Властивості документів — ознаки та визначення

Вступ

Актуальність теми дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету, по якій (частіше — сукупності яких) можна віднести спостережуваний об’єкт до документа. На відміну від нього властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властиве документу відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.

Документ створюється для зберігання і передачі соціальної інформації в часі та / або просторі. Саме документ організує, систематизує інформацію, дає її у фіксованому вигляді. У будь-якому документі вона подається у певному порядку, узагальненні, взаємозв’язку різних даних.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо.

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми роботи.

Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи.

Питанням організації документування ще в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені [1,3].

Зміст документування, його роль у створенні інформаційного ресурсу управлінського обліку в українській обліково-економічній літературі до цього часу майже не розглядались, дослідження з цієї проблеми були проведені Т. Бутинець (2001 р.), О.К. Аміровим (1998 р.).

Дослідженню сутності, властивостей та управлінських аспектів формування і використання інформаційних ресурсів в системі управлінського обліку прсвячені роботи вітчизняних і зарубіжних вчених, зокрема: С.Ф. Голова, В.Б. Івашкевича, Т.П. Карпової, О.Д. Каверіної, С.О.Левицької, Л.В. Нападовської, Б. Нидлз, М.С. Пушкаря, А.В. Шайкана, А.Д. Шеремета та ін.

Аналіз даних робіт показує, що існує безліч підходів стосовно формування і використання інформаційних ресурсів управлінського обліку в системі сучасного менеджменту, систематизація яких приведена в монографії О.Д.Каверіної.

Мета дослідження – охарактеризувати властивості документу.

Завдання дослідження:

• проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;
• охарактеризувати властивості та функції документу;
• проаналізувати основні властивості документу;
• визначити інформаційні властивості документа;
• виявити зв’язок між властивостями документа.

Об’єктом дослідження є становлення і розвиток теоретичних та науково-практичних знань про документ як складову частину діловодства впродовж наукової стадії розвитку документознавства.

Предметом дослідження є визначення властивостей документу, тлумачення відповідних явищ і процесів у  документальній сфері.

Методи дослідження. Під час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів (вісім параграфів), висновків (2 стор.), списку використаних джерел та літератури (43 позицій).

Розділ 1. Характеристика документа як системного об’єкта

1.1. Властивості документа

Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідчення) походить від іменника «docere» — вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось [6, с. 25].

За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» замінили на «doc» в слові «doceo» — навчаю, навчаю, від якого утворили слова «doctor» — учений, «doctrina» — вчення, «documentum» — те, що вчить, повчальний приклад. У цьому  значенні слово документ використовувалося Цезарем і Ціцероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів» [6, с. 28]. У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.

У російську мову слово «документ» прийшло у період Петра I, як запозичене їх німецької та  польської мов, — у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мала два значення:

1. a) будь-який папір, складений законним порядком і може бути доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) чи виконання будь-яких обов`язків (умови, договори, боргові зобов`язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідчення.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення в другій половині ХУІІ ст. У Франції особливої науки  під назвою «Дипломатика». Походження науки від грецького слова «diploma» — лист, документ (складений вдвоє). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистого призначення. Її засновником вважається  Жан Мабільон, який видав в 1681 році в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики» [6, с. 29].

Базове поняття «документ» визначалося в дипломатиці як будь-яке писемне свідоцтво, яке служить «виникненню, доказам і виконанню прав чи володінню правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

1. затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.п.);
2. засіб доказу перед судом (письмові докази сторін);
3. переніс повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.інш.) [6, с. 32].

До другої половині  XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з`являються похідні від слова «документ» терміни: документація — у значенні підготовки й використання підтверджених документами доказів та обсягу повноважень; документний — належить до документа.

У «Тлумачному словнику» В.І. Даля дано тлумачення документа як будь-якого важливого паперу, і навіть диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» упорядник твердив як «до документа що входить» (Т. 1,с. 459) [6, с.33].

Наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як і будь-який предмет, який  служить щоб одержати  речові докази, потім — як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно у юридичному значенні.

Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”.

Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад, “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

Документ як основна складова інформаційного ресурсу, за загальноприйнятим визнвченням є матеріальним об’єктом, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі. До документів можна віднести як якнайдавніші носії інформації (глиняні таблички, пальмове листя, папірус), так і нові, наприклад, топографічні об’ємні зображення [12, 28].

Будь-який сучасний словник вказує на те, що слово «документ» походить від латинського «documentum», а те, у свою чергу, від дієслова «docere» — «навчати». Найбільш глибоке дослідження походження терміна «документ» і подальшого розвитку його значень зробив Анджей Сускі [12, 10]. У терміна документ є, мабуть, тільки один недолік, який полягає в тому, що він застосовується і в іншому значенні, що позначає ділові папери, письмові свідоцтва та ін. Все це говорить лише про те, що сам термін дуже багатозначний, універсальний [12, 28].

Г.Г. Воробйов розглядав документ як засіб комунікації, тобто обмежив сферу виникнення і дії документа комунікаційною діяльністю: «…документ розглядається як посередник між джерелом (автором) і приймачем (реципієнтом), хоча для останнього він сам є джерелом. Під документом розуміється семантична інформація, виражена на будь- якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її обігу в динамічній системі… усе те, що в принципі може зберігатися в архівах» [2, 13].

Термін «документ» використовується в багатьох галузях знань, де він трактується залежно від специфіки тих об’єктів, котрі ця галузь вивчає і котрим надає статус документа.

Термін «документ» став активно застосовуватися в інформаційно-комунікаційній діяльності порівняно недавно, наприкінці ХІХ-початку XX ст. Він був уведений у науковий обіг відомим бельгійським ученим Полем Отле, у значенні, близькім до широкого значення поняття «книга».

Поль Отле (1868—1944) і його найближчий сподвижник і однодумець Анри Лафонтен (1854—1943) є основоположниками документації як практичної діяльності і прикладної наукової дисципліни, їхні погляди й ідеї знайшли практичне втілення в діяльності Міжнародниого інституту документації, створеного в 1895 р. За рішенням Міжнародного конгресу по документації (Париж, 1937) на базі інституту була створена Міжнародна федерація по документації (МФД), що існує з 1938 р. по дійсний час.

Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле писав: «Книга (Biblion або Document, або Gramme) — це термін, який вживають умовно для вираження всього обсягу поняття документа. Він містить у собі не одну тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друковану, але й журнали, газети, рукописи і графічні репродукції будь- якого роду, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д. [11, 73]. Відзначаючи цей факт і спираючись на весь зміст «Трактату про документацію», А. Сускі робить висновок про те, що документом Отле називав «будь-який носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне». Введення терміна «документ» пояснюється тим, що поняття «документ» було ширше за своїм обсягом, ніж «книга», тому що не мало на увазі обмежень ні з боку матеріальної сутності предмета, на якому записувалася (або за допомогою якого передавалася) інформація, ні з погляду знакової системи, що застосовувалася для запису змісту.

Якщо порівняти це розуміння з тим, що було широко відомо і розповсюджене наприкінці XIX—початку XX ст., то можна зробити такі висновки:

1. П. Отле повернув терміну «документ» його первісне, найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання).
2. На ототожнення документа і книги вплинуло таке відоме значення документа: «те, що записано, що зафіксовано в книзі».
3. На розширення сукупного обсягу книги-документа шляхом включення в нього адміністративних архівних документів вплинуло найбільш розповсюджене значення поняття «документ — акт, що засвідчує юридичний факт, що підтверджує яке-небудь право».

А. Сускі звернув увагу на те, що варто виділити таке значення документа, що визначає його як носій семантичної інформації, зафіксованої будь-яким способом (не обов’язково через запис). У цьому випадку документом можна було б вважати не тільки записи будь-якого роду, але й моделі та їх різновиди: графи, схеми, рисунки, тобто документи трьох вимірів, що також містять зафіксовану семантичну інформацію. З огляду на роль семантичної інформації як засобу комунікації (зв»язку, спілкування) у людському суспільстві, А. Сускі запропонував назвати зміст документа «комунікатом» визначити документ як «носій зафіксованого комуніката». Загальну схему дії комунікації в системі менеджменту підприємства можна представити в такий спосіб: «Джерело інформації (комунікант) — повідомлення (комунікат) — реципієнт (споживач інформації)» [12].

Оскільки фіксування комуніката вимагає використання субстанціального носія, то попереднє визначення рівносильне наступному: «Документ є субстанціальний носій комуніката». Звідси з’являється можливість визначити документ як «субстанціальний засіб комунікації». Серед інших засобів комунікації документ відрізняється тим, що фіксування інформації дозволяє зберігати її і передавати в часі. Тому «документ є засіб комунікації в часі (часовий засіб комунікації)» [12, с.33].

В управлінському обліку термін «документ» вживається як особливий, ідентифікований на певному носії інформаційний ресурс, який піддається наперед означеній систематизованій обробці, зберігається та видається користувачам у формалізованому вигляді.

П. Отле дає тлумачення документу як будь-якому матеріальному носію (речовому об’єкту) інформації.

Отже, документом, у широкому значенні, визнається будь-який матеріальний об’єкт, що несе закріплену (або зареєстровану) інформацію, яку можна використовувати для вивчення якого-небудь фізичного або інтелектуального явища. Цей об’єкт визнається достатнім свідченням, засобом доведення відповідного явища. Від всіх інших матеріальних об’єктів реального світу його відрізняють: не енергетичний, а субстанціональний носій, що дозволяє закріплювати інформацію для передачі її в часі, і обмеженість даних об’єктів певними правилами, створеними людиною, тобто наявність попереднього відбору для включення в інформаційні ресурси, можливість виділення даного об’єкта з навколишнього середовища, наявність певного особливого підходу до вивчення даного об’єкта в тім аспекті, що передбачений цілями підприємства і завданнями менеджменту.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Документ — складний об`єкт, являє собою єдність інформації та матеріального (речовинного) носія. З`ясувати його сутність — це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу — методологічного напрямку у науці, який ставить завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об`єктів — систем (грецьк. sistema — ціле, складене з двох частин, з`єднання) [8, с. 10].

