною підготовкою у вищих навчальних закладах і майбутньою діяльністю випускника, бо вироблення шанобливого ставлення майбутнього спеціаліста до нормативних документів закладається у ВНЗ, де працюють науковці різних профілів, які формують наукове мислення студентів і розвивають їхню творчу думку на основі системного бачення розвитку обраної спеціальності.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо. Зокрема, розпочато створення вітчизняної нормативно-правової та методичної бази, що має регламентувати і забезпечувати раціональне здійснення процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в установі, започатковано й розгорнуто діяльність наукових інституцій, спрямовану на наукове опрацювання проблем організації діловодства (переважно у тісному зв’язку з проблемами організації архівної справи).

Список використаної літератури

1. Вартанян Л.И., Лившиц Я.З., Митяев К.Г., Цикулин В.А. Делопроизводство[текст].-Москва: Изд-во "Просвещение", 1964.-224с.
2. Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.
3. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139-141.
4. Комова М.В. Документознавча термінологія [текст]: Навч. посіб. для студ. спец. "Документознавство та інформаційна діяльність" / Національний ун-т "Львівська політехніка". — Л. : Видавництво Національного університету "Львівська політехніка", 2003. — 167с.
5. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи [текст]/ Український держ. НДІ архівної справи та документознавства; Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. — К., 2000. — 162с.
6. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство [текст]: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. — К. : ДАКККіМ, 2003. — 58с.
7. Швецова-Водка Г.М. Документознавство [текст]: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 398с.