Документ є система — безліч закономірно пов`язаних один  з одним елементів і частин як певна цілісна  єдність. Елемент — гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, виконують необхідну для існування системи функцію, яка називається підсистемою. Якщо в системі є кілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносно, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна та матеріальна (речовинна, субстанціонна) складові, і навіть конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац тощо. буд.), об`єднані у складне ціле. Підсистемою документа може і текст, що з глав, параграфів, абзаців [8, с. 12].

Документ як єдине ціле — це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно нього. З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книжкових магазинів та ін. (залежно від масштабів системи) документ стає підсистемою і навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і перетинів поміж ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ в розумінні системи. Визначаються функції, що їх елементами, підсистемами усередині та зовні цією системою, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання у соціальній комунікації.

При системному підході  документ який вивчається сприймається як частина більшої системи соціальних комунікацій. Тому, передусім, важливо з`ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в  цьому випадку документ. Саме цим визначаються її можливості, задаються цілі існування, функції, закономірності функціонування.

1.2. Ознаки документа

Наведемо в хронологічному порядку деякі з офіційних визначень поняття документ та їх ознаки, що можна зустріти в словниках та навчально-довідковій літературі, в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1. Визначення поняття «документ»

№ Визначення понять Джерело 1. Матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді Терминологический словарь по теории и практике научной информации. — М., 1964. 2. Матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі, і такий, що використовується в суспільній практиці Основы информатики / А. И. Михайлов, А.И.Черный, Р.С. Гиляревский. — 2-е изд., перераб.- М., 1968. — С.46. 3. Матеріальний об’єкт, що містить інформацію в заданому вигляді й спеціально призначений для її гюзповсюдження в просторі й часі Документ // БСЭ. — 3-е изд. — М.: Сов. Энциклопедия, 1972. — Т. 98. — С.46. 4. Матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію й спеціально призначений для її передачі та використання Терминологический сло­варь по информатике / МЦНТИ. — М„ 1975. -С.122. 5. Інформація, що зафіксована на матеріальному носії Документ // УРЕ. -2-вид. — К., 1979. -Т. 8. — С.428. 6. Результат закріплення інформації про об’єктивну дійсність і розумову діяльність людини засобами письма, графіки, фотографії, звукозапису або іншим способом на будь-якому носії Словник сучасної архівної термінології соціалістичних країн, 1982р. 7. Матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація Документ //УРЕС. — К., 1984.-Т.1.-С.538. 8. Комбінація носія й записаної на ньому інформації, яка може мати доказову або довідкову цінність Довідник архівної тер­мінології Міжнародної Ради в справах архівів. 1996р. 9. Все те, що може бути використано як свідоцтво. Будь-яке джерело інформації в нотаріальній формі, здатне для пересилання, вивчення та (або) те, що має юридичну силу Міжнародний інститут інтелектуального співробіт­ництва, 1997р. 10. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь. Все те, що підтверджує що-небудь. Великий тлумачний словник сучасної україн­ської мови. — К.: 2001.-С. 236.

Таке розмаїття визначень призвело до певних термінологічних дискусій із приводу самого визначення поняття «документ» та сфери його застосування. Зазначене поняття пропонувалося розглядати в трьох площинах:

1)       як документ в цілому (як об’єкт наукового дослідження);

2)       службовий документ (управлінського, адміністративного призначення);

3)       документ, як такий за кожною галуззю використання[9, c. 51].

Погляди на визначення цього поняття у свій час висловлювали також відомі науковці: В.М.Автократов, В.Д. Банасюкевич, К.Бакленд, К.Б. Гельман-Виноградов, О.В. Єлпатьєвський, М.П.Ілюшенко, Т.В. Кузнецова, С.Г. Кулешов, А.М. Сокова, Ю.М.Столяров, Н.М.Кушнаренко, М.С. Слободяник, Е.І. Хан-Піра,  Г.М.Швецова-Водка[18].

У ситуації, що склалася, проф. Ю.М. Столяров[16], наприклад, пропонує по-різному визначати поняття «документ», залежно від мети його використання: для практичної діяльності, для правового регулювання чи для загальної науки про документ. Зауважимо, що лише загальне документознавство на відміну від інших наук документознавчого циклу, розглядає поняття «документ» як основне.

Слід наголосити, що терміном узагалі є «суворо визначене наукове поняття», що повинне складатися кваліфікованими спеціалістами й бути «стандартизованим», тобто внесеним до відповідного стандарту. Проблемою на сьогодні є те, що галузь використання дефініції «документ» повсякчас розширюється, відображаючись при цьому лише в деяких стандартах (у більшості управлінського характеру).

Проф. Ю.М. Столяров пропонує два варіанти виходу з проблемної ситуації [16, c. 22]:

1) найзагальніше визначення поняття «документ» дати в міждисциплінарному стандарті, а в стандартах, що відносяться до окремих дисциплін, лише конкретизувати загальне визначення, не заперечуючи його;

2) стандартизувати кілька визначень документа для кожної зацікавленої дисципліни.

За першим варіантом працює Міжнародна організація зі стандартизації (ISO). Стандарти, які вона приймає, погоджуються з іншими авторитетними організаціями — Міжнародною федерацією бібліотечних асоціацій та закладів, Міжнародною організацією з інтелектуальної власності, Міжнародною радою архівів.

Міжнародним стандартам та термінології, зазначеній у них, може бути надано статус національних у будь-якій країні. Україна офіційно визнає стандарти, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації, тому маємо ситуацію, коли в країні офіційно прийнято й діє кілька визначень документа, починаючи з найширшого, прийнятого ISO, і завершуючи визначенням документа як основної одиниці в системі організаційно-розпорядчої документації.

Деякі з цих визначень розміщені в таблиці 1.2.

Таблиця 1.2. Визначення поняття «документ» в стандартах та законодавчих актах

№ Визначення поняття Шифр стандарту 1. Матеріальний об’єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначений для передання в часі та просторі з метою збереження й суспільного використання [31] Закон

„Про бібліотечну справу» зі змінами від 22.08.2004 2. Інформація, яка нанесена на видимий носій, або та, що зберігається на електронному носії чи надана в доступній формі Закон США „Про електронний підпис і національну комерцію» , 2004 3. Записана інформація, яку можна вважати одиницею незалежно від фіз. форми і техн. даних ISO 11620-99 4. Записана інформація або матер, об’єкт, що можуть розцінюватись як одиниця документ, процесу [37] ISO-5127/FDIS-2001 5. Зафіксована інформація або об’єкт, який може трактуватись як окрема одиниця [381 ISO — 15489- 2001 ДСТУ 4422-1:2005

Систематичний перегляд визначень поняття «документ» дозволяє запобігати неточностям їх уживання й довільно­го розуміння, що може призвести до небажаних юридич­них, економічних та інших наслідків[17, c. 28-30].

До відмітних ознак документа відносяться:

а) наявність смислового семантичного змісту. Документ — носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.

б) стабільна речовинна форма, забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання засобів  і переміщення інформації у просторі і часі;

в) призначення від використання у соціальній комунікації. Документи — це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;

г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення може не бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, бо є ряд незавершених повідомлень, мають особливе значення фінансування наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи) [8, с. 17].

Властивості документальної комунікації визначаються тим, що каналом передачі повідомлення в ній є документ. Повідомлення (інформація) формується у свідомості комуніканта і фіксується ним на речовинному носії, відділеному як від комуніканта, так і від реципієнта. Фіксованість повідомлення на матеріальному (речовинному) носії забезпечує можливість передавання повідомлення як у просторі, так і в часі.

Поряд з трактуванням документа як каналу комунікації, по якому передається повідомлення, існує інший підхід, коли сам документ розглядається як комунікат (те, що передається у процесі комунікації). У цьому випадку каналами комунікації вважають суспільні інститути, що забезпечують збирання, збереження, пошук та організацію використання документів. Такий підхід не суперечить означеному вище, він лише свідчить про можливість різноманітних підходів до визначення місця документа в системі соціальної інформаційної комунікації.

Розгляд документа як елемента системи соціальних комунікацій дозволяє прояснити і поняття «інформація», що використовується при характеристиці документа. Інформація — це наукова абстракція, яка є результатом інформаційно-комунікаційного підходу до явищ дійсності.  Говорити про документ можна лише з урахуванням діалектичних взаємин між інформацією і знанням; свідомістю у вигляді думок, ідей, емоцій, вольових спонукань людини і її «зовнішнім» вираженням у формі документальних повідомлень.

Представлення документа й інформації у світлі теорії комунікації дозволяє з’ясувати сутність документа і знайти методологічний засіб для аналізу його функцій і властивостей. Праць, спеціально присвячених вивченню функцій документа, не так вже багато (М. П. Ілюшенко, Б. С. Ілізаров, С. Г. Кулешов та ін.), але на характеристиці функцій часто будувалися дефініції документа. У дисертації функції документа виводяться з аналізу його місця в системі соціальних комунікацій.

Основна функція документа — соціально-комунікаційно-інформаційна — полягає в тому, що він є каналом соціальної інформаційної комунікації. Дану функцію можна розглядати і як сполучення комунікаційної функції (документ є засобом (каналом) комунікації) та інформаційної (документ є засобом (каналом) передачі інформації). Виділяти як окрему «соціальну функцію» документа (М. П. Ілюшенко) недоречно, тому що всі функції документа — соціальні, оскільки він є засобом саме соціальної комунікації.

Відмінності документа від інших засобів (каналів) соціальної інформаційної комунікації показують його функції, обумовлені матеріальною формою документа: фіксування (закріплення) інформації на речовинному (субстанціальному) носії, відчуженому від людини; збереження інформації, тобто її передавання в часі в незмінному вигляді, або забезпечення діахронної комунікації.

Функції документа більш часткового характеру обумовлені призначенням комунікації, тобто кінцевою метою передачі інформації. Це, по-перше, пізнавальна функція (документ є засобом передачі знань; результатом пізнання — відображенням об’єктивної дійсності; засобом завершення процесу пізнання об’єктивної дійсності і початком, джерелом процесу передачі знань з індивідуальної в суспільну свідомість).

Наступна істотна функція документа — функція свідчення, доказу, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Але функція свідчення притаманна всім документам в тім або іншому ступені.

Одна з найважливіших цілей, що їх виконують документи в системі соціальної комунікації — служити «зовнішньою пам’яттю» людини і людства в цілому. Це — меморіальна функція документа.

Культурна функція документа полягає у збереженні культури як усього, створеного людським розумом і працею. У більш вузькому значенні культурна функція документа — це збереження духовної культури; у ще вужчому — збереження культури художньої, пов’язаної з художньо-образним відображенням дійсності. Різновидами (або підфункціями) культурної функції документа є виховна, рекреативна і гедоністична. Вони властиві не всім документам, а певним їхнім видам.

До числа загальних функцій документа належить також управлінська (або регулятивна).

Перелічені функції притаманні всім документам, але виявляються по-різному в різних видах документа. Крім того, існують функції, характерні для конкретних груп і видів документів, які виявляються при їх типологічному аналізі.

З переліченими загальними функціями пов’язані властивості документа: знаковість і семантичність; відображення (втілення) розумової діяльності людини; відображення об’єктивної дійсності; дискретність і безперервність; збереження як змісту, так і матеріальної форми документа при його «споживанні»; можливість охарактеризувати будь-який документ за формулою Ласвелла («хто, що, по якому каналу, кому, з яким ефектом повідомляє»); діяльнісний характер.

В бібліотечній, бібліографічній, книготорговій, інформаційній діяльності працюють з спеціально виготовленими об`єктами, т.б. документами, що виконують одночасно дві функції, які є головними для документа – це зберігання та передача інформації в часі і просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деякі – і в просторі, але для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ виводить з числа документів предмети, які не можуть бути включені в документний фонд і не призначені для широкого розповсюдження в суспільстві.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;
2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забеспечує довготривале використання та зберігання документа;
3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах [9, с. 13].

Основною  складовою документа виступає інформація, т.б, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.
2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).
4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації [9, с. 14].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді  можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

5. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.
6. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна [9, с. 15].

Інформація може бути недокументною – не закріпленою – і документною – закріпленою на речовому носії  (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка і т.ін.), спеціально створеному для її зберігання та  передачі в просторі і часі.

Матеріальний об`єкт, спеціально створений для запису, зберігання і передачі, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливе.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену більшістю у вигляді книг, брошюр, журналів, газет, листків, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусів, пергаментних свитків. Така конструкція дає  можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання і використання (читання, перегляд, прослуховування) в соціальних документних комунікаціях. Але спеціальна форма об`єкта  також не може служити одиничним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий лист паперу, дискета чи фотоплівка) , така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Матеріальний об`єкт стає документом тільки у випадку єднання речового носія та інформації яка в ньому міститься. Двояка природа документа —  одна із основних особливостей його як системи. При відсутності однієї з перелічених ознак немає єдності, а відповідно і документа.

Документ спеціально створюється з метою зберігання і передачі  соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена  в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п [9, с. 17].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам`ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об`єкти, які мають правове значення і т.п.

1.3.  Функції документа

Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише постільки, оскільки виконував би ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документа — це її громадська роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ – об`єкт, виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій, весь спектр яких можна умовно поділити групи:

а) головна, найбільш узагальнювальна функція документа — це збереження і передача (поширення) інформації в часі й просторі;

б) загальні функції документа притаманні для всіх документів, незалежно від типу, і виду:

—  інформаційна функція — це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої у документі. Існує правило: більше інформації в якомога   меншому обсязі. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та т.д. Інформаційна функція властива всім без винятку документам, оскільки необхідність фіксувати інформацію причина появи кожного з них. Інформаційна функція має складну структуру. До її складу входить фіксація, збереження, передача інформації;

—  комунікативна функція — це здатність документа бути інформативним способом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документну комунікацію, яка  без нього була б неможливою. У комунікативної функції можна назвати дві підфункції, яким відповідають дві категорії документів:  документи, орієнтовані у напрямі: згори донизу (закони, укази, постанови, накази, інструкції) і знизу вгору (доповідні записки, заяви, скарги); документи двосторонньої дії, взаємозалежні між собою (ділове й особисте листування, договірні документи);

— акумулятивна функція — це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію із її збереження для нинішнього й майбутнього поколінь;

— спеціальні функції притаманні не всім, а певним видів і типам документів, де вони проявляються  більшою мірою відповідно до соціальних потреб суспільства.

До них належать:

• управлінська чи регулятивна функція — виконується документами, створеними з метою управління і під час його реалізації (закони, становища, статути, розпорядження, рішення, накази, протоколи). Управлінські документи відбивають стадії управління й самі надають вплив на управління. В управлінської функції документ виступає насамперед у нормативній ролі, як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, організації;
• правова функція — це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження будь-яких фактів (відомостей). Правовою функцією насамперед володіють офіційні видання (конституція, закони, укази), історичні джерела, які служать засобом засвідчення. Сюди ж можна віднести всі договірні документи, договірні відносини;
• функція обліку дає кількісну характеристику інформації — це реєстрація і угруповання в цифровому вираженні інформації, що з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами є метою їхнього аналізу та контролю. Документи, наділені функцією обліку, фіксують в специфічну форму широкий, спектр інформації (статистичні і фінансово-економічні документи);
• пізнавальна чи когнітивна функція — здатність документа служити засобом отримання й передачі знань з вивчення процесів і явищ природи й суспільства. Це призначення документа полягає у забезпеченні спільного освітнього і професійного процесу навчання (підручник, практикум, хрестоматія тощо.), і навіть наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, звіт про НДР і ДКР);
• загальнокультурна функція — здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурних традицій, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, які у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра та інших.);
• меморіальна (пам`ятниковая) функція — здатність документа служити «зовнішньою пам`яттю» суспільства взагалі, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам`ятникам (артефактам), яким власива особлива соціально-культурна й історична цінність (рукописна книга, рідкісні, особливо цінні й унікальні по змісту, формі або умовам побудування у зовнішньому середовищі документи);
• гедонічна функція — здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори красного письменства, видання по мистецтву, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми тощо.) [9, с. 23-24].

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету та інші. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незлічимо.

Документ завжди поєднує у собі одночасно кілька функцій, які тісно переплетені між собою. Проте поліфункціональність документа виключає домінучю роль однієї функції (підручник — навчальна, указ — правова, афіша — рекламна). Значення тієї чи іншої функції згодом змінюється, т.к. змінюється й роль самого документа у суспільних стосунках, у цій соціальній структурі, у процесі управління тощо. Існують функції термін дії яких обмежений (комунікативна, управлінська, правова), і функції, постійно діючі (інформаційна, соціальна).

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (навіщо створено конкретний документ) і читацьке (кому створено документ — для дітей, дорослих, фахівців,  студентів і т.д.) призначення документа, про те, щоб найефективніше використати його потенційні можливості. Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, котра міститься у ньому, тип й посвідку документа.

Знання функцій документа дозволяє:

— визначити справжню цінність документа, соціальну значимість її змісту;

— правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну усній, недокументній) полягає у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;

— здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів за різними ознаками на види й типи);

— визначити найоптимальніші шляхи й засоби її виготовлення, переробки, поширення, збереження та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях та ін.;

— розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його поняттєвий апарат, і т.д.

Розділ 2. Характеристика основних властивостей документа

2.1. Атрибутивність документа

Документ як цілісна система складається з двох основних доданків — інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї зі складових перетворює документ в недокумент (в усне мовлення, річ).

Документ має двоєдину природу, тобто дві сторони: зміст (духовна сутність: думки, ідеї) і форму (матеріальну, речовинну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна сутність документа є головним: ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація матеріалу). Саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грамплатівки, дискети і т.п. Іноді до формальних ознаках документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і семіотичну (знакову). Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв’язок, що прийнято використовувати особливий термін «документна інформація».

Інформація, що утримується в документі, має визначену специфіку, що виражається в наступному:

• Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.
• Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту — один з головних відмітних ознак документа.
• Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна довершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключенням є незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника).
• Як будь-який об’єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації.
• Документ — це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису й ін.
• Документ має субстанціональність (речовність).

2.2. Функціональність документа як призначення для передачі інформації в просторі й часі

Документ — поліфункціональний об’єкт, тобто  він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій,  обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа виконувати свої сутнісні функції дозволяє розглядати його як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

Функціональність документа, тобто застосовність для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється як ціле, що задає характер що в нього входять, їх взаєморозміщення і зв’язок.

Інформація в цілому не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова — одна з двох необхідних і обов’язкових складників документа, без якого він не може існувати.

Матеріальна складова документа — його речовинна (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати та передавати інформацію у часі та просторі.

Матеріальна складова документа визначає носій інформації — матеріальний об’єкт, спеціально створений людиною, посередництвом якого можна зберігати та передавати інформацію.

Призначеність документа для зберігання та передачі інформації у часі і просторі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця специфічна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації у часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.

Інформація, закладена в документі, обов’язково закріплена, на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. п.), що має визначену форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск, нитка і т. д.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнила, барвники, клей і т. п.) та інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер, т. п.). Таким чином, під матеріальним складником документа мають на увазі:

• матеріальну основу документа;
• форму носія інформації;
• спосіб документування або запису інформації.

Матеріальна основа документа (МОД) — сукупність матеріалів, що використовується для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носія інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяються на природні та штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі — полімерні документи (полімерно — плівкові та полімерно — пластикові).

В якості МОД спочатку використовувалися природні матеріали, котрі були під рукою: камінь, шкіра, кості, кераміка, глина, деревина, бамбук, пальма, береста. Пізніше почали створювати спеціальні матеріали, більш пригодні для фіксації інформації.

Перші документи на штучно створених матеріальних носіях дійшли до нас з далекого минулого у вигляді глиняних табличок, сувоїв папірусу, стародавніх пергаментів. Це були штучні носії з природних матеріалів.

Вважається, що першими документами призначеними для зберігання та передачі інформації були шумерські глиняні таблички-бирки V-IV ст. до н.е. з назвами об’єктів та позначенням їх кількості, виконуючи облікові функції при зберіганні та транспортуванні товарів. Ці документи одночасно фіксували перші письмові знаки шумерів. Загалом, природні матеріали не набули широкого вжитку як матеріальний носій інформації через непрактичність у використанні (об’єм, вага, складність в обробці матеріалу, тиражуванні).

2.3. Структурованість документа

Структурність документа, тобто тісний взаємозв’язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Кожен документ має певною структурою, послідовним і взаємозалежним розташуванням його елементів і підсистем: як текстової, інформаційної складової (передмова, вступна частина, основний текст, допоміжні покажчики, додатки), так і матеріальної складової (обкладинка, палітурка, титульний аркуш, книжковий блок, корінець, форзац і т.п.).

Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають практично всі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т.п. Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа [2].

Набір перерахованих властивостей документа — це особлива цілісна система, що виконує покладені на неї суспільством функції. Зв’язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх одне від одного можна лише умовно.

Визначення ознак і властивостей документа тільки розпочато в документознавстві і вимагає подальшого уточнення як їхньої номенклатури, так і змістовного наповнення.

Певну структуру мають як окремі елементи документа, так і документ у цілому. Обкладинка книги — це складне художнє ціле; друкарське оформлення книги — теж об’єднані: його утворюють спеціально підібраний шрифт, титульний лист, рядки заголовка, що гармоніюють з вмістом, добре надруковані ілюстрації; цілим є і текст книги. Значить, документ як ціле є єдність складових його елементів і компонентів.

Структура — відносно стійкий спосіб організації елементів документа як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об’єкту: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, — то поняття структури виділяє насамперед такий момент, як стійкість, стабільність цього об’єкта, завдяки чому він зберігає свою якість при зміні зовнішніх або внутрішніх умов. Поки зберігається структура, зберігається і система в цілому, а руйнування або перетворення структури веде до істотної перебудови або загибелі системи.

За своєю структурою документ може бути простим (елементарним) або складеним (складним). Під простим документом розуміється окреме завершене повідомлення (твір), цілісність якого виражається загальним змістом (сенсом) і логікою викладу, зафіксоване на одній одиниці матеріального носія. Іншими словами, простий документ — це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат дисертації, препринт, листівка).

Складовою (складний) документ складається з двох або більше повідомлень (творів), частин або томів, об’єднаних загальною темою чи проблемою, метою, автором і т.п., зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складовою документ — це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках та ін (зібрання творів, журнал, багатолисті газета, серія, комплект грамплатівок).

Існує розподіл документів на монодокументние (монодокументи) і полідокументние (полідокументи).

Монодокумент містить один твір (монографія, підручник, буклет, карта, листівка). Полідокумент складається з кількох творів. Різновид полідокумента: збірник — документ, що містить ряд творів; багатотомник — документ, що складається з двох або більше нумерованих томів (зібрання творів), серійне видання — періодичне (журнал, газета, бюлетень) і триваюче (серія). Всі вони, крім збірок, складаються з нумерованих чи датованих томів або випусків, виходять в однотипному оформленні. З іншого боку, одне повідомлення (твір) може розміщуватися на кількох відокремлених матеріальних носіях (аркушах, сторінках, томах, випусках і т.п.).

Розподіл документів на прості і складні, моно-і полідокументние в чому умовно. Так, колективна монографія, що має розділи, написані різними авторами, або грамплатівка, що включає твори кількох композиторів, дайджест, що містить добірки витягів з різних текстів, і т.п. можуть бути одночасно віднесені до розряду складних і полідокументов. Малюнки-ілюстрації, схеми, коментарі, посилання, будучи зібрані в додатку, перетворять простий документ в складний. Тобто існує діалектика понять «документ» і «частина документа»: самостійний твір (цілісний текст) може бути одночасно окремим документом, частиною документа або складатися з кількох документів. Це може бути в тому випадку, коли полідокумент (на одному носії) складається з декількох повідомлень; монодокумент складається з одного повідомлення на декількох окремих носіях; будь-який документ (повідомлення) можна поділити на частини, фрагменти і розглянути їх як самостійні (розділи монографії, голови , параграфи тощо). У документознавстві мінімальна одиниця розподілу тексту точно не встановлена. Це може бути абзац, речення, яке може складатися навіть з одного слова.

Завдяки єдності всіх сторін, властивих документної повідомленням, документом позначаються не тільки відокремлені, самостійно оформлені речові об’єкти, а й повідомлення, які є частиною такого об’єкта. Наприклад, документом є не тільки журнал, а й окрема публікація (стаття, рецензія, оголошення) в журналі. Однак більш поширена точка зору, згідно якої документ — це завершене, самостійно оформлене повідомлення, розміщене на матеріальному носії.

Таким чином, структура документа — це скоординоване безліч компонентів, взаємозв’язку яких дають йому можливість функціонувати як певної цілісності (системі), дозволяють відрізнити книгу від журналу, грамплатівку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокарту від географічної карти і т.п., тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

Внутрішня структура документа — це його внутрішня будова, набір взаємопов’язаних елементів і частин, які дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати міститься в ньому інформацію. Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні компоненти один одному і цілому.

Склад внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру видно на прикладі видань — книг, журналів, газет і т.п.

Видання має включати розташовані в певній послідовності наступні елементи і частини:

¨ елементи видання, на яких розміщують вихідні відомості;

¨ зміст;

¨ передмова (вступ);

¨ вступну статтю;

¨ основну частину (основний текст);

¨ післямова;

¨ допоміжні покажчики;

¨ додатки.

Вихідні відомості — сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку та інформування споживачів.

До основних елементів вихідних відомостей належать: автор, заголовок (назва), надзаголовочние дані, подзаголовочние дані, анотація (реферат), місце і рік видання, видавництво.

Автор — особа, яка створила твір або що взяв участь в його створенні, а також установа чи організація, від імені яких публікуються матеріали. В особі автора можуть виступати одна або кілька людей — авторський колектив.

Заголовок (назва) документа — слово, фраза чи закінчена пропозиція, в якому формулюється зміст (тема, ідея, предмет, об’єкт) публікується твори (повідомлення). Видання може мати декілька варіантів назви (на титульному аркуші, обкладинці, корінці видання і т.п.), ідентичних або відрізняються один від одного.

Місце видання — місцезнаходження видавництва або видавця, який випустив документ.

Місце друкування — місцезнаходження поліграфічного підприємства, що надрукувало видання.

Рік видання — рік виходу документа в світ.

Основними носіями інформації про видання є: титульний аркуш, суміщений титульний лист (верхня частина першої сторінки з текстом), перша сторінка видання, зворотна сторона титульного аркуша, остання сторінка видання чи кінцева полоса — в книгах, брошурах, альбомах, нотних виданнях, журналах, бюлетенях , збірниках; перша сторінка (або верхня частина першої сторінки) і нижня частина останньої сторінки — в буклетах, листівках, газетах і календарях (крім кишенькових і мініатюрних табелів-календарів); верхня або образотворчий частину листа і нижнє поле аркуша — в афішах, розкладах руху транспорту, текстових та образотворчих плакатах, художніх репродукціях, естампи; оборотна і образотворчий сторона — в образотворчих листівках, кишенькових і мініатюрних табелях-календарях.

Зміст (зміст) — елемент апарату видання, що представляє собою перелік заголовків творів, надрукованих у виданні, або прізвищ авторів і заголовків публікованих творів, а також заголовків розділів, що входять до складу твори, із зазначенням сторінок, з яких починаються ці розділи чи твори.

Передмова — елемент апарату видання, що передує основному тексту і містить пояснення мети, особливостей твору тощо Може належати автору, видавництву, редактору, перекладачеві.

Текст — тематично взаємопов’язана послідовність висловлювань чи один вислів, виражене за допомогою певної системи знаків, а також письмова орієнтація висловлювань; основна частина літературного твору, виражена у вигляді пов’язаних лексично, граматично, логічно, стилістично фраз, передає його зміст. У виданні розрізняють текст основної (літературного твору чи творів), допоміжний і додатковий. В основному тексті викладено основний зміст публікується твору (творів), на відміну від текстів передмови, післямови і т.п.

Післямова — елемент апарату видання, вміщений за основним текстом, який містить необхідні роз’яснення, що обіцяють ідеї, відомості про автора, його творі (творах), розрахований на читача, вже ознайомився з основним текстом.

Допоміжний покажчик — частина видання, що відображає відомості про текст в іншому аспекті, ніж основний текст допомоги, з відсиланням до відповідних бібліографічних записів. Це впорядкований за алфавітом (або якому-небудь іншою ознакою) путівник по тексту видання, що забезпечує швидкий пошук необхідної інформації. Складається з рубрик, посилань по тексту, а також посилань «див» і «см. також », що пов’язують родинні поняття.

Додатки — довідкова чи документальна частина видання, вміщена в кінці його (статті, документи, карти, схеми, таблиці тощо).

У залежності від виду документа набір внутрішніх елементів і їх розташування можуть змінюватися.

Зовнішня структура документа (конструкція) — це його зовнішня форма, що дозволяє ідентифікувати його як вид документа. Завдання полягає в тому, щоб додати зовнішньому вигляду документа таку форму, яка б викликала у споживача бажання (потреба) в читанні, отриманні інформації, покупці і т.п.

Так, основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, випущених на аркушах, є титул карти, обкладинка, папка, конверт, врізка. Наприклад, атлас має таку зовнішню структуру: титульний лист, обкладинка чи палітурка, суперобкладинка, папка, шмуцтитул і авантитулі. Кінофонофотодокументів розташовують таким набором зовнішніх елементів: етикетка, титри діафільмів і кінофільмів, пакувальний контейнер (конверт, коробка, альбом), рамка діапозитива, кадр.

Особливе значення має зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава і довговічна обкладинка, міцний палітурка, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифту і ін. надають виданню особливу значущість і цінність.

До зовнішніх структурних елементів книжкових видань відносять: обкладинку, суперобкладинку, палітурка, книжковий блок, форзац, титульний лист, корінець, шмуцтитул, колонтитул, авантитулі, контртитул, Колонцифру, футляр і ін.

Обкладинка — зовнішнє покриття видання, не розраховане на тривале зберігання, зазвичай з щільного паперу, іноді захищене щільною плівкою прозорого полімеру, з’єднується з книжковим блоком без форзаців. У розмовної мови видання в паперовій обкладинці називають книгою в м’якій обкладинці, а видання в палітурці — книгою у твердій обкладинці.

Суперобкладинка — додаткова, зазвичай об’ємна обкладинка книги чи брошури, у вигляді листа паперу з клапанами, загинається на внутрішню частину сторонок плетіння або обкладинки. Виконує захисну, оформлювальну та рекламно-інформаційну функцію.

Обкладинка — міцне покриття з картону, пластмаси або картонних сторонок, обтягнутих шкірою, тканиною, папером, яке з’єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців і служить для захисту блока від пошкодження і забруднення, а також для початкової інформації про видання і в якості елемента художнього оформлення.

Книжковий блок — комплект скріплених зошитів або аркушів, що містить всі сторінки та комплектуючі деталі майбутнього видання.

Форзац — однозгибний аркуш паперу, який скріплює першу і останню зошити блоку з палітурної кришкою.

Титульний лист — титул, заголовний лист видання (книги, брошури, продовжуваного видання і т.д.), що містить основні відомості про нього, що дозволяють відрізняти його від будь-якого іншого, служить основою для складання бібліографічного опису. Існують такі різновиди титульних аркушів: розвороту, орної, контртитул, основний, головний, паралельний титульний лист, авантитулі.

Авантитулі — перша сторінка книжкового блоку, видання, попередня титульного розвороту і яка має декоративно-композиційне значення.  Він зазвичай містить деяку частину вихідних відомостей: видавничу марку, назва серії, прізвище автора і заголовок твору, рідше епіграф. Авантитулі ще називають вихідним листом, фортитулом.

Шмуцтитул — сторінка з титулом (заголовком) великої частини твору, щось на кшталт підтитула.

Контртитул — ліва частина розворотного титульного аркуша, що містить відомості, пов’язані з багатотомного або серійного видання в цілому, або титульні відомості на мові джерела в перекладному виданні.

Колонтитул — довідковий текст над основним текстом смуги (рідше збоку або знизу), що вказує читачеві, який матеріал надрукований на сторінці (у збірці — яке твір і якого автора, в моновидання — до якого розділу і підрозділу твори відноситься текст сторінки, в словнику — які слова або слова на які початкові літери або букву пояснені або поміщені на сторінці і так далі).

Колонцифра — порядковий номер сторінки чи стовпчика книжки, періодичного видання і т.п., поміщається частіше »всього у верхньому або нижньому полі кожної сторінки у зовнішнього краю смуги.

Корінець — бокова сторона книжкового блоку, місце скріплення його зошитів або листів, а також прикриває цей бік блоку частина палітурної книжки.

Футляр — коробка, призначена для упаковки найбільш цінних видань з метою їх захисту. Розрізняють футляри для упаковки одного видання і футляри-касети для двох-, трьохтомних видань або комплектів видань.

Особливості оформлення зовнішніх елементів документа залежать від його видових характеристик, цільового та читацького призначення, використовуваних матеріалів і технології виробництва.

Розділ 3. Визначення ознак і властивостей документа

3.1. Інформаційні властивості документа

Документ створюється для зберігання і передачі соціальної інформації в часі та / або просторі. Саме документ організує, систематизує інформацію, дає її у фіксованому вигляді. У будь-якому документі вона подається у певному порядку, узагальненні, взаємозв’язку різних даних.

У документі інформація і її носій генетично пов’язані воєдино. Однак для розуміння сутності документа необхідно умовно розділити інформаційну і матеріальну сторони документа і розглянути їх окремо.

Слово «інформація» (лат. informatio — роз’яснення, виклад) має багато значень, з яких найбільш загальне і широке — «відбите різноманіття». Таке значення дозволяє розглядати як інформаційні багато процесів, що відбуваються в технічних механізмах, живій і неживій природі, в суспільстві.

В інформатиці під інформацією прийнято розуміти відомості, повідомлення, викладені знання і т.п. У теорії інформації все різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну — інформацію, яка циркулює в неживій природі; біологічну — яка циркулює в живій природі; соціальну — осмислену людським співтовариством.

Функцію елементарної інформації коротко можна звести до передачі енергії шляхом структурної взаємодії матеріальних об’єктів.  Біологічна інформація включає в себе як кодування генетичної інформації, так і управління складними психологічними процесами у вищих тварин на основі передачі енергії. Соціальна інформація створюється і використовується суспільством (соціумом).

Вперше питання про соціальну інформації був поставлений вченими ще в 1920-1930-і роки. Однак найбільш прийнятне її визначення дав А.В. Соколов наприкінці 1980-х років. Пізніше, найбільш глибоко сутність соціальної інформації розкрив Ю.М. Столяров. Сучасну класифікацію соціальної інформації розробили А.Д. Урсул, А.І. Михайлов, А.І. Чорний, Р.С. Гиляревский, С.Г. Кулешов та ін

Соціальна інформація — це спосіб (форма) передачі знань, емоцій і вольових впливів в суспільстві. Узагальнено соціальну інформацію можна визначити як відомості, призначені для передачі в суспільстві. Саме така інформація, що міститься в документі, є об’єктом вивчення документознавства, а також інформатики, книго-, бібліотеці-, бібліограф-, архівознавства, теорії масових комунікацій та інших наук документно-комунікативного циклу.

Соціальна інформація — явище складне, поділяються на види за різними принципами поділу.

Першим принципом поділу соціальної інформації є її соціальне призначення. З цієї точки зору інформація поділяється на масову і спеціальну. Масова інформація — соціальна, призначена для всіх членів суспільства.  Інформація цього роду доступна будь-якій людині, тому вона називається масовою.  Спеціальна інформація призначена для окремих соціальних груп, зокрема, фахівців. Масова у свою чергу ділиться на публіцистичну, естетичну і повсякденну. Спеціальна — на наукову, технічну, планово-економічну, комерційну та інші види. Це обумовлює зміст і цільове призначення різних видів і типів документів, поширення їх через канали спеціальних і неспеціальних (масових) комунікацій.

При цьому обидві комунікативні структури можуть включати одну і ту ж відповідно оформлену інформацію, чітко спрямовану визначеному адресату. Виняток становлять твори мистецтва і художня література, адресовані переважно масовій аудиторії.

Другий принцип поділу заснований на способі відображення інформації людською свідомістю. Коли людина сприймає інформацію різного роду аналізаторами, він розкодує (відображає) її головний мозок, що функціонально асиметричний. Ліва півкуля головного мозку здійснює логічну діяльність, праве — образно-асоціативну.  Відповідно до цього інформація умовно поділяється на логічну й естетичну.

Логічна інформація — результат пізнання і логічного осмислення законів природи, суспільства і мислення. Вона передається в знаковій формі шляхом відображення навколишньої дійсності лівою півкулею головного мозку й акумулює всі знання, накопичені людством за довгий період освоєння природи суспільства і мислення. Логічна інформація різноманітна і розрізняється в відповідності з приналежністю до різних областей людської діяльності. Найчастіше вона диференціюється за належністю до пізнавальної та практично-перетворюючої діяльності. У пізнавальної діяльності людини беруть участь такі види інформації, як науково-допоміжна, науково-просвітницька, художньо-пізнавальна. Практично-перетворююча діяльність передбачає функціонування таких видів інформації, як технологічна, організаційно-виробнича, управлінська.

Даний вид інформації в відповідності з приналежністю до різних областей людської діяльності визначає види документів за цільовим призначенням, серед них виділяються наукові, науково-популярні, технологічні, нормативні, виробничо-практичні, управлінські і т.д.

Естетична інформація — результат образно-асоціативного, переважно художньо-естетичного відображення дійсності. У сукупності з фізіологічними особливостями сприйняття естетична інформація поширюється наступними видами мистецтва: 1) живопис і графіка, просторові форми (архітектура, скульптура) і т.д.; 2) музика, художнє слово і т.д.; 3) театр, хореографія, кіно і т.д.

Після фіксації інформації на відповідних матеріальних носіях отримують різні види документів (візуальні, аудіальні, аудіовізуальні), що циркулюють переважно у сфері мистецтва. У реальності логічна та естетична інформація тісно взаємопов’язані. Як науково-пізнавальна діяльність неможлива без творчого елементу, образного уявлення, так і продукт естетичної діяльності не може не мати сенсу. Можна говорити лише про більшу ступеня участі в процесі відображення інформації правого або лівого півкулі головного мозку.

Третій принцип поділу базується на фізіологічних особливостях сприйняття інформації людиною. З цією метою природа визначила людині такі органи чуття: зір, слух, нюх, дотик, смак. Розрізняють такі види інформації:

¨ візуальна — сприймається зором;

¨ аудіальна — слухом;

¨ нюхова — аналізаторами запаху;

¨ тактильна — дотиком;

¨ смакова — аналізаторами смаку.

Диференціація соціальної інформації відповідно з фізіологічними особливостями сприйняття зумовлює відповідний ознака видовий класифікації документів. Виняток становить нюхова і смакова інформація, яка в людському суспільстві, в порівнянні зі світом тварин, своє пізнавальне значення втрачає і документування не підлягає.

Соціальна інформація різниться по ряду інших ознак.

1. За способом розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опублікована (поширювана за допомогою тиражного розмноження документів) і неопублікована (не розрахована на широке поширення і не пройшла офіційної апробації).
2. За ступенем переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що містить безпосередні результати НДР, і вторинну (результат переробки первинної інформації).
3. По сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації (додаток 1).

Кожен з названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширити за рахунок галузевого розподілу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.).

Відомості, призначені для передачі, знаходяться в повідомленні. Інформація — це зміст деякого повідомлення. Одну й ту ж інформацію можна передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передачу інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передачі повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Сенс і значення цих знаків вимагає відповідного сприйняття і розуміння.

Сукупність знаків для споживача може залишитися тільки повідомленням і не перетворитися для нього в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст іноземною мовою, твір авангардного живопису, математичні формули і т.п.). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від одержувача, його можливостей і здібностей, наявного інформаційного тезауруса і т.д.

Приймачем інформації може бути людина або технічний пристрій (ЕОМ, контрольно-вимірювальний прилад і т.п.), отже, поняття інформації суб’єктивно: без сприймаючого суб’єкта інформація не реалізується, залишається «річчю в собі». Від психофізіологічних або технічних характеристик приймача інформації залежать обсяг, глибина, якість та інші параметри інформації. Іншими словами, інформація має об’єктну форму у вигляді повідомлень і суб’єктну — як процес її сприйняття і розуміння. З суб’єктної точки зору інформація є результат її сприйняття (виділення сигналу з навколишнього середовища), її розпізнавання (ідентифікації), верифікації (розшифровка значення і сенсу), перекодування і систематизації (віднесення до тих чи інших класів понять).

У професійній діяльності, об’єктом якої є документ, слід розрізняти поняття «документний інформація», «інформація документа», «інформація на документі», «документальна інформація».

Інформація може бути недокументною — не зафіксованою на матеріальному носієві — і документною — закріпленою на ньому. Документознавство має справу з документною інформацією.

Всю інформацію, яку можна отримати від документа, припустимо називати інформацією документа. Умовно вона може бути розділена на три складові частини: а) інформація документна, б) на документі і в) про носія та спосіб її закріплення на ньому.

Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що міститься в документі. Для її зберігання і передачі і був створений даний документ.

Відомості про носія, способі закріплення повідомлення і т.п. — Це інформація про документ як фізичному об’єкті, фізичному тілі.  Матеріал носія є джерелом речової інформації для книгознавців, працівників целюлозно-паперової промисловості, поліграфістів, виробників магнітних стрічок, фільмоплівки, фахівців ЕОМ і т.п.

Нарешті, інформація на документі — це автографи  різні позначки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції, підписи, печатки, штемпелі бібліотек; архівів, музеїв, інформаційних центрів тощо, які свідчать про особливі обставини побутування документа в часі і просторі. Інформація на документі має особливе значення для вивчення історії його створення і функціонування в суспільстві. Вона зустрічається не на всіх документах.

Значить, інформація документа і документна інформація співвідносяться як ціле і частина.

Часто поняття «документна інформація» підміняють поняттям «документальна інформація». Ці два терміни, мають різні значення. Документна — це інформація, що міститься в документі. Документальна — це інформація, заснована на документі (-ах), підтверджена документом (-ами). Документна інформація може бути документальної та недокументальної. Поняття, укладені в термінах документна і документальна інформація — це пересічні поняття.

Документна інформація є соціальною: документи створюють люди для людей.  Природна інформація, піддана закріпленню на матеріальному носії способом, створеним людиною, також може бути названа соціальною інформацією (малюнок тварини, фонозапис його голосу і т.п.).

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документної інформацією і не обходиться без неї. Читаючи книгу, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію (знання). Фахівці в галузі інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних обов’язків повинні вміти її збирати, переробляти, зберігати та надавати в громадське користування.

Оскільки документ уміщує соціальну інформацію, виражену у знаковій формі, знак і знаковість будемо вважати основними ознаками документної інформації.         У документознавстві знак — це матеріальний предмет, що сприймається на чуттєвому рівні, виступає в процесі пізнання і спілкування у ролі замінника (представника) іншого предмета і використовується для одержання, зберігання, перетворення і передачі інформації. Документна інформація може складатися з одного або сукупності знаків, але не може вміщувати менше одного знака. Знаки наділені такими характеристиками: мають матеріальне вираження; мають значення; інформують про щось, відмінне від нього; використовуються для передачі інформації; функціонують у певній знаковій ситуації.

Знак має зовнішній і внутрішній структурні боки. Зовнішній бік — це матеріальна оболонка знака. Предмет, який виступає в ролі знака, обов’язково повинен бути певної форми, щоб бути здатним фіксувати і передавати інформацію у часі і просторі. Документознавство пов’язане лише з фіксованими знаками, отриманими письмовим або іншим способом.

Внутрішній бік — це його значення. Цим він відрізняється від інших матеріальних знаків.

Між знаком і позначувальним предметом, як правило, немає схожості. Зв’язок між знаком і предметом здійснює людина. Існує класифікація знаків, що була розроблена С. Кулєшовим і О.          Соколовим, в якій розрізняють мовні і немовні знаки.

Мовний знак — це одиниця мови, яка слугує для позначення предметів або явищ дійсності, а також відношень між елементами мови у тексті. Мовний знак двобічний: він складається з означеного і означуваного боків.

Немовний знак — це засіб обміну документною інформацією між людьми. До немовних знаків відносять символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, історичні реліквії, архітектурні пам’ятки.

Найчастіше серед немовних знаків використовуються знаки-зображення існуючих чи умовних об’єктів, що вміщують їх схематичне зображення. Вони поділяються на знаки-«пікчери», емблемні, речові.

Оскільки саме такий розподіл немовних знаків є базовим для науки «Документознавство», ми беремо його за основу для дослідження.

Знаки-«пікчери»  (англ. picture — картина, малюнок, кадр фільму) — це твір живопису, у тому числі й графіка, різьба по дереву, малюнок по металу, фотографія. Їх прийнято називати іконічними (тобто знаками-зображеннями). До них, крім об’єктів живопису, які фіксуються на носієві, можна віднести і скульптуру, хоча вона є речовим знаком.

Знаки-емблеми — це різноманітна емблематика (військова, спортивна, міфологічна, дорожня).

Речові знаки (тривимірні) — це скульптура, монети тощо. Серед них різноманітна речова символіка (в основному обрядова), що означає різні поняття (хліб і сіль — знак привітання і дружби). Таким чином, функція і значення знака надаються окремим предметам у конкретній ситуації. Це стосуються і об’єктів експозицій у музеях, зоопарках, ботанічних садах тощо. Розглядати такі об’єкти як носії певного знака-повідомлення можливо лише у межах самої експозиції. Вилучений з неї предмет утрачає свій знаковий статус (хліб на столі без обряду зустрічі дорогих гостей не фіксує ніякої соціальної інформації).

Форма знака-символа може бути різною: буква, цифра, отвір (перфорація), крапка, лінія, рельєф та інші спеціальні знаки і коди. Вони створені для фіксування і передачі соціальної інформації. Одні з них подібні зображеному, інші носять цільовий характер і несхожі на відображений предмет і явище.

Перші створюються шляхом більш чи менш точного копіювання реальних об’єктів та явищ. Вони несуть іконічні немовні знаки, подібні до форми означуваних об’єктів. Це малюнки, фотографії, кінофільми. На відміну від іконічного, знак-символ не обов’язково має схожість з тим предметом або явищем, яке він позначає. Для того, щоб зрозуміти (розширити) інформацію, людина повинна заздалегідь вивчити значення знака. Тому поки значення знака не зрозуміле реципієнтові, повідомлення не може бути передане, а значить документ не виконує свою функцію — бути джерелом інформації і засобом комунікації [1].

Раніше досліджені складові документування мова і знак нерозривно пов’язані з кодом. Кодування інформації — це спеціально розроблена система прийомів фіксування інформації.

Системі кодування інформації властиві такі характерні риси:

1)       код повинен добре сприйматися, відтворюватися, передаватися;

2)       код повинен бути однозначним, зрозумілим для всіх учасників комунікаційного процесу;

3)       вибір коду залежить від матеріального носія;

4)       інформація не залежить від вибраного коду;

5)       чим коротший код, тим довший текст.

Існують такі види кодів:

• алфавітний — звук, буква;
• цифровий — система цифр;
• алфавітно-цифровий — змішана система алфавітних і цифрових кодів;
• рельєфно-точечний — система випуклих крапок;
• матричний — система заглиблень і отворів.

Мова, знак і код дозволяють передавати інформацію у символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування. Кодування у наш час дуже важливе і необхідне, тому що в суспільстві ведеться інформаційна війна [].

У XXI столітті обробкою закодованих повідомлень займається обчислювальна техніка.

Для того, щоб машина могла обробити інформацію, мова має бути представлена в закодованому вигляді, зрозумілому для комп’ютера.

З давніх-давен люди користувалися шифрами, з поміж яких найбільш поширеними і найбільш зрозумілими є цифрові шифри. Наприклад, основні кольори райдуги: червоний, помаранчевий, жовтий, зелений, блакитний, синій, фіолетовий можна пронумерувати цифрами від 1 до 7. Таким чином, різноманітна інформація може бути подана єдиним способом — за допомогою цифр. Для обробки комп’ютером вона подається у вигляді чисел, записаних цифрами. Цифри можна закодувати електричними сигналами, якими оперує комп’ютер. Для зручності технічної реалізації в комп’ютері використовуються сигнали двох рівнів, один з яких позначається одиницею, а другий — нулем. Цифри «0» та «1» називаються двійковими. Вони є символами, з яких складається мова, зрозуміла комп’ютеру. Інформацію, яку обробляє комп’ютер, кодується за допомогою цієї мови.

Таким чином, будь-яка інформація в комп’ютері передається за допомогою двійкових чисел.

Серед безлічі електронних кодів лінгвісти виділяють комунікативний код. Якщо особа не знає мови, то інформація, яка передається усним способом, автоматично є закодованою для неї [9, с. 35-36].

Висновки. Одним із важливих питань документознавства є проблема співвідношення мови, знака і коду в процесі документування.

Відмінною особливістю документа є те, що сутність інформації передається за допомогою знаків. Знаковість — обов’язкова форма документа. Тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта. Важливою умовою документування є кодування інформації. За допомогою кодування інформація фіксується та передається в просторі та часі.

Мова, знак, код дозволяють передавати інформацію у символічному вигляді, зручному для кодування та декодування. Постійне розширення способів запису інформації призводить до виникнення більш складних видів документів.

Мова, знак і код доповнюють один одного, мають можливість змінюватися, задовольняти потреби суспільства та розвиватися згідно з новими технологіями. Майбутній розвиток мови, знака і коду пов’язаний з комп’ютеризацією та розвитком способів передачі інформації. При цьому традиційні види інформації розвиваються разом з нетрадиційними носіями інформації, збагачують із доповнюють один одного.

3.2. Зв’язок між властивостями документа

Технічна і технологічна революція, пов’язана з інформатизацією, внесла свої уточнення у вживання терміну. Початкове визначення документа як матеріального об’єкту є неповним, поскільки з’явилися в нашому житті об’єкти, якими ми сьогодні активно користуємося, але до матеріальних віднести їх не можемо. Дивлячись на екран монітора, ми бачимо інформацію, яка поступила до нас з віртуального простору. Вона невідчутна, нематеріальна, «взяти в руки» таку інформацію ми не можемо. Для того, щоб перетворити її на документ, треба скористатися матеріальним носієм: оптичним диском, дискетою, роздруком на принтері [11, с. 28].

Документом, і це загальновизнано, є інформація, зафіксована на матеріальному носії. Матерія ж, за визначенням, може представати в двох різних, але рівноправних якостях — речовини і енергії, поля. Під документом приховано, інтуїтивно звикли розуміти речовинний носій інформації, але ніщо не перешкоджає тому, щоб визнати як носій інформації поле, енергію. І тоді ми класифікуємо документи як речовинні і енергетичні, або мережні. Сучасна система менеджменту підприємства має справу і з тими, і з іншими. Інші — мережні — є специфічним ресурсом і потребують нових правил їх відбирання, фіксації, враховування при формуванні інформаційних баз даних для конкретних користувачів.

Складність понять «документ» і «інформація» полягає в тому, що їх не можна визначити, виходячи тільки з теорії бухгалтерського обліку. Вони — міждисциплінарні, загальнонаукові або загальнофілософські.

Основною функцією будь-якого створеного і дієвого документу є його інформативність. Документи, які не містить потрібної інформації, втрачають своє визнання як інформаційний ресурс.

Документний інформаційний ресурс — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі цілеспрямованого їх відбору, у відповідності до завдань інформаційного запиту і потреб її користувачів. Всі ці ознаки характеризують суть і призначення інформаційного ресурсу. Чим якісніший інформаційний ресурс, тим повніше задовольняються потреби користувачів, тим краще виконує управлінський облік покладені на нього системою менеджменту підприємства функції.

Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, які суттєво відрізняють його від інших предметів. По-перше, вміщена в ньому інформація не зменшується по мірі її використання, вона здатна бути переміщеною в просторі та часі необмеженій кількості людей, одночасно зберігаючись в тому ж обсязі. Отже, як би активно не використовувався інформаційний ресурс, обсяг розміщеної в ньому інформації не зменшиться, інтенсивне використання його відобразиться лише на фізичному стані документів, які його складають.

По-друге, кожен окремо взятий документ має обмежену кількість — «квант» — інформації, часто зовсім недостатню для досягнення поставленого користувачем завдання. Недостатня інформація знаходиться в інших документах, і завдання управлінського обліку — зібрати таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку інформаційних потреб користувачів.

По-третє, в документах зосереджена інформація в діалектичній єдності її спокою (зберігання в архівах або інформаційних базах даних) і руху (використання для різних цілей: контролю, аналізу, прийняття управлінських рішень, планування і т.д.). Перед управлінським обліком постає подвійне завдання — забезпечити оптимальний механізм як для зберігання, так і для використання документів, не віддаючи переваги ні одній, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов’язана з першою: без належного зберігання не може бути і ефективного використання, але і зберігання, не орієнтоване на використання, безнадійно, а використання, не забезпечене зберіганням, неможливе.

По-четверте, документ є єдиним елементом який утворює інформаційні ресурси підприємства.

По-п’яте, документ фіксує знання, накопичені працівниками підприємства у всіх сферах його діяльності, тобто знання, пов’язані як з відображенням дійсності (стан і наявність матеріальних, нематеріальних, енергетичних і фінансових ресурсів), з її перетворенням (виробнича сфера); та всіма сторонами комунікаційних зв’язків — виробничих, управлінських, суспільних та особистих. Ця особливість документу визначає необхідність створювати на підприємстві інформаційні ресурси різного змісту і призначення.

У поняттях системного підходу документ є тим елементом, який породжує масив інформаційних ресурсів як систему.

Стрімке виникнення все нових і нових видів інформаційних систем привело до бурхливої дискусії про подальшу долю документів в системі оперативного обліку, призначених для оперативного управління процесами на підприємстві. З’явилися теорії відмирання оперативного обліку, концепції: оперативне управління без оперативної, зафіксованої в оперативних документах інформації. Пояснення просте: комп’ютерні технології прийшли на зміну оперативному обліку, майбутнє матиме тільки та інформація, яка закріплена на машинних носіях. Проте, такі підходи є недосконалими по своїй суті. Практично нічого не змінилося — процес управління неможливий без інформаційного забезпечення — безперервного в часі і визначеного в просторі. Вдосконалення відбулося за рахунок заміни ручної фіксації даних і їх систематизації на автоматизовану, досить прогресивну, яка відкриває нові можливості для формування інформаційного ресурсу і зближує дві основні вимоги до інформації — оперативність і об’єктивність. Твердження: чим вища оперативність, тим нижчий рівень об’єктивності і навпаки, із застосуванням комп’ютерних технологій втрачає свою повноту.

Комп’ютерна машина має можливість швидко зробити розрахунки, але що саме рахувати, які дані і звідки брати — вирішує людина-професіонал.

Необхідний збалансований підхід до інформаційних ресурсів з різними видами документів з урахуванням їх дійсної ролі в інформаційному потенціалі підприємства.

Всі документи, що складають інформаційні ресурси, можна штучно поділити на такі основні групи: бухгалтерські документи (первинні, відомості, книги, інвентаризаційні описи); небухгалтерські документи (звіти про хід виконання робіт, виконання завдань, службові заявки про потребу в матеріальних, енергетичних, трудових ресурсах); довідкові документи внутрішні (довідники для нормування) та зовнішні (прайс-листи, статистичні довідники, інші).

З добре налагодженою системою управлінського обліку підприємства стають виробниками власних електронних інформаційних ресурсів. На базі масивів бухгалтерської, контрольно-розрахункової, аналітичної інформації формуються різноманітні інформаційні продукти:   електронні каталоги і картотеки в розрізі центрів витрат, за сферами відповідальності.

Як і всякий об’єкт, задокументований інформаційний ресурс має безліч властивостей. Науковому опису підлягають лише найістотніші з них, тобто такі, без яких інформаційний ресурс як самостійна система існувати не може. Багато властивостей інформаційного ресурсу діалектично суперечливі і є єдністю протилежностей і рушійною силою його розвитку.

Оскільки інформаційний ресурс складається з документів, він відтворює всі їх властивості і,          крім того, має власні. До найважливіших з них відносять: цілісність, відкритість, множинність, динамічність, інформативність, керованість, кумулятивяність, стохастичність, гетерогенність, надійність.

Під цілісністю інформаційного ресурсу підприємства розуміють взаємозалежність, взаємообумовленість, взаємодію документів, що його складають. Документи об’єднуються за різними ознаками: змістом, формою, часом створення, відображуваними об’єктами за центрами витрат і ферами відповідальності, місцем зберігання тощо. Внаслідок цього утворюється ціла система інформаційних ресурсів.

Цілісність — інтеграційна властивість інформаційних ресурсів, підтвердження його якості. Цілісність забезпечується наявністю і проявом ряду інших властивостей, їх взаємообумовленістю і взаємодією. В диференціації і інтеграції полягає діалектика інформаційних ресурсів як цілого. У міру якісного складу і кількісного збільшення інформаційних ресурсів їх цілісність підіймається.

Цілісність забезпечується також загальною метою, для досягнення якої і створюють потрібні документи. Напрям формування інформаційних ресурсів до наперед наміченої мети і є властивістю цілеспрямованості.

Властивість відкритості інформаційних ресурсів характеризується залежністю його обсягу і складу від оточуючого середовища: рівня складності питань, чіткості постановки питань (залежить від кваліфікації і професіоналізму персоналу, причетного до роботи з інформаційними ресурсами) та потреб користувачів, можливостей використовуваних на підприємстві комп’ютерних систем, мережних ресурсів, системи постачання та асигнувань на комплектування. Відкритість забезпечується також можливістю поповнення документами, виданими на нетрадиційних носіях, а також повідомленнями з неофіційних джерел.

Динамічність інформаційних ресурсів в системі управлінського обліку виражається в постійному включенні до їх складу нових і виключенні непотрібних документів, коректуванні їх структури, переміщенні документів в межах інформаційних груп. Зростання числа документів приводить до так званого інформаійнош шуму, що значно ускладнює пошук потрібної на даний момент інформації, чим знижує оперативність прийняття управлінських рішень. Пряме механічне нарощування інформаційних ресурсів називають екстенсивним їх зростанням і приводить до перенасичення документами, значна частина яких не використовується.

Властивість кумулятивності інформаційних ресурсів виявляється в його спроможності накопичувати і збирати інформацію, що зафіксована в документах. Кумулятивність фонду забезпечує функцію збереження. Похідним від кумулятивносгі є цінність інформаційних ресурсів і їх корисність для користувачів.

Стохастичний (імовірний) характер інформаційних ресурсів обумовлений можливістю помилки при включенні та вилученні з нього окремих документів, а також можливості незадоволення потреб користувача в потрібному документі. Оскільки підбір конкретних документів має відповідати конкретним запитам користувачів-менеджерів, які не завжди чітко сформульовані, можливі помилки у формуванні інформації на основі не вдало підібраних документів. Для забезпечення ефективного менеджменту потрібно, щоб ці помилки були мінімальними, а сформований на запит інформаційний ресурс був об’ктивним і представленим вчасно.

Властивість гетерогенності (різнорідності) інформаційних ресурсів зумовлена наявністю в них різноманітних за змістом та неоднорідних за формою документів, внаслідок чого з’являється можливість найповнішого задоволення найрізноманітніших запитів.

Надійність інформаційних ресурсів проявляється в повноті та оперативності задоволення потреб менеджерів, у відсутності відмовлень користувачам. Властивість надійності інформаційних ресурсів суперечлива за своїм змістом: чим менший ресурс за обсягом, тим швидше і простіше можна знайти в ньому необхідний документ, проте тим більша імовірність відмовлення у запиті. Інформаційний ресурс не можна вважати надійним, якщо в ньому відсутні необхідні для оперативного управління дані; якщо запити виконуються оперативно, але неповно, або, навпаки, повно, але не оперативно. Наявність усіх властивостей одночасно зумовлює високу якість інформаційних ресурсів.

Висновки

Отже, в ході роботи ми з’ясували, що сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Визначено, що в процесі історичного розвитку сформувалися, щонайменше, вісім різних за обсягом значень поняття «документ», які співвідносяться одне з одним як поступове звуження обсягу поняття. Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з  юридичної точки зору. Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Таким чином, знання основ діло ведення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Отже, дослідження діловодства, як об’єкта нормативного та науково-методичного забезпечення в сучасному та історичному аспектах, має здійснюватися на основі аналізу теоретичних засад реалізації його технологічних процесів. Складовою таких засад є сукупність дефініцій сфери діловодства. Дослідження еволюції та сучасного стану понятійного апарату діловодства показало, що кількість та семантика змісту його лексичних одиниць змінювалися залежно від розвитку теорії та практики діловодства. Трактування визначень понять діловодства, навіть базових, не завжди є однозначними, вони потребують уніфікації. Стандартизація складу термінів з діловодства та їх визначень є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й у практичному – для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування в нормативно-правових актах, нормативних та методичних документах з організації діловодства.

Н. М. Кушнаренко визначила наступні основні ознаки документа:

1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов’язковою ознакою;

2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;

3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об’єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

Список використаної літератури

1. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток: [монографія] / Валентина Бездрабко, 2009. — 716 с.
2. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська, 2007. — 468 с.
3. Беспянська Г. Справочинство : Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська ; за наук. ред. : В. В. Бездрабко, 2006. — 488 с.
4. Блощинська В. Сучасне діловодство : Навчальний посібник / Віолетта Блощинська,, 2005. — 319 с.
5. Бутинець Т.А. Документування в системі бухгалтерського обліку: теорія і методологія. /Т.А. Бутинець/ Автореф. дис. на здобуття наукового ступеня канд.. екон. наук. — Інститут аграрної економіки УААН, Київ, 2001. — 21 с.
6. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. -М., 1973. -255с.
7. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря : практичний посібник / К. Д. Гордієнко, 2009. — 302 с.
8. Данюк В. Кадрове діловодство: Навчальний посібник / Василь Макарович Данюк, Людмила Петрівна Кулаковська,, 2006. — 239 с.
9. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти / Анатолій Діденко,, 2001. — 383 с.
10. Діловодство у державних установах: збірник інструкцій / укл. : Є. К. Пашутинський, 2009. — 593 с.
11. Загорецька О. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення службових документів // Секретарь-референт. — 2010. — № 2. — С. 20-32
12. Загорецька О. Оформлення службових документів. Строки зберігання документів // Секретарь-референт. — 2006. — № 10. — С. 32-33
13. Загорецька О. Підготовка та оформлення організаційних документів // Секретарь-референт. — 2004. — № 1. — С. 9-15
14. Загорецька О. Розроблення та оформлення бланків службових документів підприємств, установ і організацій // Секретарь-референт. — 2004. — № 5. — С. 9-14
15. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 4. — С. 37-40
16. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 5. — С. 34-40
17. Загорецька О. Складання та оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 2. — С. 44-48
18. Звід документів кадрового діловодства : Практичний посібник / Укл. Є. К. Пашутинський, 2006. — 909 с.
19. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб. / Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,, 2003. — 269 с.
20. Іванова Т. В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Навчальний посібник / Т. В. Іванова, Л. П. Піддубна, 2007. — 359 с.
21. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова,, 2006-2009. — 217 с.
22. Корж А. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посіб. / Антоніна Корж, 2008. — 370 с.
23. Організація діловодства в органах державної податкової служби України: Навч. посібник / Володимир Коваленко,Олександр Савченко, Наталія Зикун, Оксана Цимбалюк,, 2001. — 104 с.
24. Палеха Ю. Загальне документознавство: Навчальний посібник / Юрій Палеха, Наталія Леміш, 2008. — 394 с.
25. Палеха Ю. Кадрове діловодство: (зі зразками сучасних ділових паперів): посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 474 с.
26. Палеха Ю. Організація загального діловодства: (зі зразками сучасних ділових паперів): навч. посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 457 с.
27. Палеха Ю. Організація сучасного діловодства: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Юрій Палеха, 2007. — 189 с.
28. Палеха Ю. Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч. Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів), 2003. — 327 с.
29. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби: практичний посібник / Євген Пашутинський, 2009. — 330 с.
30. Поберезська Г. Лінгвістичні основи документознавства та інформаційної діяльності [] : навчальний посібник / Ганна Поберезська, Ірина Волинець, 2008. — 351 с.
31. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути / Лариса Погребна, 2008. — 416 с.
32. Скібіцька Л. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Ліана Скібіцька, 2009. — 219 с.
33. Сокова А. Организационно-распорядительная документация: Вопросы применения [Текст] : [Учеб. пособие для Всесоюз. ин-та повышения квалификации руководящих и инж.-техн. работников в обл. стандартизации, качества продукции и метрологии] / Вячеслав Архипов, Иван Марков, Анжелика Сокова,. — М. : Изд-во стандартов, 1983. — 127 с.
34. Столяров Ю.Н Документный ресурс Учебное пособие для студентов высших учебных заведений. — М.: Изд-во «»Либерия», 2001. — 110с.
35. Столяров Ю.Н. Теория относительности документа /Ю. Н. Столяров // НТБ. — 2006. — №7. — С.73-78.
36. Стрельников А. Особенности оформления служебных документов // Секретарь-референт. — 2008. — № 2. — С. 12-18
37. Сукиасян Э.Р. От документа — к ресурсу /Э.Р Сукиасян // Науч.техн. информ. — Сер. 1. — 2007. — №7. — С.28-29.
38. Сучасне діловодство : зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / ред. : В. М. Бріцина, 2007. — 687 с.
39. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник / Микола Хоменко, Олена Грабарь,, 2003. — 103 с.
40. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с.
41. Швецова-Водка Г.М. Визначення документа в архівознавстві.// Студії з арх.. справи та документознавства. — № 10. — 2004. -С.99 — 101.
42. Швецова-Водка Т.Н. К определению понятия «технотронный документ» // Библиотечное дело — 2001: Российские библиотеки в мировом информационном пространстве: Тезисы докладов 6-й международной научной конференции. — Ч. 1. — М., 2001.- С. 51 — 52.
43. Швецова-Водка Т.Н. Методи документознавства// Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2007. — №1.- С.81-85.